Ein Workflow besteht aus Schritten und Verbindungen zwischen den Schritten. Ein Schritt ist eine Station im Ablauf des Workflows, also zum Beispiel die sachliche Prüfung oder die Zahlungsfreigabe. Jedem Schritt ist mindestens ein Bearbeiter zugewiesen, der eine Aufgabe innerhalb der eigenen Aufgabenliste erhält. Je Schritt wird definiert, welche Felder (zum Beispiel Bruttobetrag oder Lieferant) angezeigt und in welchem Layout die Felder dargestellt werden.

Damit der Workflow von einem Schritt zum nächsten gelangen kann, zum Beispiel von der sachlichen Prüfung in die Zahlungsfreigabe, erstellen Sie Verbindungen zwischen Schritten. Jede Verbindung hat einen Ursprungsschritt und einen Zielschritt und funktioniert nur in dieser Richtung. Zusätzlich können Sie Verbindungen an einfache Bedingungen wie Betrag auf Positionen knüpfen. Darüber hinaus können Sie auch Aktionen wie zum Beispiel die Aktualisierung eines angeschlossenen Systems initialisieren.