Bei der Dokumentauslagerung werden vom führenden System (d.3/ ecspand) zu den Dokumenten Aufbewahrungsfristen an d.ecs storage manager übergeben, damit dieser die Dokumente entsprechend auf dem Storagesystem ablegt.

Denken Sie auch daran, dass vom d.3-System neben den Dokumenten auch d.3-Eigenschafts- und OCR-Dateien ausgelagert werden können. In aktuellen d.3-Versionen können Sie die Aufbewahrungsfrist für diese Dateien über die Konfigurationsschalter

setzen (d3addon.ini).

Die Angabe der Aufbewahrungsfrist über diese beiden Konfigurationsschalter ist in Monaten anzugeben. Wird die Aufbewahrungsfrist nicht über diese Schalter konfiguriert, werden die d.3-Eigenschafts- und OCR-Dateien standardmäßig mit einer Aufbewahrungsfrist von 50 Jahren (600 Monate) an d.ecs storage manager übergeben.

d.ecs storage manager selbst schreibt regelmäßig sogenannte Datenbanklogs (siehe d.ecs storage manager Administration (Registerkarte: Datenbankprotokollierung). Für diese Datenbanklogs konnte mit d.ecs storage manager Version 2.5 die Aufbewahrungsfrist über einen Konfigurationsschalter beeinflusst werden. Der Schalter musste in die Konfigurationsdatei der jeweiligen d.ecs storage manager Instanz (INI-Datei) geschrieben werden. Der entsprechende Eintrag lautete:

[Special]

RetentionForIRFiles=50

Der Wert für die Aufbewahrungsfrist war in Jahren anzugeben.

Mit der d.ecs storage manager-Version 2.6 kann die Aufbewahrungsfrist über die d.ecs storage manager-Administration (Registerkarte: Datenbankprotokollierung) konfiguriert werden. Zusätzlich kann mit der d.ecs storage manager-Version 2.6 im Abschnitt Verschiedenes die Aufbewahrungsfrist für Synchronisierungs- und Systemüberprüfungsprotokolle definiert werden.

Die übergebenen Aufbewahrungsfristen müssen aber auch vom Storagesystem zugelassen werden, d.h. es ist wichtig, die aktuellen Storagesystem-Einstellungen hinsichtlich Minimaler-, Maximaler und Standard-Retentiontime zu kennen, bzw. diese auf dem Storage-System so einstellen zu lassen, dass sie den kompletten Bereich an Aufbewahrungsfristen abdecken, mit denen die Dokumente und ggf. die zusätzlichen Dateien (d.3-Eigenschafts-, OCR-Dateien) vom führenden System übergeben werden.

Es gibt auf den verschiedenen Storagesystemen unterschiedliche Bezeichnungen für die Minimale-, Maximale- und Standard-Retentiontime.

Netapp/SnaplockNetapp

EMC Celerra/VNX mit FLR

EMC Data Domain mit RetentionlockData

Grau Data Filelock

Die verschiedenen Storage-Systeme haben zudem ein unterschiedliches Verhalten, wenn Dokumente mit einer Aufbewahrungsfrist übergeben werden, die außerhalb des eingestellten Bereichs liegt, der durch die Minimale- und Maximale-Retentiontime festgelegt wurde. In der Regel wird die Minimale- bzw. Maximale-Retentiontime vom Storage-System gesetzt, wenn ein Dokument mit einer kleineren bzw. größeren Aufbewahrungsfrist abgelegt werden soll. Es kann aber auch sein, dass das Storage-System (z.B. Data Domain mit Retentionlock) die Dokumentablage verweigert, wenn die übergebene Aufbewahrungsfrist außerhalb der eingestellten Grenzen liegt.

Bei den filesystembezogenen Storagemodulen (NetApp, Celerra, FileLock, Silent Cubes, Data Domain) lässt sich über die d.ecs storage manager-Administration (Version 2.6) hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist (retention time) eine Zeitspanne (Minimale-/Maximale Retention-Zeit in Monaten) einstellen, indem sich die vom führenden System (d.3 / ecspand) übergebene Dokumentaufbewahrungsfrist bewegen muss.

Die Einstellungen hinsichtlich Minimale Retention-Zeit (in Monaten) und Maximale Retention-Zeit (in Monaten) sollten den Einstellungen entsprechen, die auch auf dem Storagesystem gemacht wurden. Diese wiederum sollten den Bereich an Aufbewahrungsfristen abdecken, die in den Dokumentarteinstellungen (d.3/ ecspand) gemacht wurden.

Zulässige Werte für die Minimale Retention-Zeit (in Monaten) müssen sich im Bereich zwischen einem und zwölf Monaten bewegen. Für die Maximale Retention-Zeit (in Monaten) sind nur Werte zwischen 120 und 600 Monaten möglich.

Wird mit einem Dokument eine Aufbewahrungsfrist übergeben, die außerhalb der durch Minimale Retention-Zeit (in Monaten ) bzw. Maximale Retention-Zeit (in Monaten) definierten Zeitspanne liegt, wird die Dokumentablage auf dem Storage-System durch das entsprechende d.ecs storage manager Modul abgelehnt. Die entsprechenden Auslagerungsjobs laufen damit auf Fehler. Durch den Konfigurationsschalter Retention-Zeit automatisch anpassen kann dieses Verhalten dahingehend geändert werden, dass eine übergebene Aufbewahrungsfrist, die außerhalb des Zeitfensters liegt, automatisch auf den konfigurierten Wert der Minimalen-/Maximale Retention-Zeit (in Monaten) gesetzt wird.

Bevor der Schalter Retention-Zeit automatisch anpassen aktiviert wird, muss die folgende Meldung mit Ja bestätigt werden.

Mit Ja bestätigen Sie, dass Sie damit einverstanden sind, dass bei der Dokumentenablage bzw. der Aufbewahrungsfristenverlängerung durch den d.ecs storage manager, die vom führenden System (d.3/ecspand) übergebenen Aufbewahrungsfristen ggf. automatisch angepasst und diese angepassten Aufbewahrungsfristen bei der Ablage auf dem Storage-System verwendet werden sollen. Weiterhin bestätigen Sie mit Ihrer Ja-Auswahl, dass die von Ihnen vorgenommenen Einstellungen hinsichtlich der Werte für die Minimale Retention-Zeit (in Monaten) bzw. Maximale Retention-Zeit (in Monaten) für die automatische Anpassung der Retentiontime verwendet werden sollen.

Der vom führenden System übergebene Wert für die Aufbewahrungsfrist eines Dokumentes wird in der DB-Spalte TTL der Tabelle D3SM_REFERENCES gespeichert. Der TTL-Wert in der Datenbank wird vom d.ecs storage manager nur durch einen sogenannten „Retention-Job“ vom führenden System geändert. Zusätzlich wird das Datum, mit dem das Dokument tatsächlich auf dem Storagesystem abgelegt wurde, in die Spalte RETENTION_ON_STORAGE geschrieben.

Aufbewahrungsfristenverlängerung durch Retention-Jobs

Über das d.3-System werden sogenannte Retention-Jobs an den d.ecs storage manager geschickt, wenn sich im d.3 die Aufbewahrungsfrist eines Dokumentes ändert.

Dies kann z.B. der Fall sein, wenn Dokumente von einer Dokumentart in eine andere verschoben werden. Hierbei ist bei den d.3-Einstellungen zu beachten, dass Dokumentaufbewahrungsfristen auf den Storagesystemen in der Regel nur verlängert werden können, nicht aber verkürzt.

Ein Retention-Job enthält zu einem Dokument eine Aufbewahrungsfrist, die durch den d.ecs storage manager an das Storage-System weitergegeben werden soll. Diese Aufbewahrungsfrist muss sich in den Grenzen (Minimale Retention-Zeit (in Monaten), Maximale Retention-Zeit (in Monaten)), die für das Storagesystem definiert wurden, bewegen, damit die Retentiontime auf dem Storagesystem angepasst werden kann.

Liegt die mit dem Retention-Job übergebene Aufbewahrungsfrist außerhalb des eingestellten Bereichs in der d.ecs storage manager Systemkonfiguration, wird der Retention-Job auf Fehler laufen, es sei denn der Schalter Retention-Zeit automatisch anpassen wurde gesetzt.

Liegt die vom d.3-System übergebene Aufbewahrungsfrist innerhalb der eingestellten Grenzen, wird für das entsprechende Dokument auf dem Storage-System die Retentiontime weitergesetzt. Wenn das Weitersetzten der Retentiontime ordnungsgemäß durchgeführt wurde, werden auch die Werte für TTL und RETENTION_ON_STORAGE in der Tabelle D3SM_REFERENCES angepasst.

Liegt die übergebene Aufbewahrungsfrist außerhalb der eingestellten Grenzen und ist der Schalter Retention-Zeit automatisch anpassen gesetzt, wird die Retentiontime für das Dokument auf dem Storage-System auf den maximal möglichen Wert (heute plus Maximale Retention-Zeit (in Monaten)) gesetzt. Der von d.3 übergebene Wert für die Aufbewahrungsfrist wird entsprechend in der Spalte TTL gesetzt. Der für das Storagesystem angepasste (begrenzte) Wert wird nach einer Überprüfung (Anfrage an das Storagesytem) in der Spalte RETENTION_ON_STORAGE gesetzt.

Automatische Aufbewahrungsfristenverlängerung durch Retentionprozess

Neu in der Version 2.6 von d.ecs storage manager ist der sogenannte Retentionprozess. Dieser Prozess verlängert automatisch die Retentiontimes auf dem Storagesystem, wenn die Restlaufzeit der Retentiontime weniger als 60 Tage beträgt.

Eine Verlängerung der Retentiontime wird durchgeführt, damit das Dokument auf dem Storage-System mit Ablauf der Retentiontime nicht löschbar wird. Dies kann notwendig sein, wenn im d.3 nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht automatisiert gelöscht wird. Ein anderer Anwendungsfall bei dem die Aufbewahrungsfrist für Dokumente automatisiert verlängert werden muss, betrifft Dokumente deren Dokumentarteinstellung mit der Option ereignisorientiertes Löschen konfiguriert wurde.

Der Retentionprozess kann über die d.ecs storage manager-Administration (siehe folgende Abbildung) konfiguriert werden. Von Interesse ist dabei der Wert, der für die Einstellung Retention um x Monate erweitern gewählt wird.

Zulässige Werte müssen zwischen sechs und 24 Monaten liegen. Der Standartwert beträgt sechs Monate. Grundlage für die automatische Verlängerung der Retentiontime durch den d.ecs storage manager ist der in der Spalte RETENTION_ON_STORAGE der Tabelle D3SM_REFERENCES gespeicherte Datumswert. Ist kein Wert in der Spalte RETENTION_ON_STORAGE gespeichert, wird der Datumswert der Spalte TTL als Grundlage für die Verlängerung der Retentiontime verwendet.

Ist der Datumswert der Spalte RETENTION_ON_STORAGE für ein Dokument kleiner als sich aus der Berechnung des aktuellen Datums plus 60 Tage ergibt, wird die Retentiontime für das Dokument automatisch verlängert. Dazu wird die Retentiontime des Dokumentes auf dem Storage-System auf den Datumswert gesetzt, der sich aus der Berechnung des aktuellen Datums plus der eingestellten Zeit (Retention um x Monate erweitern) für den Retention-Prozess (innerhalb der d.ecs storage manager Administration) ergibt.

Mit der durchgeführten Verlängerung der Retentiontime auf dem Storage-System wird dann auch der Wert in der Spalte RETENTION_ON_STORAGE angepasst. Der Datumswert in der Spalte TTL bleibt davon unberührt.

Ist für ein Dokument kein Wert in der Spalte RETENTION_ON_STORAGE hinterlegt, wird für die Überprüfung, ob die Retentiontime verlängert werden muss, der Wert der Spalte TTL verwendet. Bevor aber in diesem Fall eine Retentiontimeverlängerung stattfindet, wird der Wert der Retentiontime auf dem Storagesystem ermittelt.

Liegt die ermittelte Retentiontime vom Storage-System vor dem berechneten Datum (aktuelles Datum plus eingestellte Verlängerung des Retention-Prozesses), wird die Retentiontime auf dem Storagesystem verlängert. Der neue gesetzte Wert der Retentiontime wird in der Spalte RETENTION_ON_STORAGE aktualisiert.

Liegt die ermittelte Retentiontime vom Storage-System hinter dem berechneten Datum, muss keine Verlängerung der Retentiontime stattfinden. Allerdings wird der Wert in der Spalte RETENTION_ON_STORAGE auf den Wert gesetzt, den die Retentiontime des Dokumentes auf dem Storage-System hat.