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Verwalten von docgen-Dokumentvorlagen

Mit docgen können Sie Dokumente anhand einer individuellen Microsoft Word-Vorlage generieren lassen. Sie können Dokumentvorlagen aus einer Microsoft SharePoint-Bibliothek verwenden.

Hinweise zum Erstellen von Vorlagen 

  • Erstellen Sie eine Datei im DOCX-Format. 

  • Schreiben Sie austauschbare Informationen in geschweiften Klammern, z.B. Vertragsgegenstand oder Anschrift des Vertragspartners. Tragen Sie zwischen den geschweiften Klammern den internen Namen der entsprechende Websitespalte ein, z.B. {ecsSubjectOfContract}.

  • Websitespalten vom Typ Nachschlagen und Verwaltete Metadaten: Tragen Sie z.B. bei der Websitespalte Vertragspartner (ecsContractState) als Beginn der Schleife {#ecsContractState} und als Ende der Schleife {/ecsContractState} ein. Somit können die Attribute des Vertragspartners erfasst werden, z.B. {name}. Beispiele:

{#ecsContractState} {name} {/ecsContractState}
{#ecsContractType} {name} {/ecsContractType}
{#ecsCPLookup} {title} {additionalFields.ecsCPAddress} {additionalFields.ecsCPCity} {additionalFields.ecsCPZipCode} {additionalFields.ecsCPCountry.name} {#contactPersons} {eMail} {salutation} {firstName} {title} {phone} {/contactPersons} {/ecsCPLookup}
{#ecsResponsible} {text} {/ecsResponsible}

  • Websitespalten vom Typ Datum und Uhrzeit: Tragen Sie zusätzlich zum Spaltennamen den Filter | date ein, z.B. {ecsContractStart | date}.

  • Websitespalten vom Typ Zahl: Tragen Sie zusätzlich zum Spaltennamen den Filter | number ein, z.B. {ecsRentableArea | number}.

  • Websitespalten vom Typ Währung: Tragen Sie zusätzlich zum Spaltennamen den Filter | currency ein, z.B. {ecsTotalSum | currency}.

  • Für die zuvor aufgeführten Websitespalten können Sie zusätzlich Sprachcodes eintragen, z.B. {ecsContractStart | date:"de-DE"} oder {ecsTotalSum | currency:"de-DE":"EUR"}.

Hochladen von Vorlagen in der Microsoft SharePoint-Bibliothek – So geht's 

  1. Öffnen Sie die Dokumentbibliothek ecsContractDocumentTemplates unter Websiteinhalte.

  2. Laden Sie ein Vorlagendokument im DOCX-Format hoch.

Konfigurieren Sie die erstellten Vorlagen, um die Vorlagen in d.velop contracts for Microsoft 365 zur Verfügung zu stellen. Sie können die Konfiguration in der Konfigurationsoberfläche vornehmen und erweiterte Konfigurationen in der JSON-Datei erstellen.

Konfigurieren in der Konfigurationsoberfläche – So geht's 

  1. Aktivieren Sie die Dokumentvorlagen mit Dokumentvorlagen aktivieren.

  2. Wählen Sie unter Vorlagenmodul die Option Standard aus.

  3. Klicken Sie auf Speichern.

Erweitertes Konfigurieren in der JSON-Datei – So geht's

  1. Tragen Sie für den Parameter active den Wert true ein, um die Dokumentvorlagen zur Verfügung zu stellen.

  2. Tragen Sie für den Parameter engine den Wert standard ein.