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Verwalten und Konfigurieren von Dokumentvorlagen

Im Bereich Dokumentvorlagen definieren Sie, ob neue Dokumente zu Verträgen aus Vorlagen hinzugefügt werden können.

Folgende Vorlagenmodule werden unterstützt:

  • spcopy 

  • dox42 

  • docgen (Standard)

Verwalten von spcopy-Dokumentvorlagen

Sie können Dokumentvorlagen aus einer SharePoint-Bibliothek verwenden.

Erstellen von Vorlagen in der SharePoint-Bibliothek – So geht's 

  1. Navigieren Sie zur Microsoft SharePoint-Website Ihrer d.velop contracts for Microsoft 365-Instanz.

  2. Öffnen Sie unter Websiteinhalte die Dokumentbibliothek ecsContractDocumentTemplates.

  3. Laden Sie ein Dokument hoch oder erstellen Sie ein neues Dokument. Beachten Sie folgende Hinweise:

    • Hochladen eines Dokuments: Bearbeiten Sie die Metadaten des Dokuments und stellen Sie sicher, dass der Inhaltstyp ecsContractDocumentTemplateContentType ausgewählt ist.

    • Erstellen eines neuen Dokuments: Wählen Sie den Inhaltstyp ecsContractDocumentTemplateContentType aus.

  4. Optional: Definieren Sie in den Metadaten der Dokumentvorlage, für welche Vertragstypen die Vorlage verfügbar ist. Wenn die Liste der Vertragstypen leer ist, ist die Dokumentvorlage für alle Vertragstypen aktiv.

  5. Leeren Sie den Cache auf der Startseite der d.velop contracts for Microsoft 365-Administrationsoberfläche. Anschließend sind Ihre Änderungen in der Oberfläche des Vertragsmanagements wirksam.

Konfigurieren Sie die erstellten Vorlagen, um die Vorlagen in d.velop contracts for Microsoft 365 zur Verfügung zu stellen. Sie können die Konfiguration in der Konfigurationsoberfläche vornehmen und erweiterte Konfigurationen in der JSON-Datei erstellen.

Konfigurieren in der Konfigurationsoberfläche – So geht's 

  1. Aktivieren Sie die Dokumentvorlagen mit Dokumentvorlagen aktivieren.

  2. Wählen Sie unter Vorlagenmodul die Option spcopy aus.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

Erweitertes Konfigurieren in der JSON-Datei – So geht's 

  1. Tragen Sie für den Parameter active den Wert true ein, um die Dokumentvorlagen zur Verfügung zu stellen.

  2. Tragen Sie für den Parameter engine den Wert spcopy ein.

Verwalten von dox42-Dokumentvorlagen

Sie können Dokumentvorlagen mit dox42 generieren. Für die Einrichtung und Konfiguration Ihres dox42-Servers wenden Sie sich an Ihren dox42-Partner.

Konfigurieren Sie die erstellten Vorlagen, um die Vorlagen in d.velop contracts for Microsoft 365 zur Verfügung zu stellen. Sie können die Konfiguration in der Konfigurationsoberfläche vornehmen und erweiterte Konfigurationen in der JSON-Datei erstellen.

Konfigurieren in der Konfigurationsoberfläche – So geht's 

  1. Aktivieren Sie die Dokumentvorlagen mit Dokumentvorlagen aktivieren.

  2. Wählen Sie unter Vorlagenmodul die Option dox42 aus.

  3. Tragen Sie unter Server-URL die URL zu Ihrer dox42-Installation ein.

  4. Klicken Sie auf Speichern. Anschließend werden die dox42-Vorlagen in einer Tabelle angezeigt.

  5. Klicken Sie auf Erstellen oder wählen Sie eine bestehende Vorläge aus und klicken Sie auf Bearbeiten.

  6. Über das Textfeld Titel definieren Sie den angezeigten Titel in der Anwendungsoberfläche.

  7. Über das Textfeld URL definieren Sie die URL zum Dokument in der Microsoft SharePoint-Bibliothek.

  8. Über das Textfeld Dateierweiterung definieren Sie die Dateierweiterung der Datei, die generiert wird. Die Erweiterung muss von dox42 unterstützt werden.

  9. Klicken Sie auf Speichern.

Erweitertes Konfigurieren in der JSON-Datei – So geht's 

  1. Tragen Sie für den Parameter active den Wert true ein, um die Dokumentvorlagen zur Verfügung zu stellen.

  2. Tragen Sie für den Parameter engine den Wert dox42 ein. 

  3. Navigieren Sie zu config > dox42, um die Konfigurationen für das Vorlagenmodul einzutragen.

  4. Tragen Sie unter serverURL die URL Ihrer dox42-Installation ein.

  5. Tragen Sie unter templates je Vorlage die folgenden Angaben ein:

    • title: Titel in der Anwendungsoberfläche

    • url: URL zum Dokument in der Microsoft SharePoint-Bibliothek

    • targetExtension: Dateierweiterung der Datei, die generiert wird. Die Erweiterung muss von dox42 unterstützt werden.

dox42-Beispielkonfiguration 

{
    "active": true,
    "engine": "dox42",
    "config": {
        "dox42": {
            "serverUrl": "https://demo.dox42.online",
            "templates": [
                 {
                    "title": "NDA",
                    "url": "https://demo.sharepoint.com/sites/dvelopcontracts365/dox42Templates/NDA-Template.docx",
                    "targetExtension": "pdf"
                },
                {
                    "title": "Customer Agreement",
                    "url": "https://demo.sharepoint.com/sites/dvelopcontracts365/dox42Templates/Customer-Agreement.docx",
                    "targetExtension": "docx"
                }
            ]
        }
    }
}
Verwalten von docgen-Dokumentvorlagen

Mit docgen können Sie Dokumente anhand einer individuellen Microsoft Word-Vorlage generieren lassen. Sie können Dokumentvorlagen aus einer Microsoft SharePoint-Bibliothek verwenden.

Hinweise zum Erstellen von Vorlagen 

  • Erstellen Sie eine Datei im DOCX-Format. 

  • Schreiben Sie austauschbare Informationen in geschweiften Klammern, z.B. Vertragsgegenstand oder Anschrift des Vertragspartners. Tragen Sie zwischen den geschweiften Klammern den internen Namen der entsprechende Websitespalte ein, z.B. {ecsSubjectOfContract}.

  • Websitespalten vom Typ Nachschlagen und Verwaltete Metadaten: Tragen Sie z.B. bei der Websitespalte Vertragspartner (ecsContractState) als Beginn der Schleife {#ecsContractState} und als Ende der Schleife {/ecsContractState} ein. Somit können die Attribute des Vertragspartners erfasst werden, z.B. {name}. Beispiele:

{#ecsContractState} {name} {/ecsContractState}
{#ecsContractType} {name} {/ecsContractType}
{#ecsCPLookup} {title} {additionalFields.ecsCPAddress} {additionalFields.ecsCPCity} {additionalFields.ecsCPZipCode} {additionalFields.ecsCPCountry.name} {#contactPersons} {eMail} {salutation} {firstName} {title} {phone} {/contactPersons} {/ecsCPLookup}
{#ecsResponsible} {text} {/ecsResponsible}

  • Websitespalten vom Typ Datum und Uhrzeit: Tragen Sie zusätzlich zum Spaltennamen den Filter | date ein, z.B. {ecsContractStart | date}.

  • Websitespalten vom Typ Zahl: Tragen Sie zusätzlich zum Spaltennamen den Filter | number ein, z.B. {ecsRentableArea | number}.

  • Websitespalten vom Typ Währung: Tragen Sie zusätzlich zum Spaltennamen den Filter | currency ein, z.B. {ecsTotalSum | currency}.

  • Für die zuvor aufgeführten Websitespalten können Sie zusätzlich Sprachcodes eintragen, z.B. {ecsContractStart | date:"de-DE"} oder {ecsTotalSum | currency:"de-DE":"EUR"}.

Hochladen von Vorlagen in der Microsoft SharePoint-Bibliothek – So geht's 

  1. Öffnen Sie die Dokumentbibliothek ecsContractDocumentTemplates unter Websiteinhalte.

  2. Laden Sie ein Vorlagendokument im DOCX-Format hoch.

Konfigurieren Sie die erstellten Vorlagen, um die Vorlagen in d.velop contracts for Microsoft 365 zur Verfügung zu stellen. Sie können die Konfiguration in der Konfigurationsoberfläche vornehmen und erweiterte Konfigurationen in der JSON-Datei erstellen.

Konfigurieren in der Konfigurationsoberfläche – So geht's 

  1. Aktivieren Sie die Dokumentvorlagen mit Dokumentvorlagen aktivieren.

  2. Wählen Sie unter Vorlagenmodul die Option Standard aus.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

Erweitertes Konfigurieren in der JSON-Datei – So geht's

  1. Tragen Sie für den Parameter active den Wert true ein, um die Dokumentvorlagen zur Verfügung zu stellen.

  2. Tragen Sie für den Parameter engine den Wert standard ein.