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Verwalten und Konfigurieren von Dokumentvorlagen

Im Bereich Dokumentvorlagen definieren Sie, ob neue Dokumente zu Verträgen aus Vorlagen hinzugefügt werden können.

Für das Konfigurieren der Dokumentvorlagen haben Sie zwei Optionen:

Option 1: Konfigurieren in der Konfigurationsoberfläche 

  1. Aktivieren Sie die Dokumentvorlagen mit Dokumentvorlagen aktivieren.

  2. Wählen Sie unter Vorlagenmodul die Option spcopy aus.

Option 2: Erweitertes Konfigurieren in der JSON-Datei 

  1. Klicken Sie in der Konfigurationsoberfläche auf Erweiterte Konfiguration, um die JSON-Datei zu öffnen.

  2. Erstellen Sie einen neuen Bereich, der mit { beginnt und mit } endet.

  3. Tragen Sie für den Parameter active den Wert true ein, um die Dokumentvorlagen zu aktivieren.

  4. Tragen Sie für den Parameter engine den Wert spcopy ein.

Für das Verwalten von Vorlagen haben Sie zwei Optionen:

  • Verwenden von Vorlagen aus einer SharePoint-Bibliothek

  • Komplexes Generieren von Dokumenten mit dox42

Option 1: Verwenden von Dokumentvorlagen aus einer SharePoint-Bibliothek 

Sie können Dokumentvorlagen aus einer SharePoint-Bibliothek verwenden. Erstellen Sie die Vorlagen in der SharePoint-Bibliothek.

So geht's 

  1. Navigieren Sie zur SharePoint-Website Ihrer d.velop contracts for Microsoft 365-Instanz.

  2. Öffnen Sie die Dokumentbibliothek ecsContractDocumentTemplates unter Websiteinhalte.

  3. Laden Sie ein Dokument hoch oder erstellen Sie ein neues Dokument. Beachten Sie folgende Hinweise:

    1. Hochladen eines Dokuments: Bearbeiten Sie die Metadaten des Dokuments und stellen Sie sicher, dass der Inhaltstyp ecsContractDocumentTemplateContentType ausgewählt ist.

    2. Erstellen eines neuen Dokuments: Wählen Sie den Inhaltstypen ecsContractDocumentTemplateContentType aus.

  4. Bei Bedarf: Definieren Sie in den Metadaten der Dokumentvorlage, für welche Vertragstypen die Vorlage verfügbar ist. Wenn die Liste der Vertragstypen leer ist, ist die Dokumentvorlage für alle Vertragstypen aktiv.

  5. Leeren Sie auf der Startseite der d.velop contracts for Microsoft 365-Administrationsoberfläche den Cache. Anschließend sind Ihre Änderungen in der Oberfläche des Vertragsmanagements wirksam.

Option 2: Generieren von Dokumentvorlagen mit dox42 

Sie können Dokumentvorlagen mit dox42 generieren. Für die Einrichtung und Konfiguration Ihres dox42-Servers wenden Sie sich an Ihren dox42-Partner.

Konfigurieren innerhalb der Konfigurationsoberfläche - So geht's 

  1. Fügen Sie im Textfeld Server-URL die URL zu Ihrer dox42-Installation hinzu. Die dox42-Vorlagen werden in einer Tabelle angezeigt.

  2. Erstellen Sie neue Vorlagen bzw. bearbeiten oder löschen Sie bestehende Vorlagen:

    • Erstellen einer Vorlage

      • Über das Textfeld Titel definieren Sie den angezeigten Titel in der Anwendungsoberfläche.

      • Über das Textfeld URL definieren Sie die URL zum Dokument in der SharePoint-Bibliothek.

      • Über das Textfeld Dateierweiterung definieren Sie die Dateierweiterung der zu generierenden Datei. Diese muss von dox42 unterstützt werden.

    • Bearbeiten einer Vorlage

      1. Wählen Sie eine Vorlage aus der Tabelle aus.

      2. Klicken Sie auf Bearbeiten.

      3. Bearbeiten Sie die gewünschten Angaben.

    • Löschen einer Vorlage

      1. Wählen Sie eine Vorlage aus der Tabelle aus.

      2. Klicken Sie auf Löschen.

Konfiguration innerhalb der JSON-Datei - So geht's 

  1. Erstellen Sie einen neuen Bereich, der mit { und mit }, endet.

  2. Wählen Sie über den Parameter "engine" den Wert "dox42" aus.

  3. Fügen Sie einen Knoten "config" hinzu.

  4. Fügen Sie im Knoten "config" einen Knoten "dox42" hinzu.

  5. Fügen Sie bei "serverUrl" die URL zu Ihrer dox42 Installation hinzu.

  6. Fügen Sie eine Auflistung "templates" für die Vorlagen. Für jede Vorlage definieren Sie folgende Elemente:

    1. Den anzuzeigenden Titel in der Anwendungsoberfläche über "title".

    2. Die URL zum Dokument in der SharePoint-Biblitohek über "url".

    3. Die Dateierweiterung der zu generierenden Datei über "targetExtension". Diese Dateierweiterung muss von dox42 unterstützt werden.

dox42-Beispielkonfiguration 

{
    "active": true,
    "engine": "dox42",
    "config": {
        "dox42": {
            "serverUrl": "https://demo.dox42.online",
            "templates": [
                 {
                    "title": "NDA",
                    "url": "https://demo.sharepoint.com/sites/dvelopcontracts365/dox42Templates/NDA-Template.docx",
                    "targetExtension": "pdf"
                },
                {
                    "title": "Customer Agreement",
                    "url": "https://demo.sharepoint.com/sites/dvelopcontracts365/dox42Templates/Customer-Agreement.docx",
                    "targetExtension": "docx"
                }
            ]
        }
    }
}