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Einrichten von d.velop contracts for Microsoft 365

Beachten Sie zur Einrichtung von d.velop contracts for Microsoft 365 folgende Inhalte:

Zugriff auf d.velop contracts for Microsoft 365 

Nach erfolgreicher Einrichtung können Sie d.velop contracts for Microsoft 365 unter https://contracts.d-velop365.com/<Instanzname> mit Ihrem Webbrowser aufrufen. Anwendende können je nach Berechtigung innerhalb der Websitesammlung auf die Umgebung zugreifen.

Freischalten von Mandanten

Für die Verwendung von d.velop contracts for Microsoft 365 sind nur Verbindungen von bekannten Mandanten zulässig. Daher müssen Mandanten zuerst durch die d.velop AG freigeschaltet werden. Teilen Sie Ihrer d.velop-Ansprechperson oder dem d.velop-Support folgende Informationen mit:

  • Name des Unternehmens

  • Name des freizuschaltenden Produkts (d.velop contracts for Microsoft 365)

  • Microsoft 365-Mandanten-ID (Tenant ID)

  • Name und E-Mail-Adresse Ihrer zuständigen Ansprechperson

Erteilen der Berechtigung für Microsoft Entra ID-Unternehmensanwendungen

Mitglieder der globalen Administration des Microsoft 365-Mandanten müssen den Berechtigungsanforderungen zustimmen.

Die Zustimmung ist für folgende Anwendungen notwendig:

  • d.velop 365

  • d.velop 365 service user

Weitere Informationen erhalten Sie unter Systemarchitektur.

Erteilen der Administrationszustimmung zu den d.velop-Apps – So geht's 

  1. Öffnen Sie https://onboarding.d-velop365.com.

  2. Klicken Sie auf Login.

  3. Melden Sie sich mit Ihrem berechtigten Benutzerkonto an.

  4. Wählen Sie d.velop contracts for Microsoft 365 aus.

  5. Klicken Sie unter Benutzerberechtigungen auf Administrationszustimmung für fehlende Benutzerberechtigungen geben.

  6. Klicken Sie auf Ihr Benutzerkonto oder auf Anderes Konto verwenden, um sich mit einem berechtigten Benutzerkonto anzumelden.

  7. Klicken Sie auf Akzeptieren.

  8. Klicken Sie auf Status prüfen, um zu ermitteln, ob Microsoft die Administrationszustimmung bereits verarbeitet hat. Die Aktualisierung kann bis zu drei Minuten dauern. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis alle Berechtigungen erteilt wurden. Erteilte Berechtigungen werden durch einen grünen Haken symbolisiert.

  9. Wiederholen Sie die Schritte 4–7 für die Servicebenutzerberechtigungen.

Die Zustimmung gilt nur für den Mandanten.

Die Zustimmung für d.velop contracts for Microsoft 365 ist durch jeden einzelnen Benutzer möglich. d.velop empfiehlt die zentrale Zustimmung durch die Administration.

Festlegen der Anwendungsadministration

Mit der Rolle Anwendungsadministrator können Anwendende d.velop contracts for Microsoft 365 konfigurieren. Sie können die Rolle in Microsoft Entra Admin Center für bestimmte Benutzerkonten festlegen.

So geht's 

  1. Melden Sie sich in Microsoft Entra Admin Center an.

  2. Navigieren Sie zu Unternehmensanwendungen > d.velop 365 > Benutzer und Gruppen.

  3. Klicken Sie auf Benutzende Person/Gruppe hinzufügen.

  4. Klicken Sie unter Benutzer und Gruppen auf Keine ausgewählt.

  5. Wählen Sie das entsprechende Benutzerkonto aus und klicken Sie auf Auswählen.

  6. Klicken Sie unter Rolle auswählen auf Keine ausgewählt.

  7. Wählen Sie die Rolle Administrator aus und klicken Sie auf Auswählen.

  8. Speichern Sie Ihre Angaben mit Zuweisen.

Bereitstellen der Instanzkonfiguration

Pro SharePoint-Mandant können mehrere Instanzen von d.velop contracts for Microsoft 365 bereitgestellt werden. Eine Instanz entspricht einer Websitesammlung in SharePoint Online.

Sie können die Bereitstellung einer Instanzkonfiguration selbstständig vornehmen. Bestehende Instanzen können weder bearbeitet noch gelöscht werden.

Erstellen einer neuen Instanzkonfiguration – So geht's 

  1. Öffnen Sie https://admin.d-velop365.com/.

  2. Klicken Sie auf Anmelden und melden Sie sich mit einem berechtigten Benutzerkonto an.

  3. Klicken Sie unter Vertragsmanagement auf Instanzen verwalten.

  4. Klicken Sie auf Neu.

Führen Sie anschließend die Bereitstellung der Instanzkonfiguration aus.

Bereitstellen der Instanzkonfiguration – So geht's 

  1. Geben Sie in Schritt 1 die folgenden Informationen an:

    1. URL der Websitesammlung: Wählen Sie die gewünschte Websitesammlung in der Auswahlliste aus.

    2. Name des Nummernkreises: Der Nummernkreis stellt das Schema für die automatische Generierung einer internen Vertrags-ID dar. Wenn der jeweilige Nummernkreis bereits erstellt wurde, können Sie den Nummernkreis mittels Auswahlliste festlegen. Andernfalls können Sie einen neuen Nummernkreis erstellen, indem Sie auf das Plus-Symbol klicken und folgende Felder ausfüllen:

      • Name 

      • Initialer Wert (Startwert) 

      • Hochzählschritte 

      • Präfix 

      • Anzahl der Auffüllzeichen 

      • Beschreibung 

      Anmerkung

      Beispiel 

      Für eine Vertrags-ID nach dem Schema CM00001 müssen Sie folgende Werte angeben:

      • Initialer Wert: 1

      • Hochzählschritte: 1

      • Präfix: CM

      • Anzahl der Auffüllzeichen: 5

    3. Instanzname: Geben Sie den Namen der Instanz an. Den Instanznamen können Sie in der URL ermitteln (z.B. https://contracts.d-velop365.com/<Instanzname>).

    4. Technischer Ansprechpartner: Geben Sie die E-Mail-Adresse der technischen Ansprechperson an.

    5. Beschreibung 

  2. Klicken Sie auf Weiter.

  3. Geben Sie in Schritt 2 den Servicebenutzer mit der bereitgestellten URL an. Folgen Sie dafür der Anleitung oberhalb der dargestellten URL.

  4. Klicken Sie auf Anforderung prüfen und nach erfolgreicher Prüfung auf Weiter.

  5. Klicken Sie in Schritt 3 auf Provisionierung anstoßen.

Anschließend wird die Struktur innerhalb der Websitesammlung bereitgestellt und die Instanz für das Vertragsmanagement erstellt. Die Ausführung erfolgt im Kontext des Dienstkontos (Servicebenutzer) für Hintergrundprozesse.