Die frei auswählbaren Felder einer Freigabematrix, die bestimmen, für welche Rechnungen ein Eintrag in der Freigabematrix gilt, sind zusammengefasst das Kostenobjekt für einen Eintrag. Ein Kostenobjekt kann sich aus Mandant, Kostenstelle und Kostenträger zusammensetzen. Die Freigabegrenze für jeden Eintrag in der Matrix bezieht sich auf das zugehörige Kostenobjekt, nicht auf die gesamte Rechnung. Auch wenn der Gesamtbetrag der Rechnung höher ist, als die für eine Person festgelegte Freigabegrenze, darf diese Person ihren Teil der Rechnung freigeben. Die Bedingung hierfür ist, dass sich dieser Teil der Rechnung innerhalb der Freigabegrenze befindet.

Im nachfolgenden Beispiel bedeutet das: Enthält eine Rechnung über 25.000,00 EUR Kosten in Höhe von 17.000,00 EUR für die Kostenstelle 5000 und den Kostenträger P001 sowie Kosten in Höhe von 8.000,00 EUR für die Kostenstelle 2000 bei gleichem Kostenträger, dürfen Maria Müller und Susanne Meyer die jeweiligen Teilbeträge freigeben, obwohl der Gesamtbetrag der Rechnung über ihren Freigabegrenzen liegt.

Beispiel für Freigabegrenzen auf Kostenobjekten 

Diese Konstellation ist erlaubt, da die individuellen Freigabegrenzen beider Personen eingehalten werden.

Diese Konstellation ist nicht erlaubt, da die Freigabegrenze von Susanne Meyer überschritten wird.