Einrichten der Freigabestufen (Freigabegrenzen)
Es gibt die Anforderung, dass ab einem bestimmten Betrag mehrere Benutzer den Beleg freigeben müssen.
Beispiel
Ab einem Betrag von 20.000,00 EUR müssen mindestens zwei Personen den Beleg freigeben
Ab einem Betrag von 100.000,00 EUR müssen mindestens drei Personen den Beleg freigeben
Mithilfe der Freigabematrix können Sie beliebig viele solcher Freigabestufen einrichten.
Es gelten folgende Regeln in der Bearbeiterfindung:
Im ersten Schritt wird die erste nach der Matrix berechtigte Person ausgewählt.
Im zweiten Schritt werden Personen aus der Matrix ausgesucht, bei denen die Spezifikation grundsätzlich zu der des Belegs passt und deren Freigabegrenze unter dem Betrag liegt. Davon ausgehend wird mit der höchsten Freigabegrenze begonnen.
Im dritten Schritt werden Personen aus der Matrix ausgesucht, bei denen die Spezifikation grundsätzlich zu der des Belegs passt und deren Freigabegrenzen über der der ersten freigebenden Person liegt. Davon ausgehend wird mit der niedrigsten Freigabegrenze begonnen.
Die Reihenfolge der Freigabe richtet sich nach der niedrigsten Freigabegrenze. Bitte beachten Sie, dass sachliche Prüfer nicht berücksichtigt werden, wenn Sie das Vier-Augen-Prinzip aktiviert haben.
Es folgen einige Beispiele:
Beispiel 1
Es liegt eine Rechnung über 12.000,00 EUR für die Kostenstelle 2000 vor. Ab einem Betrag von 10.000,00 EUR müssen zwei Personen freigeben.
Benutzer | Freigabegrenze in EUR | Kostenstelle |
|---|---|---|
A | 5.000,00 | 2000 |
B | 20.000,00 | 2000 |
C | 4.000,00 | 2000 |
D | 50.000,00 | 2000 |
Die vorliegende Rechnung erhält Benutzer A und anschließend Benutzer B zur Freigabe.
Benutzer B ist die erste nach Matrix berechtigte Person zur Freigabe des Betrags.
Die Spezifikationen von Benutzer A, hier lediglich die Kostenstelle, passen zum Beleg. Benutzer A hat die höchste Freigabegrenze unter dem Rechnungsbetrag.
Die Reihenfolge der Freigabe richtet sich nach der niedrigsten Freigabegrenze.
Beispiel 2
Es liegt eine Rechnung über 12.000,00 EUR für die Kostenstelle 2000 vor. Ab einem Betrag von 10.000,00 EUR müssen zwei Personen freigeben. Benutzer B hat bereits die sachliche Prüfung durchgeführt. Das Vier-Augen-Prinzip ist aktiviert.
Benutzer | Freigabegrenze in EUR | Kostenstelle |
|---|---|---|
A | 20.000,00 | 2000 |
B | 5.000,00 | 2000 |
C | 30.000,00 | 2000 |
Die vorliegende Rechnung erhält Benutzer A und anschließend Benutzer C zur Freigabe.
Benutzer A ist die erste nach Matrix berechtigte Person zur Freigabe des Betrags.
Die Spezifikationen von Benutzer B, hier lediglich die Kostenstelle, passen zum Beleg. Benutzer B hat die höchste Freigabegrenze unter dem Rechnungsbetrag. Benutzer B hat die Rechnung allerdings schon sachlich geprüft und scheidet deshalb für die Freigabe aus.
Da es keine weiteren Benutzer gibt, deren Freigabe unter dem Betrag liegt, wird nun nach Benutzern geschaut, deren Freigabegrenze über der des ersten Freigebenden liegt. Die Spezifikationen von Benutzer C, hier lediglich die Kostenstelle, passen zum Beleg. Benutzer C hat die niedrigste Freigabegrenze über der des ersten Freigebenden.
Die Reihenfolge der Freigabe bestimmt sich nach der niedrigsten Freigabegrenze.