Dieses Kapitel erläutert im Detail, wie eine Freigabematrix funktioniert und gibt Ihnen Hintergrundwissen zur Einrichtung. Ein praktisches Beispiel zur Freigabe auf Basis von Kostenstellen finden Sie in unserem entsprechenden How-To-Artikel.

Mit einer Freigabematrix können Sie den geeigneten Bearbeiter für eine Rechnung anhand der für die Rechnung erfassten Daten automatisch bestimmen. Die Bestimmung basiert zum Beispiel auf der Kostenstelle oder den Kostenträgern. Die für die automatisierte Bearbeiterbestimmung relevanten Daten sind vom Aufbau der Freigabematrix abhängig. Jede Freigabematrix besteht aus den zwei festen Spalten Bearbeiter und Freigabegrenze. Sie können zusätzlich bis zu zwanzig beliebige Spalten aus den möglichen Feldern einer Rechnung verwenden.

Eine Freigabematrix kann wie in diesem fiktiven Fall zum Beispiel den Aufbau "Bearbeiter", "Freigabegrenze", "Mandant", "Kostenstelle" und "Kostenträger" haben. Die Zeilen der Freigabematrix bestimmen, welche Personen für welche Attributwerte mögliche Bearbeiter sind. Wenn beispielsweise die Mitarbeiterin Susanne Meyer für den Mandanten docures Deutschland AG sowie die Kostenstelle 2000 und den Kostenträger P001 Beträge bis zu 10.000,00 EUR freigeben darf, enthält die Freigabematrix eine entsprechende Zeile mit diesen Werten.

Analog dazu darf die Mitarbeiterin Maria Müller für denselben Mandanten und Kostenträger bis zu 20.000,00 EUR anhand der zweiten Zeile dieser Freigabematrix freigeben. Dies gilt jedoch nur für die Kostenstelle 5000.