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Finden von Verträgen, Dokumenten oder Aufgaben über die erweiterte Suche

Über Erweiterte Suche können Sie in d.velop contracts for Microsoft 365 nach Verträgen, Dokumenten oder Aufgaben suchen.

Sie können eine Volltextsuche in allen Eigenschaften des Vertrags, des Dokuments oder der Aufgabe verwenden. Alternativ können Sie die Suche auf einzelne Eigenschaften beschränken.

Um einen Vertrag, ein Dokument oder eine Aufgabe zu finden, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die Sie kombinieren können.

Das Verfeinern der Suche durch Auswahl von Eigenschaften ist optional. Durch das Verfeinern reduzieren Sie die Anzahl der Ergebnisse in der Ergebnisliste.

Zum Verfeinern stehen Ihnen folgende Möglichleiten zur Verfügung, die Sie auch kombinieren können.

Beachten Sie auch die Möglichkeit zum Speichern von Suchvorlagen, nachdem Sie eine erweiterte Suche ausgeführt haben.

Nutzen der Volltextsuche

Über das Suchfeld können Sie eine Volltextsuche nach einem Suchbegriff starten. Es werden alle Eigenschaften der Verträge sowie der Inhalt der Dokumente nach diesem Begriff durchsucht.

So geht's 

  1. Wechseln Sie auf die Startseite von d.velop contracts for Microsoft 365.

  2. Wählen Sie Erweiterte Suche, um die Suchmaske zu öffnen.

  3. Geben Sie im Feld Suchbegriff den gesuchten Begriff ein.

  4. Starten Sie die Suche mit der Schaltfäche Suchen.

Nutzen der Suchergebnisliste

In diesem Thema erfahren Sie, wie Sie die Suchergebnisliste anpassen und exportieren.

Anmerkung

In der Ergebnisliste können maximal 500 Suchergebnisse angezeigt werden. Für eine größere Anzahl von Ergebnissen können Sie den Export verwenden.

Anpassen der Spalten in der Suchergebnisliste

In der Vertragssuche können Sie die Spalten der Ergebnistabelle pro Vertragstyp anpassen. Diese Anpassungen werden für alle Anwendenden individuell gespeichert.

So geht's 

  1. Führen Sie eine beliebige Suche mit dem gewünschten Vertragstyp aus.

  2. Klicken Sie auf Spalten auswählen.

  3. Wählen Sie die Spalten aus, die in der Ergebnistabelle angezeigt werden sollen.

  4. Ziehen Sie die Spalten via Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Exportieren der Suchergebnisliste

Bei der Suche nach Verträgen, Dokumenten und Aufgaben können Sie die Suchergebnisse als Excel-Datei exportieren.

So geht's 

  1. Führen Sie eine beliebige Suche aus.

  2. Klicken Sie auf Suchergebnisse exportieren.

Warnung

Bei mehr als 500 Suchergebnissen kann der Export aufgrund der hohen Anzahl an Suchergebnissen einige Minuten dauern.

Hinzufügen von Filtern zur Suche

Verfeinern Sie Ihre Suche mit Filter hinzufügen. Bei bestimmten Vertragsfeldern können Sie den gesuchten Wert aus den vorhandenen Werten des Vertragsfeldes auswählen.

So geht's 

  1. Klicken Sie auf Filter hinzufügen, um ein Feld aus der Liste der vorhandenen Vertragseigenschaften auszuwählen.

    Hinweis

    Spezifische Felder eines Vertragstyps werden nur dann angezeigt, wenn Sie zuvor einen Vertragstypen ausgewählt haben.

  2. Klicken Sie in das neue Feld, um alle verfügbaren Vertragseigenschaften anzuzeigen.

  3. Wählen Sie die gewünschte Vertragseigenschaft aus.

  4. Geben Sie den gewünschten Wert ein. Wiederholen Sie die vorherigen Schritte für alle weiteren Felder. 

    Hinweis

    Die Suche nach leeren bzw. nicht festgelegten Werten wird nicht unterstützt. Filter ohne Werte werden nicht berücksichtigt.

    Hinweis

    Bei einem Mehrfachauswahl-Feld können Sie nur einen Wert auswählen. Es wird geprüft, ob der ausgewählte Wert enthalten ist.

  5. Suchen Sie nach Verträgen mit den festgelegten Kriterien.

Details zum Umgang mit besonderen Vertragsfeldern finden Sie im Kapitel Wie verwende ich besondere Vertragsfelder in der erweiterten Suche?.