Ermitteln von Einträgen
Die Matrix ermittelt den Bearbeiter für die Bearbeitung einer Rechnung oder Teile einer Rechnung. Der am besten für die Rechnungsbearbeitung geeignete Bearbeiter wird entsprechend der Matrix ausgewählt. Hierzu werden zunächst die Rechnungszeilen nach Kostenobjekten zusammengefasst, um den Gesamtbetrag je Kostenobjekt zu ermitteln. Anschließend wird anhand der Matrixzeilen der Bearbeiter ermittelt, der am besten zum Kostenobjekt passt und dessen Freigabegrenze über dem Rechnungsbetrag für das Kostenobjekt liegt.
Eine Zeile passt am besten, wenn alle Felder zwischen Kostenobjekt und Matrixzeile übereinstimmen und die Freigabegrenze nicht überschritten ist. Existiert keine solche Zeile, wird die beste Zeile wie folgt ermittelt:
Für jedes Feld wird ein Score errechnet, der wiedergibt, wie gut der Feldinhalt der Matrixzeile zum Feldinhalt des Kostenobjekts auf der Rechnung passt. Wie dieser Score ermittelt wird, erfahren Sie in diesem Kapitel weiter unten.
Der Score für jedes Feld wird nach der Reihenfolge der Spalten in der Matrix gewichtet. Die vorderen Felder erhalten die niedrigste Gewichtung, die hinteren Felder die höchste. Wenn eine Matrix die Spalten Kostenstelle und Kostenträger in dieser exakten Reihenfolge hat, wird der Score für den Kostenträger höher gewichtet als der Score für die Kostenstelle.
Die Zeile mit dem höchsten Score, deren Freigabegrenze ausreicht, wird ausgewählt. Wenn mehrere Zeilen den gleichen Score haben, wird die erste passende Zeile ausgewählt.
Der Score für jedes Feld wird folgendermaßen ermittelt:
Der höchste Score wird vergeben, wenn der Feldinhalt zwischen Matrix und Kostenobjekt exakt übereinstimmen.
Der zweithöchste Score wird vergeben, wenn das Feld des Kostenobjekts leer ist und die Matrixzeile den Wert $ enthält.
Der dritthöchste Score wird vergeben, wenn das Feld in der Matrixzeile mit einem *-Zeichen endet und der Wert vor dem *-Zeichen zum Feldinhalt des Kostenobjekts passt (Präfix-Match). Der Score ist in diesem Fall höher, wenn das Präfix länger ist und niedriger, wenn das Präfix kürzer ist.
Der niedrigste Score wird vergeben, wenn das Feld in der Matrixzeile leer ist.
Ggf. wird kein Score vergeben. In diesem Fall ist die gesamte Zeile automatisch nicht geeignet und wird nicht berücksichtigt.
Angenommen, es existiert folgende Matrix für das Scoring:
Benutzer | Freigabegrenze | Mandant | Kostenstelle | Kostenträger |
|---|---|---|---|---|
Susanne Meyer | 5.000,00 EUR | docures Deutschland AG | 2000 | P001 |
Maria Müller | 7.000,00 EUR | docures Deutschland AG | 2000 | |
Peter Gibbons | 2.000,00 EUR | docures Deutschland AG | 2000 | $ |
Vanessa Vorstand | 50.000,00 EUR | docures Deutschland AG |
Für das Kostenobjekt docures AG, 2000, P001 passen Susanne Meyer, Maria Müller und Vanessa Vorstand. Susanne Meyer wird bevorzugt, so lange der Betrag unter 5.000,00 EUR bleibt. Ist der Betrag größer als 7.000,00 EUR, geht die Rechnung zu Vanessa Vorstand. Peter Gibbons scheidet aus, da er für keinen Kostenträger zugelassen ist ($-Zeichen).
Für das Kostenobjekt docures AG, 2000, kein Kostenträger passen Peter Gibbons, Maria Müller und Vanessa Vorstand. Solange der Betrag unter 2.000,00 EUR bleibt, wird Peter Gibbons bevorzugt. Zwischen 2.000,00 EUR und 7.000,00 EUR ist Maria Müller zuständig. Alle Rechnungen darüber müssen durch Vanessa Vorstand freigezeichnet werden. Susanne Meyer scheidet aus, da nicht der Kostenträger P001 angegeben ist.