Erfahren Sie in diesem Kapitel mehr zu den Details in Bezug auf die Mindestanforderungen bei den Zugriffsrechten, die Sie in d.3 admin konfigurieren können. Wenn Sie Ihren Anwendern das Anzeigen, Speichern, Aktualisieren und Exportieren von Elementen (E-Mails oder Dateien) oder das Erstellen von Akten ermöglichen möchten, müssen Sie diesen d.3-Benutzern im d.3-Repository bestimmte Zugriffsrechte für die jeweiligen Kategorien erteilen. Die von Ihnen erteilten Rechte richten sich jeweils nach den Aufgaben, die ein Anwender erledigen muss. Wenn ein Anwender z.B. Dokumente nur im Status Bearbeitung lesen darf, ist es nicht erforderlich, das Recht zum Lesen von Dokumenten im Status Freigabe zu erteilen.

Speichern von Dateien

Wenn ein Anwender mit den Basisfunktionen des Features Ablage zum Speichern von Dateien arbeiten möchte, können Sie folgende Rechte für die entsprechende Kategorie erteilen:

Speichern von Elementen in einer Akte

Wenn ein Anwender in einem d.3-Repository auch Akten sehen kann und Elemente in die Akte ablegen möchte, können Sie dem Anwender folgende Rechte für die entsprechende Kategorie erteilen:

Alternativ können Sie statt den Rechten zum Verknüpfen auch den Aktenplan konfigurieren, sodass mit der Aktenbildung automatisch Verknüpfungen erstellt werden. In diesem Fall werden neu gespeicherte Dokumente mit der übergeordneten Akte verknüpft. Nach dem erfolgreichen Speichern wird dem Anwender ein Hinweis angezeigt.

Speichern von Elementen in einer neuen Version

Wenn ein Anwender auch neue Fassungen eines Elements als neue Version speichern möchte, können Sie dem Anwender folgende Rechte für die entsprechende Kategorie erteilen:

Bearbeiten von Elementen, Bearbeitung von Elementen übernehmen und Bearbeiten von Elementen abschließen

Wenn ein Anwender ein Dokument in einem d.3-Repository bearbeiten möchte und zugleich auch die Bearbeitung eines Dokuments übernehmen darf, das aktuell von einem anderen Anwender bearbeitet wird, und eine Bearbeitung eines Dokuments abschließen darf, können Sie dem Anwender folgende Rechte für die entsprechende Kategorie erteilen:

Aktualisieren von Eigenschaften und Ändern von Kategorien

Wenn ein Anwender Eigenschaften für ein Dokument ändern möchte oder ein Dokument einer anderen Kategorie zuordnen möchte, können Sie dem Anwender folgende Rechte für die entsprechende Kategorie erteilen:

Sie können auch die Rechte miteinander kombinieren. Wenn Sie einem Anwender das Recht zum Bearbeiten und zum Abschließen einer Bearbeitung zuweisen, können Sie dem Anwender auch die entsprechenden Rechte zum Aktualisieren von Eigenschaften und Ändern von Kategorien erteilen. Mit dem Recht Ändern Attribute Freigabe kann ein Anwender die Eigenschaften eines Dokuments im Status Freigabe direkt ändern und benötigt deshalb kein Recht für einen Statustransfer. Wenn Sie jedoch planen, Anwendern nur das Aktualisieren von Eigenschaften und Ändern von Kategorien für Elemente zu erlauben, die sich z.B. im Status Bearbeitung befinden, dann verweigern Sie dem Anwender das Recht Ändern Attribute Freigabe.

Wenn Sie dem Anwender zusätzlich das Ändern der Kategorie ermöglichen möchten, dann erteilen Sie dem Anwender das Recht Ändern Dokumentart.

Anzeigen von Dokumenten

Wenn ein Anwender den Inhalt eines Dokumentes sehen möchte, können Sie dem Anwender folgende Rechte für die entsprechende Kategorie erteilen:

Soll ein Anwender den Inhalt des Dokumentes ausschließlich in einem bestimmten Dokumentstatus sehen dürfen, dann erteilen Sie dem Anwender nur das Leserecht für den entsprechenden Status. Wenn ein Anwender beim Anzeigen von PDF-Dokumenten außerdem auch im Text nach Begriffen (Volltextsuche) suchen möchte, dann müssen Sie zusätzlich das Recht Export Original oder Export abhängiges Dokument festlegen.

Hinzufügen und Ändern von Kommentaren und grafischen Markierungen

Wenn ein Anwender den Inhalt einer PDF-Dokument kommentieren und andere Markierungen oder Hervorhebungen (Redliningelemente) hinzufügen oder ändern möchte, können Sie dem Anwender folgende Rechte für die entsprechende Kategorie erteilen:

Beim gleichzeitigen Hinzufügen oder Ändern von Kommentaren in einem PDF-Dokument werden nur die zuerst hinzugefügten oder geänderten Kommentare übernommen. Wenn Sie verhindern möchten, dass Anwender ein PDF-Dokument gleichzeitig kommentieren, dann steuern Sie mit einer Kombination aus Rechten, dass ein Anwender Kommentare nur dann hinzufügen oder ändern kann, wenn sich das PDF-Dokument in der eigenen Bearbeitung befindet.

Sie können außerdem folgende Rechte pro Elementtyp zuweisen oder miteinander kombinieren: Wenn das Originaldokument ein PDF-Dokument ist, dann legen Sie das Recht auf Export Original fest. Wenn das abhängige Dokument ein PDF-Dokument ist, dann legen Sie das Recht auf Export abhängiges Dokument fest.

Löschen von Dokumenten und Akten in einem bestimmten Status

Wenn ein Anwender ein Dokument oder eine Akte in einem bestimmten Status löschen möchte, können Sie dem Anwender folgende Rechte für die entsprechende Kategorie erteilen:

Sobald Sie einem Anwender die Berechtigung zum Löschen eines Dokuments oder einer Akte im Status Archiv erteilen, kann Ihr Anwender mit einem Klick auf die Kontextaktion zum Löschen alle vorhandenen Archivversionen des Elements unwiderruflich löschen.

Exportieren von Dokumenten (Download)

Wenn ein Anwender den Inhalt eines Dokumentes exportieren oder herunterladen möchte, können Sie dem Anwender folgende Rechte für die entsprechende Kategorie erteilen:

Wenn ein Anwender den Inhalt des Dokumentes ausschließlich in einem bestimmten Dokumentstatus sehen darf, dann erteilen Sie dem Anwender nur das Leserecht für den entsprechenden Dokumentstatus. Mit den Rechten Export Original und Export abhängiges Dokument legen Sie fest, ob ein Anwender in d.3one Dokumente exportieren oder herunterladen kann.

Erstellen von Akten

Wenn ein Anwender Akten erstellen möchte, können Sie dem Anwender folgende Rechte für die entsprechende Kategorie erteilen:

Verknüpfen von Dokumenten oder Akten mit Akten

Wenn ein Anwender Dokumente mit Akten oder Akten mit Akten verknüpfen oder eine Verknüpfung aufheben möchte, können Sie dem Anwender folgende Rechte für die entsprechende Kategorie erteilen: