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Was sind Regelsammlungen?

In jedem Profil müssen Sie einen Satz von Regeln angeben. Anhand der Regeln wird ermittelt, welche Elemente archiviert werden. Mehrere Regeln sind mit UND-Verknüpfungen verbunden und werden zu einer Regelsammlung zusammengefasst. Um die Archivierungsregeln für ein Profil festzulegen, erstellen und konfigurieren Sie eine Regelsammlung.

Je nach hinzugefügter Regel gelten bestimmte Besonderheiten, z.B.:

  • Ordnereinschränkung:

    • Sie können Einschlussorder oder Ausschlussordner für Microsoft Exchange oder HCL Domino festlegen.

    • Eine Regel kann nur Einschlussregeln oder Ausschlussregeln enthalten.

    • Geben Sie Unterordner mit einem Backslash (\) an. Wenn Sie z.B. einen Unterordner Rechnungen ebenfalls archivieren möchten, geben Sie als Einschlussordner Posteingang\Rechnungen an.

    • Mit der Option Unterordner berücksichtigen können Sie pro Ordner festlegen, dass auch die Unterordner archiviert werden. Wenn Sie z.B. keine Elemente aus dem Ordner Gelöschte Elemente oder den Unterordnern archivieren möchten, geben Sie als Ausschlussordner Gelöschte Elemente an und aktivieren Unterordner berücksichtigen.

    • Sie können für HCL Domino den Posteingang mit dem Makro $Inbox referenzieren. Ihre erstellten Ordner können Sie mit den entsprechenden Namen ebenfalls mit dem Makro referenzieren.

    • Für Microsoft Exchange stehen Ihnen ebenfalls verschiedene Makros zur Verfügung. Beim Einschließen von Unterordnern entsteht eventuell eine erhöhte Last auf dem Microsoft Exchange Server oder dem HCL Domino Server.

  • Externe Regelprüfung:

    • Sie können festlegen, dass ein Element mit einer externen Anwendung geprüft wird statt mit einer zuvor erstellten Regel. Geben Sie die URI für die Regelprüfung an.

    • Die externe Regelprüfung wird immer als letzter Schritt nach allen vorherigen Regeln ausgeführt. Weitere Informationen z.B. zum Aufbau der HTTP-Aufrufe und der zu übermittelnden Daten finden Sie in den Themen zum Konfigurieren der externen Regelprüfung.

  • Prüfung auf Betreff:

    • Es wird anhand des Inhalts des Betreffs geprüft, welche Elemente archiviert werden. Sie können E-Mails anhand des Betreffs einschließen oder ausschließen.

    • Wenn Sie Suchbegriffe angeben, beachten Sie, dass die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt wird.

    • Wenn Sie die Option Alle Übereinstimmungen aktivieren, müssen alle Suchbegriffe im Betreff vorkommen (UND-Verknüpfung).

    • Wenn Sie die Option Mindestens eine Übereinstimmung aktivieren, muss mindestens ein Suchbegriff im Betreff vorkommen (ODER-Verknüpfung).

  • Regulärer Ausdruck auf Betreff anwenden: Sie können festlegen, dass Betreffe von E-Mails mithilfe eines regulären Ausdrucks ein- oder ausgeschlossen werden. Aktivieren Sie zum Ausschließen von Elementen die Option Nicht verarbeiten.

  • Nur externe Mails: Es werden nur Elemente ermittelt, die mindestens einen externen Empfänger oder Sender haben. Sender oder Empfänger gelten als intern, wenn sie die Domäne enthalten. Wenn das Element ausschließlich interne Adressen enthält, wird das Element nicht verarbeitet.

Siehe auch: