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Bearbeiten eines Vertrags

Die Vertragsanzeige ist in verschiedene Bereiche unterteilt. Sie können Stammdaten, Details sowie Informationen zur Laufzeit und manuelle Berechtigungen bearbeiten.

Das Bearbeiten von Dokumenten und Aufgaben ist in den entsprechenden Kapiteln beschrieben:

Sie können die einzelnen Bereiche der Vertragsanzeige in den Bearbeitungsmodus versetzen. Klicken Sie dazu auf das Stiftsymbol.

Bearbeiten der Stammdaten

Sie können die Stammdaten bearbeiten.

So geht's

  1. Öffnen Sie den Vertrag.

  2. Wechseln Sie in den Bereich Stammdaten.

  3. Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus für den gewünschten Bereich, durch einen Klick auf das Stiftsymbol.

  4. Bearbeiten Sie die gewünschten Felder und Werte.

  5. Speichern Sie die Informationen.

Detaillierte Infos zu den Stammdaten finden Sie im Kapitel Stammdaten.

Bearbeiten der Details

Sie können unter Details weitere Felder bearbeiten.

So geht's

  1. Öffnen Sie den Vertrag.

  2. Wechseln Sie in den Bereich Details.

  3. Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus für den gewünschten Bereich, durch einen Klick auf das Stiftsymbol.

  4. Bearbeiten Sie die gewünschten Felder und Werte.

  5. Speichern Sie die Informationen.

Bearbeiten der Laufzeit

Zur Nachverfolgung der relevanten Termine innerhalb des Vertragslebenszyklus können Sie die Laufzeitinformationen im Vertrag hinterlegen.

Es stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung:

Sie können die einzelnen Bereiche der Vertragsanzeige in den Bearbeitungsmodus versetzen. Klicken Sie dazu auf das Stiftsymbol.

Manuelles Verwalten der Laufzeitinfomationen

Sie können die Laufzeitinformationen manuell verwalten.

So geht's

  1. Wechseln Sie in den Bereich Laufzeit.

  2. Geben Sie den Vertragsbeginn ein.

  3. Geben Sie das Vertragsende ein.

  4. Speichern Sie die Informationen.

Automatisches Verwalten der Laufzeitinfomationen

Sie können Laufzeitinformationen durch das System berechnen lassen.

So geht's

  1. Wechseln Sie in den Bereich Laufzeit.

  2. Geben Sie den Vertragsbeginn ein.

  3. Aktivieren Sie das Auswahlfeld unterhalb von Berechnetes Vertragsende.

  4. Wählen Sie die Initiale Laufzeit des Vertrags.

    Geben Sie optional ein fixes Datum der initiales Laufzeit an, indem Sie Datum auswählen aktivieren.

  5. Das Vertragsende wird nun automatisch berechnet.

  6. Speichern Sie die Informationen.

Automatische Verlängerung des Vertrags

Optional haben Sie die Möglichkeit den Vertrag automatisch zu verlängern.

So geht's

  1. Aktivieren Sie das Auswahlfeld unterhalb von Automatische Verlängerung.

  2. Geben unterhalb von Automatische Verlängerung um Sie die Anzahl sowie Einheit des Zeitraumes zur Verlängerung an, z.B. 24 Monate.

  3. Geben Sie unter Kündigungsfrist eine Zahl, Parameter sowie die Kündigungswirkung ein, z.B. 6 Monate zum Vertragsende.

  4. Der Kündigungsstichtag wird nun automatisch berechnet.

Möchten Sie den Kündigungsstichtag manuell hinterlegen, so aktivieren Sie die Auswahl unterhalb von Manueller Kündigungsstichtag und geben den Kündigungsstichtag ein.

Bearbeiten der Benachrichtigung zum Kündigungsstichtag

Optional können Sie Benachrichtigungen für den Kündigungsstichtag einrichten.

Sie bestimmen das Benachrichtigungsintervall, den Benachrichtigungsbeginn und weitere Personen/Gruppen, die diese Benachrichtigung erhalten. Die Benachrichtigungen werden gesendet, bis der Vertrag verlängert, manuell gekündigt oder die Benachrichtigungen manuell deaktiviert werden.

So geht's

  1. Aktivieren Sie die Auswahl unterhalb von Benachrichtigung per E-Mail, um Kündigungsstichtagsbenachrichtigungen zu erhalten.

  2. Legen Sie das Benachrichtigungsintervall fest.

  3. Legen Sie den Benachrichtigungsbeginn fest. Nutzen Sie alternativ die Schnellauswahl.

    Die Benachrichtigungen werden an die verantwortliche Person intern (siehe Bereich Stammdaten) gesendet.

    Die Benachrichtigungen enthalten Standardinformationen des Systems.

  4. Hinterlegen Sie bei Bedarf im Feld Benachrichtigung an weitere Personen senden zusätzliche Benutzer oder Gruppen als Empfänger.

  5. Hinterlegen Sie optional einen Text für die E-Mail im Feld Zusätzlicher Hinweis in Benachrichtigung.

  6. Speichern Sie die Informationen.

Bearbeiten der manuellen Berechtigungen

Anmerkung

Die manuelle Vergabe von Berechtigungen muss durch den Administrator aktiviert werden.

Die Berechtigungen zum Zugriff auf Verträge können automatisch durch ein Regelwerk aufgrund von Vertragseigenschaften oder durch manuelle Eingabe vergeben werden.

Die manuell eingegebenen Berechtigungen ergänzen bereits bestehende Berechtigungen.

So geht's

  1. Öffnen Sie den Vertrag.

  2. Wechseln Sie in den Bereich Berechtigungen.

  3. Aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus für den gewünschten Bereich, durch einen Klick auf das Stiftsymbol.

  4. Hinterlegen Sie die gewünschten Benutzer oder Gruppen, um Zusätzlich lesenden Zugriff gewähren für oder Zusätzlich schreibenden Zugriff gewähren für zu gewähren.

  5. Speichern Sie die Berechtigungen.