2. Häufig gestellte Fragen

Was muss ich konfigurieren, um Dokumente ablegen zu können?

Damit Sie Dokumente in d.velop documents ablegen können, müssen Sie eine Dokumentenstruktur erstellen und diese für Benutzer freigeben. Im Folgenden werden alle notwendigen Schritte für eine Kategorie mit einer Eigenschaft erklärt. Melden Sie sich mit d.3 Administration am gewünschten Repository an, um die Konfigurationen vorzunehmen.

Anmerkung

Grundlagen zum Dokumentenmanagement, Kategorien und Akten, sowie praktische Tipps finden Sie im E-Learning Das 1x1 des Dokumentenmanagements.

Erstellen von erweiterten Eigenschaften für Dokumente

Wenn Sie ein Projekt erstellt haben, erstellen Sie eine erweiterte Eigenschaft.

So geht's

  1. Klicken Sie auf Dokumente und Akten > Erweiterte Eigenschaften > Neu.

  2. Geben Sie unter Titel einen Namen für die erweiterte Eigenschaft ein, die Sie anschließend in Kategorien verwenden können.

  3. Klicken Sie auf Weiter, um bei Bedarf optionale Einstellungen anzupassen.

  4. Klicken Sie auf OK.

Erstellen Sie anschließend eine Kategorie, um die erweiterte Eigenschaft der Kategorie zuzuweisen.

Erstellen einer Kategorie

Wenn Sie eine erweiterte Eigenschaft erstellt haben, erstellen Sie eine Kategorie vom Typ Dokumentart und weisen Sie der Kategorie mindestens eine erweiterte Eigenschaft zu.

So geht's

  1. Klicken Sie auf Dokumente und Akten > Dokumentarten > Neu.

  2. Geben Sie den Namen der Kategorie ein, z.B. Korrespondenz für jeden Schriftverkehr.

  3. Geben Sie als Art der Kategorie Dokumentart an.

  4. Geben Sie ein technisches Kürzel für die Kategorie an. Wir empfehlen Ihnen, immer das Präfix D für die Kategorie vom Typ Dokumentart zu verwenden. Für die Kategorie vom Typ Aktenart empfehlen wir das Präfix A. Verwenden Sie Großbuchstaben und maximal fünf Zeichen, z.B. DKORR für Korrespondenz. Sie können das Kürzel anschließend nicht mehr ändern.

  5. Geben Sie die Lebensdauer für die Kategorie an. Die Lebensdauer bestimmt, wie lange ein Dokument in einem d.3-Repository aufbewahrt wird.

  6. Klicken Sie auf Weiter, um weitere Einstellungen anzupassen.

  7. Weisen Sie der Kategorie unter Erweiterte Eigenschaften die zuvor erstellte erweiterte Eigenschaft zu.

  8. Klicken Sie auf Weiter, um bei Bedarf optionale Einstellungen anzupassen.

  9. Klicken Sie auf OK.

Damit Ihre Anwender mit der Kategorie arbeiten können, erteilen Sie Ihren Anwendern Berechtigungen für die Kategorie. Sie können Berechtigungen für Gruppen und einzelne Benutzer konfigurieren.

Erstellen von Berechtigungen

Wenn Sie eine Kategorie erstellt haben, erstellen Sie ein Berechtigungsprofil zum Erteilen von Berechtigungen für Gruppen und Benutzer.

So geht's

  1. Klicken Sie auf Berechtigungen > Berechtigungsprofile > Neu.

  2. Geben Sie einen sprechenden Namen für das Profil ein (z.B. Vollzugriff) und klicken Sie auf Weiter.

  3. Fügen Sie im Schritt Auswahl von Dokumentklassen die zuvor erstellte Kategorie hinzu und klicken Sie auf Weiter.

  4. Wählen Sie im Schritt Rechtevergabe unter Dokumentklassen die Kategorie aus.

  5. Legen Sie unter Rechteübersicht die entsprechenden Rechte für die Kategorie fest. Sie können z.B. mit Rechte erteilen alle Rechte für die Kategorie vergeben.

  6. Klicken Sie auf Fertigstellen.

Weisen Sie das Berechtigungsprofil anschließend einem Benutzer oder einer Gruppe zu.