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Konfigurieren einer regelbasierten Archivierung

Sie können mit d.ecs content crawler E-Mails regelbasiert archivieren, indem Sie Profile erstellen. In den Profilen geben Sie Quellen, Regeln und Verarbeitungsschritte an, um festzulegen, wie die Elemente verarbeitet werden sollen.

Sie können Quellen, Regeln und Verarbeitungsschritte auch direkt beim Profilerstellen mithilfe der entsprechenden Kontextaktionen konfigurieren, ohne die Konfiguration des Profils verlassen zu müssen.

Wenn Sie ein Profil zum regelbasierten Archivieren erstellen möchten, müssen Sie eine Kategorie erstellen und für diese Kategorie eine Zuordnung definieren. Sie können die Kategorie und die Zuordnung vor dem Profilerstellen in der Konfiguration der Groupware-App und dem Feature Zuordnungen erstellen. Alternativ können Sie beim Erstellen einer Verarbeitungsschrittsammlung mithilfe der entsprechenden Kontextaktionen in die Konfiguration wechseln, ohne die Konfiguration der Verarbeitungsschritte verlassen zu müssen.

Aktivieren der regelbasierten Archivierung

Um E-Mails regelbasiert zu archivieren, müssen Sie die Option in d.ecs content crawler aktivieren.

So geht's

  1. Öffnen Sie das Feature Konfiguration auf der Startseite und navigieren Sie in der Kategorie Dokumentenmanagement zu E-Mails.

  2. Wählen Sie unter E-Mail-Archivierung den Eintrag Archivierungsoptionen aus.

  3. Wechseln Sie in die Perspektive Verarbeitungseinstellungen.

  4. Aktivieren Sie die Option für die regelbasierte Verarbeitung und speichern Sie Ihre Angaben.

Erstellen eigener Quellen für Zuordnungen

Standardmäßig stehen Ihnen mit den Integrationen und d.ecs content crawler bereits konfigurierte Standardquellen zum Erstellen von Zuordnungen zur Verfügung. Sie können aber auch eigene Quellen mit zusätzlichen benutzerdefinierten Feldern definieren.

Für die Journalarchivierung müssen Sie keine Quellen definieren, da Sie die entsprechende Standardquelle verwenden können.

Anmerkung

Wenn eine Quelle für eine Konfiguration verwendet wird, können Sie die Quelle nicht mehr ändern oder löschen.

Angenommen, Sie möchten für eine Zuordnung eine eigene Quelle definieren.

So geht's

  1. Öffnen Sie das Feature Konfiguration auf der Startseite und navigieren Sie in der Kategorie Dokumentenmanagement zu E-Mails.

  2. Wählen Sie unter E-Mail-Verwaltung den Eintrag Quellen aus.

  3. Wählen Sie in der Übersicht der Quellen die Kontextaktion Neue Quelle erstellen aus.

  4. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Quelle an.

  5. Wählen Sie eine Basisquelle aus, aus der die Quelle grundlegende Informationen beziehen soll.

  6. Wählen Sie bei Bedarf Benutzerdefiniertes Feld bearbeiten oder hinzufügen aus, um zusätzliche benutzerdefinierte Felder für die Quelle zu definieren.

  7. Geben Sie den Namen des benutzerdefinierten Feldes so an, wie der Name im Quellsystem vorkommt.

  8. Geben Sie einen Anzeigenamen für das benutzerdefinierte Feld an.

  9. Wählen Sie unter Typ einen Dateityp für das benutzerdefinierte Feld aus.

  10. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Im Anschluss können Sie bei Bedarf benutzerdefinierte Felder hinzufügen, bearbeiten, entfernen oder Sie speichern Ihre Angaben, um die Quelle für eine Zuordnung zu verwenden.

Siehe auch:

Erstellen eigener Kategorien für eine Zuordnung

Um eine Zuordnung zu erstellen, müssen Sie mindestens eine Kategorie definieren.

Für die Journalarchivierung müssen Sie keine Kategorien definieren, da Sie die entsprechende Standardkategorie verwenden können.

Anmerkung

Wenn eine Kategorie für eine Konfiguration verwendet wird, dürfen Sie die Kategorie nicht löschen.

Angenommen, Sie möchten für eine Zuordnung eine eigene Kategorie definieren.

So geht's

  1. Öffnen Sie das Feature Konfiguration auf der Startseite und navigieren Sie in der Kategorie Dokumentenmanagement zu E-Mails.

  2. Wählen Sie unter E-Mail-Verwaltung den Eintrag Kategorien aus.

  3. Wählen Sie in der Übersicht der Kategorien die Kontextaktion Neue Kategorie erstellen aus.

  4. Geben Sie einen eindeutigen Namen für die Kategorie an und speichern Sie Ihre Angaben.

Siehe auch:

Erstellen eines Profils

Um z.B. E-Mails aus Ihren Postfächern regelbasiert zu archivieren, benötigen Sie ein Profil. Bevor Sie ein Profil erstellen können, benötigen Sie mindestens Folgendes:

  • Eine konfigurierte Verbindung zum Quellsystem (Microsoft Exchange oder HCL Domino)

  • Eine Zuordnung mit einer Quelle und einer Kategorie

Alle weiteren notwendigen Komponenten des Profils (Quellensammlung, Regelsammlung, Verarbeitungsschrittsammlung) können Sie ebenfalls vorab oder direkt aus den Profileinstellungen heraus erstellen.

Angenommen, Sie möchten ein Profil erstellen.

So geht's 

  1. Öffnen Sie das Feature Konfiguration auf der Startseite und navigieren Sie in der Kategorie Dokumentenmanagement zu E-Mails.

  2. Wählen Sie unter E-Mail-Archivierung den Eintrag Profile aus.

  3. Klicken Sie auf das Plussymbol, um ein neues Profil hinzuzufügen.

  4. Geben Sie einen eindeutigen Namen und eine Beschreibung für das Profil an.

  5. Legen Sie unter Quellsystem fest, welches E-Mail-System das Profil verarbeiten soll, z.B. Microsoft Exchange.

  6. Wählen Sie eine entsprechende Microsoft Exchange-Verbindung aus, wenn Sie unter Quellsystem den Eintrag Microsoft Exchange ausgewählt haben. 

    Anmerkung

    Sie können auch mehrere konfigurierte Microsoft Exchange-Server eintragen. Damit lassen sich mit demselben Profil Postfächer verarbeiten, die teilweise in Microsoft Exchange On-Premises und in Exchange Online konfiguriert sind (Hybrid-Szenario).

    Weitere Informationen hierzu erhalten Sie in den folgenden Kapiteln:

    • ??? Festlegen von mehreren Verbindungen zum Microsoft Exchange-Server mit Microsoft Exchange (on-premises)

    • ??? Festlegen von mehreren Verbindungen zum Microsoft Exchange-Server mit Exchange Online und Microsoft EWS

    • ??? Festlegen von mehreren Verbindungen zum Microsoft Exchange-Server mit Exchange Online und Microsoft Graph

  7. Wählen Sie eine Quellensammlung für das Profil aus. Alternativ können Sie mit Quellensammlung erstellen eine neue Quellensammlung hinzufügen.

  8. Wählen Sie eine Regelsammlung für das Profil aus. Alternativ können Sie mit Regelsammlung erstellen eine neue Quellensammlung hinzufügen.

  9. Wählen Sie eine Verarbeitungsschrittsammlung für das Profil aus. Alternativ können Sie mit Verarbeitungsschrittsammlung erstellen eine neue Quellensammlung hinzufügen.

  10. Wählen Sie aus, ob es sich um ein priorisiertes Profil handelt.

  11. Wählen Sie für die Zeitsteuerung des Profils die Tage und die Laufzeiten aus.

  12. Speichern Sie Ihre Angaben.

Siehe auch:

Erstellen einer Quellensammlung

Zum Erstellen eines Profils benötigen Sie eine Quellensammlung.

Angenommen, Sie möchten eine neue Quellensammlung erstellen.

So geht's

  1. Öffnen Sie das Feature Konfiguration auf der Startseite und navigieren Sie in der Kategorie Dokumentenmanagement zu E-Mails.

  2. Wählen Sie unter E-Mail-Archivierung den Eintrag Quellen aus.

  3. Klicken Sie auf das Plussymbol, um eine neue Quellensammlung hinzuzufügen.

  4. Geben Sie einen eindeutigen Namen und eine Beschreibung für die Quellensammlung an.

  5. Fügen Sie eine Quelle hinzu, z.B. den Typ Benutzer.

  6. Geben Sie einen Namen für die Quelle an, z.B. Administrator.

  7. Klicken Sie auf Hinzufügen.

  8. Fügen Sie bei Bedarf weitere Quellen hinzu und speichern Sie Ihre Angaben.

Im Anschluss steht Ihnen die neue Quellensammlung zum Profilerstellen zur Verfügung.

Siehe auch: Detailinformationen zu Quellensammlungen

Erstellen einer Regelsammlung

Zum Erstellen eines Profils benötigen Sie eine Regelsammlung.

Anmerkung

Zur Verarbeitung von E-Mails müssen Sie mindestens die Regel Nicht archivierte Dokumente oder Archivierte Dokumente konfigurieren.

Angenommen, Sie möchten eine neue Regelsammlung erstellen.

So geht's

  1. Öffnen Sie das Feature Konfiguration auf der Startseite und navigieren Sie in der Kategorie Dokumentenmanagement zu E-Mails.

  2. Wählen Sie unter E-Mail-Archivierung den Eintrag Regeln aus.

  3. Klicken Sie auf das Plussymbol, um eine neue Regelsammlung hinzuzufügen.

  4. Wählen Sie die Kontextaktion zum Hinzufügen einer neuen Regelsammlung aus.

  5. Geben Sie einen eindeutigen Namen und eine Beschreibung für die Regelsammlung an.

  6. Fügen Sie eine Regel hinzu, z.B. Archivierte Dokumente.

  7. Klicken Sie auf Hinzufügen.

  8. Fügen Sie bei Bedarf weitere Regeln hinzu und speichern Sie Ihre Angaben.

Im Anschluss steht Ihnen die neue Regelsammlung zum Profilerstellen zur Verfügung.

Siehe auch: Detailinformationen zu Regelsammlungen

Erstellen einer Verarbeitungsschrittsammlung

Zum Erstellen von Profilen benötigen Sie eine Verarbeitungsschrittsammlung.

Angenommen, Sie möchten für eine neue Verarbeitungsschrittsammlung den Verarbeitungsschritt Dokument archivieren hinzufügen.

So geht's

  1. Öffnen Sie das Feature Konfiguration auf der Startseite und navigieren Sie in der Kategorie Dokumentenmanagement zu E-Mails.

  2. Wählen Sie unter E-Mail-Archivierung den Eintrag Verarbeitungsschritte aus.

  3. Klicken Sie auf das Plussymbol, um eine neue Verarbeitungsschrittsammlung hinzuzufügen.

  4. Geben Sie einen eindeutigen Namen und eine Beschreibung für die Verarbeitungsschrittsammlung an.

  5. Fügen Sie den Verarbeitungsschritt Dokument archivieren hinzu.

  6. Wählen Sie ein Repository aus.

  7. Wählen Sie eine Quelle aus.

  8. Wählen Sie eine Kategorie aus.

  9. Fügen Sie bei Bedarf eine Nachbearbeitungsaktion hinzu, um z.B. festzulegen, dass Anhänge verknüpft werden sollen.

  10. Wählen Sie bei Bedarf eine profilbezogene Dublettenprüfung aus.

  11. Aktivieren Sie bei Bedarf dbs | case manager-Daten verarbeiten.

  12. Klicken Sie auf Hinzufügen.

  13. Fügen Sie bei Bedarf weitere Verarbeitungsschritte hinzu und speichern Sie Ihre Angaben.

Im Anschluss steht Ihnen die neue Verarbeitungsschrittsammlung zum Profilerstellen zur Verfügung.

Siehe auch: Detailinformationen zu Verarbeitungsschrittsammlungen