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Erstellen eines neuen Vertrags

Die Verwaltung der Vertragsinformationen und Vertragsdokumenten erfolgt in Verträgen. Siehe auch Kapitel Was ist ein Vertrag?.

Neue Verträge können Sie mithilfe des Assistenten erstellen.

Mithilfe der Assistenten Neuen Vertrag erstellen, werden Sie durch folgende Vertragsbereiche geleitet:

So geht's:

  1. Wechseln Sie auf die Startseite von d.velop contracts for Microsoft 365.

  2. Wählen Sie die Schaltfläche Neuer Vertrag. Es startet der Assistent Neuen Vertrag erstellen.

  3. Fügen Sie ein oder mehrere Dokumente dem Vertrag hinzu.

  4. Hinterlegen Sie die Stammdaten.

  5. Navigieren Sie Weiter in den Bereich Details und Hinterlegen die gewünschten Eigenschaften.

  6. Navigieren Sie Weiter in den Bereich Laufzeit und hinterlegen die gewünschten Laufzeitinformationen.

  7. Speichern Sie die Eingaben. Der Vertrag wird erstellt und Sie werden zur Startseite geleitet.

Anmerkung

Beachten Sie, dass entsprechend der Konfiguration im Ihrem System ggf. zusätzliche Informationen hinterlegt werden müssen.

Pflichtfelder sind durch einen roten Stern hinter dem Titel gekennzeichnet.

Stammdaten

Im Bereich Stammdaten vergeben Sie folgende Werte:

  • Vertragstyp (Pflichtfeld)

  • Status

  • Vertragsgegenstand (Pflichtfeld)

  • Vertragspartner (Pflichtfeld)

    Sie erhalten Vorschläge nach Eingabe des dritten Zeichens. Sie können optional einen neuen Vertragspartner erstellen, sofern diese Funktion in Ihrem System aktiviert ist.

  • Kontaktperson des VertragspartnersSie können aus einer Liste die Kontaktpersonen des gewählten Vertragspartners auswählen oder eine neue Kontaktperson erstellen, sofern diese Funktion in Ihrem System aktiviert ist.

  • Externe Vertrags-ID

  • Organisatorische Zuordnung

  • Verantwortliche Person intern (Pflichtfeld)

So geht's:

  1. Erfassen Sie alle Stammdaten.

  2. Speichern Sie die Informationen.

Details zum Bearbeiten der Stammdaten finden Sie im Kapitel Bearbeiten der Stammdaten.

Im Bereich Stammdaten können Sie auch direkt Dokumente dem Vertrag hinzufügen. Details dazu entnehmen Sie bitte dem Kapitel Verwalten von Dokumenten.

Details

Im Bereich Details vergeben Sie folgende Werte:

  • Beschreibung

  • Projektspezifisch

  • Team

  • Zusätzliche Empfänger der Kündigungsstichtagsbenachrichtigung

  • Dem ausgewählten Vertragstyp zugewiesene Vertragsdetails.

So geht's:

  1. Erfassen Sie die Vertragsdetails.

  2. Speichern Sie die Informationen.

Laufzeit

Im Bereich Laufzeit vergeben Sie folgende Werte:

  • Vertragsbeginn

  • Vertragsende (fix)

  • Berechnungen

  • Laufzeit

  • Verlängerung um

  • Kündigungsfrist

  • Kündigungsstichtag

  • Benachrichtigung

Berechnungen

Durch die Aktivierung der Berechnungen werden das nächstmögliche Vertragsende sowie der nächste Kündigungsstichtag auf Basis der eingegebenen Werte berechnet. Das nächstmögliche Vertragsende sowie der nächste Kündigungsstichtag werden täglich neu berechnet, sofern eine neue Vertragsperiode erreicht wurde. Ein ggf. hinterlegter Benachrichtigungsbeginn wird ebenso für folgende Vertragsperioden berechnet. Die Berechnungen werden ausgeführt, solange der Vertrag nicht gekündigt wurde und in diesem Rahmen ein Vertragsende (fix) eingegeben wurde.

Ein manueller Kündigungsstichtag sowie ein Vertragsende (fix) kann angegeben werden, wenn die Berechnungen deaktiviert wurden.

Benachrichtigung

Für Benachrichtigungen können Sie den Benachrichtigungsbeginn festlegen. Ab diesem Datum wird eine E-Mail an die Verantwortliche Person intern sowie an Zusätzliche Empfänger gesendet.

Sie legen fest, in welchem Interwall die Benachrichtigungen verschickt werden. Folgende Intervalle werden unterschieden:

Keine: Es werden keine Benachrichtigungen verschickt.

Einmalig: Ist diese Option gewählt, so wird die Benachrichtigung beim Erreichen des Benachrichtigungsbeginns einmalig versendet.

Täglich, Wöchentlich, Monatlich: Bei diesen Optionen werden Benachrichtigungen entsprechend dem gewählten Intervall solange gesendet, bis der Status des Vertrags manuell geändert wurde oder sich der Vertrag automatisch verlängert.

Anmerkung

Die konfigurierte Benachrichtigung wird grundsätzlich nur gesendet, wenn sich der Vertrag in einem aktiven Vertragsstatus (z.B. gültig) befindet.

Anmerkung

Bitte beachten Sie, dass bei Verlängerung eines Vertrags der Benachrichtigungsbeginn ebenso aktualisiert wird.

Dabei wird der Abstand vom Benachrichtigungsbeginn bis zum nächsten Kündigungsstichtag beibehalten. Kann kein Kündigungsstichtag berechnet werden, wird der Abstand zum nächstmöglichen Vertragsende beibehalten.

Aktivieren Sie die Option Fixer Benachrichtigungsbeginn, um zu verhindern, dass der Benachrichtigungsbeginn bei Verlängerung des Vertrags ebenfalls aktualisiert wird. Dies kann z.B. nützlich sein, wenn Sie den Vertrag mehrmals verlängern lassen möchten, aber erst zu einem festen Datum eine Benachrichtigung erhalten wollen. Ebenso bewirkt diese Option bei unbefristeten Verträgen, dass sich der Benachrichtigungsbeginn nicht täglich aktualisiert.

Erstellen von Verknüpfungen

Im Bereich Verknüpfungen können Sie Verträge miteinander verknüpfen.

Verknüpfung erstellen - So geht's 

  1. Klicken Sie auf Neu oder auf Verknüpfung hinzufügen.

  2. Wählen Sie einen Vertrag aus, den Sie verknüpfen möchten.

  3. Wählen Sie eine Verknüpfungsart aus. Sie haben folgende Optionen:

    • Ist verknüpft mit 

    • Ist Rahmenvertrag von 

    • Ist Vorgängervertrag 

    • Bezieht sich auf 

  4. Speichern Sie die ausgewählte Verknüpfung.

Sie können vorgenommene Verknüpfungen nicht bearbeiten. Wenn Sie versehentlich einen falschen Vertrag verknüpft haben, müssen Sie die Verknüpfung löschen und eine neue Verknüpfung erstellen.

Verknüpfung löschen - So geht's 

  1. Klicken Sie auf die drei Punkte bei der Verknüpfung, die Sie löschen möchten.

  2. Klicken Sie auf Löschen.

  3. Klicken Sie im Dialog erneut auf Löschen, um den Vorgang zu bestätigen.

Berechtigungen

Im Bereich Berechtigungen können Sie zusätzliche schreibende oder lesende Berechtigungen vergeben:

  • Zusätzlich lesenden Zugriff gewähren für

  • Zusätzlich schreibenden Zugriff gewähren für

Sie können die Berechtigungen für Benutzer und Gruppen vergeben. Sie erhalten Vorschläge nach Eingabe des dritten Zeichens.