Menü der Dokumentation

Verwalten von Zuordnungen

In diesem Kapitel finden Sie Informationen, wie Sie Eigenschaftszuordnungen von einem Quellsystem (z.B. einer E-Mail-Anwendung) zu einem d.3-Repository erstellen und verwalten können. Diese Zuordnungen werden bei der Ablage, beim Abrufen von Details eines Elementes und beim Abrufen und Anzeigen von Ergebnissen eines Suchvorgangs innerhalb von d.3one-Integrationen verwendet. Beim Erstellen von Zuordnungen legen Sie fest, welche externen Daten (z.B. die Eigenschaften einer E-Mail) welcher d.3-Dokumenteigenschaft zugewiesen werden.

Anmerkung

Das Feature Zuordnungen steht Ihnen auf der Startseite nur zur Verfügung, wenn Sie ein Quellsystem, wie beispielsweise d.3one in Microsoft Outlook oder d.3one in IBM Notes nutzen, das die Zuordnungsfunktionalität unterstützt.

Das Feature Zuordnungen finden Sie auf der d.3one-Startseite.

Folgende die Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Repository auswählen

  • Zuordnungen aktualisieren

  • Zuordnungen erstellen

  • Zuordnung auswählen

Folgende Bestandteile werden standardmäßig angezeigt:

  • Zuordnungen in <Name des Repositorys>: Dient zum Auswählen eines Repositorys. In der Dropdownliste in der Überschrift stehen Ihnen die Repositorys zur Verfügung, auf die Sie Zugriffsrechte haben. Sie können das Repository auswählen, zu dem Sie die Zuordnungen verwalten möchten. Das zuletzt ausgewählte Repository wird bei einem erneuten Aufrufen automatisch ausgewählt.

  • Liste von Zuordnungen: Falls Sie bereits für ein Repository Zuordnungen erstellt haben, werden Ihnen diese angezeigt. Wenn Sie einen Eintrag auswählen, wird Ihnen die Detailsektion auf der rechten Bildschirmseite angezeigt.

Mithilfe der Kontextaktion Neue Zuordnung können Sie eine neue Zuordnung erstellen.

Siehe auch:

Erstellen einer Zuordnung

In diesem Kapitel erfahren Sie mehr über das Erstellen einer Zuordnung (Mapping) zwischen Informationen aus Quellsystemen (Drittanbieteranwendungen) und den d.3-Eigenschaften und d.3-Kategorien, sodass z.B. beim Speichern eines Elements direkt die passenden d.3-Eigenschaften und d.3-Kategorien angegeben werden. Damit wird die Arbeit Ihrer Anwender beim Speichern eines Elements in ein d.3-Repository erleichtert und vereinfacht.

Mit der Zuordnungsfunktionalität können Sie eine Verbindung herstellen zwischen einem beliebigen Quellsystem, wie z.B. einer E-Mail-Anwendung oder einem ERP-System, und einem d.3-Repository. Ein Quellsystem (z.B. eine E-Mail-Anwendung) kann mehrere Quellen (z.B. E-Mail, E-Mail-Anlage) definieren, die ein Element des Quellsystems mit den spezifischen Kategorien und Eigenschaften beschreiben. Wenn Sie beispielsweise Ihre E-Mails standardmäßig in einem d.3-Repository speichern möchten, ist es hilfreich, die Quelle "E-Mail" direkt einer d.3-Kategorie und den zugehörigen d.3-Eigenschaften zuzuordnen. Sie können dem Anwender das manuelle Zuordnen ersparen, wenn Sie die Zuordnung administrativ definieren. Ihr Quellsystem ist somit die E-Mail-Anwendung, das Ziel ist ein d.3-Repository. Jede E-Mail hat standardmäßig bestimmte Eigenschaften, dazu zählen z.B. der Absender und der Empfänger sowie der Betreff einer E-Mail. Sie können diese für die E-Mail typischen Eigenschaften einer d.3-Kategorie und den d.3 Eigenschaften zuordnen. Mithilfe dieser Zuordnung wird die E-Mail z.B. automatisch der richtigen Kategorie zugeordnet. Die für eine E-Mail typischen Eigenschaften werden dann automatisch in die d.3-Eigenschaften geschrieben.

Erstellen einer Zuordnung zwischen eines Quellsystems und einem d.3-Repository

Gehen Sie zum Erstellen einer Zuordnung folgendermaßen vor:

  1. Klicken oder tippen Sie auf die Kontextaktion Neue Zuordnung, um die Sektion zu öffnen.

  2. Geben Sie unter Name den Namen der Zuordnung an.

  3. Wählen Sie unter Quelle die Quelle aus, die die Quellkategorien und Quelleigenschaften für die Zuordnung bereitstellt.

  4. Je nach ausgewählter Quelle wird Ihnen die Zuordnungstabelle Kategorien und Eigenschaften oder nur Eigenschaften angezeigt.

  5. Wählen Sie in der Zuordnungstabelle Kategorien unter Quelle eine Quellkategorie und unter Ziel eine d.3-Kategorie aus, um eine Zuordnung zu definieren. Für Eigenschaften gehen Sie in gleicher Weise vor. Sie können nur d.3-Eigenschaften als Ziel auswählen, die mindestens einer d.3-Kategorie als Eigenschaft zugewiesen wurden.

  6. In der Zuordnungstabelle Eigenschaften können Sie die d.3-Dokumenteigenschaften filtern, indem Sie unter Ziel eine d.3-Kategorie auswählen. Die ausgewählte Kategorie im Feld Ziel dient ausschließlich der vereinfachten Auswahl in der Zuordnungstabelle und wird nicht für die Zuordnung gespeichert. Zuordnungen werden immer für das gesamte Repository definiert und sind nicht spezifisch für die d.3-Kategorien.

  7. Sie können bei Bedarf für Eigenschaften einen regulären Ausdruck unter Regex angeben. Je Zeile können Sie einen regulären Ausdruck (Regex) angeben der bei der Zuordnungsverarbeitung verwendet wird. Der reguläre Ausdruck wird nur beim Übernehmen des Zielwerts im Feature Ablage angewendet.

  8. Klicken oder tippen Sie auf Zeile hinzufügen, um weitere Kategorien oder Eigenschaften zuzuordnen.

Falls Sie eine Quelleigenschaft, die sich aus einem Datum und einem Zeitstempel zusammensetzt, einer d.3-Zieleigenschaft mit dem Datentyp Datum zuordnen möchten, müssen Sie folgenden regulären Ausdruck angeben, der den Datumsteil extrahiert:

[0-9]{4}-[0-9]{2}-[0-9]{2}

Eigenschaften mit der Kennzeichnung "nur lesend" werden beim Speichern nicht berücksichtigt.

Wenn Sie eine Quelleigenschaft einer Zieleigenschaft zuordnen, die in mindestens einer Zielkategorie nicht geändert werden kann, werden die angelieferten Werte für die Eigenschaft beim Aktualisieren von Elementen (DMS-Objekten) der Kategorie ignoriert. Sie erhalten einen entsprechenden Hinweis. Der API-Entwickler erhält ebenfalls einen entsprechenden Hinweis, wenn der Entwickler Werte für die Kombination von Eigenschaft und Kategorie anliefert.

Anmerkung

Möglicherweise nutzen Sie in Ihrer Organisation die d.3-Funktionalität die automatische Ablage in einem d.3-Repository. Wenn Sie die automatische Ablage verwenden, dann werden beim Ablegen eines Dokuments nur die Kategorien verwendet, die Sie in d.3 admin definiert haben, und nicht die durch eine Zuordnung definierten Kategorien.

Zuordnen von mehreren Quelleigenschaften

Sie können mehrere Quelleigenschaften derselben Zieleigenschaft zuordnen.

Beispiel: Die Zieleigenschaft Rechnungsnummer kann in den Quelleigenschaften Betreff oder Body einer E-Mail vorkommen.

Beachten Sie folgende Besonderheiten beim Zuordnen von mehreren Quelleigenschaften:

  • Suche: Wenn mehrere Werte für dieselbe Zieleigenschaft übergeben werden, werden alle Werte für die Suche in einer ODER-Abfrage verwendet.

  • Speichern oder Aktualisieren von DMS-Objekten: Wenn mehrere Werte für dieselbe Zieleigenschaft übergeben werden, erhalten Sie einen Fehler.

  • Exportieren oder Lesen: Alle zugeordneten Quelleigenschaften erhalten den Wert der Zieleigenschaft.

Angeben eines benutzerdefinierten Wertes als Quelle einer Eigenschaft

Wenn Sie einen festen, benutzerdefinierten Wert per Zuordnung in ein Zielfeld schreiben möchten, können Sie im Feld Quelle der Zuordnungstabelle Eigenschaften den Wert Benutzerdefinierter Wert auswählen. In dem zusätzlichen Eingabefeld geben Sie den benutzerdefinierten Wert ein. Anschließend können Sie wie gewohnt mit dem Zuordnen fortfahren.

Eine Besonderheit ergibt sich bei der Angabe eines benutzerdefinierten Wertes als Quelle und der allgemeinen Eigenschaft Status als Ziel. Sie können nur die folgenden Werte eingeben:

Wert

Status

Release

Freigabe

Processing

Bearbeitung

Verification

Prüfung

Wenn Sie der allgemeinen Eigenschaft Status den Status Bearbeitung als Ziel zugeordnet haben und Sie für den Bearbeiter keine Zuordnung erstellt haben, dann wird der aktuelle Benutzer als Bearbeiter verwendet.

Wenn Sie d.3one in Microsoft Outlook, d.3one in IBM Notes oder d.ecs content crawler nutzen, finden Sie weitere Informationen zur Zuordnung der einzelnen Felder im Administrationshandbuch der jeweiligen d.3one-Integration.