Interagieren mit d.velop documents

d.velop smart invoice nutzt d.velop documents unter anderem zur Ablage von Rechnungen, Rechnungsanlagen und Workflowprotokollen. Der Zugriff auf d.velop documents erfolgt über ein sogenanntes Quellsystem, unabhängig von der konkreten Kategorie- und Eigenschaftsstruktur im Repository. Es gibt nur wenige Kategorien und Eigenschaften, die vorhanden und zugeordnet sein müssen, damit d.velop smart invoice funktionsfähig ist.

Kategorie: Rechnungen

Mandantennummer
Mandantenname
Workflowbeteiligte
Erstellt am (Systemeigenschaft)

Kategorie: Workflowprotokolle

Doku ID Workflow

Über die Eigenschaft Doku ID Workflow in der Kategorie Workflowprotokolle können Sie die Verbindung zwischen Rechnung und Protokoll herstellen.

Über diesen minimalen Satz an Feldern hinaus können Sie die Repositorystruktur flexibel gestalten.

Damit sich d.velop smart invoice mit einem Repository verbinden kann, müssen Sie einen API-Schlüssel angeben. Der Benutzer, der mit dem API-Schlüssel verknüpft ist, muss in allen Repositorys Berechtigungen zum Lesen und Schreiben für die verwendeten Kategorien haben. Sie müssen dem Benutzer insbesondere die Berechtigung Attributänderung in Freigabe erteilen.

Einrichten der Zuordnungen

Um ein Repository mit d.velop smart invoice zu verwenden, müssen Sie die Quellen smart invoice - invoice sowie smart invoice - protocol den entsprechenden Kategorien und Eigenschaften in Ihrem d.velop documents-Repository zuordnen.

Angenommen, in Ihrem d.velop documents-Repository gibt es die Kategorien Eingangsrechnungen sowie Workflowprotokolle.

So geht's

Wälhen Sie auf der Startseite Zuordnungen aus.
Erstellen Sie eine neue Zuordnung.
Wählen Sie als Quelle smart invoice - invoice aus.
Wählen Sie als Kategorie Eingangsrechnungen aus.
Ordnen Sie die d.velop smart invoice-Eigenschaft d.3ecm - Erstellungsdatum der Systemeigenschaft Erstellt am zu.
Ordnen Sie die benötigten d.velop smart invoice-Eigenschaften den Eigenschaften der Kategorie zu. Sie müssen mindestens die Eigenschaften Mandant Nummer, Workflowbeteiligte und Mandant Name zuordnen.
Speichern Sie die Zuordnung.
Erstellen Sie eine neue Zuordnung.
Wählen Sie als Quelle smart invoice - protocol aus.
Wählen Sie als Kategorie Workflowprotokolle aus.
Ordnen Sie die benötigten d.velop smart invoice-Eigenschaften den Eigenschaften der Kategorie zu. Sie müssen mindestens die Eigenschaft Workflow Doku Id zuordnen.
Speichern Sie die Zuordnung.
Navigieren Sie zur d.velop smart invoice-Administrationsoberfläche.
Wechseln Sie über Repositorys zur Übersichtsseite der d.velop documents-Repositorys. Wenn das Repository und die Zuordnungen korrekt eingerichtet wurden, erscheint in der Spalte Status ein Häkchensymbol.

Sie können das d.velop documents-Repository nun verwenden.

Erteilen von Berechtigungen für die Rechnungsdokumente

Alle Anwendenden benötigen im Repository Leseberechtigungen für Rechnungen, die in d.velop smart invoice bearbeitet werden sollen. Hierzu ist die Mehrfacheigenschaft Workflowbeteiligte nötig. d.velop smart invoice füllt dieses Feld mit einer Liste aller Benutzer und Gruppen, denen die Rechnung im Laufe des Workflows zugewiesen wird. Im Repository müssen Sie ein entsprechendes Berechtigungsprofil einrichten, das diesen Benutzern und Gruppen den lesenden Zugriff auf die Rechnungsdokumente erteilt.

Festlegen einer Vertretung bei Abwesenheit

Wenn Sie sich in d.velop documents abwesend melden und eine Vertretung festlegen, kann Ihre Vertretung Ihre Aufgabenliste aufrufen.

Ihre Vertretung kann nur Aufgaben sehen, die persönlich an Sie adressiert wurden. Ihre Vertretung kann keine Aufgaben sehen, die Ihnen im Rahmen einer Gruppenmitgliedschaft zugestellt wurden. Sobald Ihre Vertretung eine Aufgabe öffnet, fügt d.velop smart invoice die Vertretung den Workflowbeteiligten hinzu.

Damit Ihre Vertretung auch die Dokumentanhänge zu den Aufgaben einsehen kann, muss Ihre Vertretung ein geeignetes Berechtigungsprofil in d.velop documents besitzen.

Anmerkung

In d.velop documents können aufgrund der Konfiguration der Berechtigungsprofile in seltenen Fällen Berechtigungsprobleme auftreten. Hierbei ist die Vertretung nicht sofort berechtigt, beim Öffnen einer Aufgabe das angehängte Rechnungsdokument einzusehen.