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Hochladen von Dokumenten in die ePA

Sie können einzelne und mehrere Dokumente aus derselben Fallakte gleichzeitig in die ePA hochladen. Der gleichzeitige Upload mehrerer Dokumente aus verschiedenen Fallakten ist nicht möglich.

Die Eigenschaften von Dokumenten (Dokumenttitel, Dokumentklasse, Dokumentationsdatum usw.) werden aus d.velop documents erfasst und im Upload-Dialog vorausgefüllt. Beachten Sie, dass die Eigenschaften Krankenversichertennummer, Fachliche OE und Aufnahmeart und Versicherungsart zwingend stimmen müssen. Andernfalls funktioniert der Upload nicht.

Sie können ausschließlich Dokumente im Langzeitarchivformat PDF/A-1b mit einer Größe von max. 25 MB hochladen. Andere PDF- sowie Microsoft Office-Formate (Word, Excel usw.) müssen Sie vor dem Upload in das Format PDF/A-1b konvertieren.

So geht's 

  1. Öffnen Sie die entsprechende Fallakte in d.velop documents.

  2. Wählen Sie das Dokument bzw. die Dokumente aus.

  3. Klicken Sie auf Inhalte in ePA (TI) hochladen.

  4. Prüfen Sie die vorausgefüllten Dokumenteigenschaften und passen Sie die Eigenschaften ggf. an. Wenn Sie mehrere Dokumente ausgewählt haben, wird eine Liste der ausgewählten Dokumente angezeigt. Klicken Sie auf die Dokumente in der Liste, um zwischen den Dokumenten zu wechseln. Wenn Pflichteigenschaften für die ePA fehlen, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung. 

  5. Klicken Sie auf Hochladen.

Anschließend können Sie die Seite verlassen. Der Hochladevorgang läuft im Hintergrund. 

Sie können im Download-Bereich der ePA und in den erweiterten Eigenschaften von Dokumenten prüfen, ob der Download erfolgreich war.

Prüfen im Download-Bereich der ePA – So geht's 

  1. Öffnen Sie in der Fallakte den Menüeintrag Inhalte aus ePA (TI) herunterladen.

  2. Aktivieren Sie Aus d.velop documents in die ePA hochgeladene Dokumente anzeigen. 

Dokumente, die erfolgreich hochgeladen wurden, werden mit dem Status In die ePA hochgeladen angezeigt.

Prüfen in den erweiterten Eigenschaften von Dokumenten – So geht's 

  1. Öffnen Sie das Dokument in der Fallakte.

  2. Prüfen Sie unter Erweiterte Eigenschaften, ob folgende ePA‑Informationen vorhanden sind:

    • ePA-Uploaddatum: Das Datum, an dem die ePA hochgeladen wurde.

    • Externe Dokument-ID: Die eindeutige ePA‑ID, unter der das Dokument in der ePA gefunden werden kann.

Wenn der Upload fehlschlägt, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Form einer Aufgabe in der Task-App. Weitere Informationen: Beheben von fehlgeschlagenen Uploads und Downloads

Weitere Hinweise zum Format PDF/A‑1b

Die zentralen ePA‑Aktensysteme akzeptieren ausschließlich Dokumente im Langzeitarchivformat PDF/A‑1b. Daher wird empfohlen, Dokumente bereits im dokumentierenden Anwendungssystem in diesem Format zu erstellen und an d.velop documents zu übertragen. Somit wird eine technisch korrekte Archivierung sichergestellt. 

Alternativ können Sie d.ecs rendition service so einrichten, dass eingehende Dokumente automatisch nach PDF/A‑1b konvertiert werden. Durch die Konvertierung entsteht eine zweite Archiv-Version, die für die ePA verwendet werden kann. Beim automatisierten Rendering besteht jedoch das Risiko, dass unbeabsichtigte Änderungen am Dokument entstehen, insbesondere bei fehlenden Schriftarten, inkompatiblen Farbprofilen, Transparenzen, JavaScript, Multimedia-Inhalten, Anhängen oder Formularfeldern.