Über dbs | case manager
Voraussetzungen
Menü der Dokumentation
Anlegen und Bearbeiten von Vorgängen
So geht's
Klicken Sie auf die Kachel Neuer Vorgang.
An dieser Stelle können Sie mit der Erstellung eines neuen Vorgangs beginnen. Die Erstellung ist dabei in folgende Bereiche geteilt:
Stammdaten
Unter Stammdaten können Sie folgende Angaben hinterlegen:
Vorgangsbezeichnung: Dieses Feld gibt dem konkreten Vorgang eine sprechende Bezeichnung.
Vorgangstyp: Dieses Feld enthält eine Auswahl aller Vorgangstypen, für die der Anwender eine Berechtigung erhalten hat. Über den Vorgangstyp werden u.U. auch unterschiedliche Prozessabläufe und Aufgabenvorlagen unterschieden, die fachadministrativ vorgegeben wurden.
Vorgangsstatus: Dieses Feld enthält eine Auswahl der Status, die in Abhängigkeit des Vorgangstyps definiert wurden. Die Reihenfolge ergibt sich aus dem vordefinierten Statusmodell.
Vorgangsnummer (intern): Die Interne Vorgangsnummer wird automatisch beim Speichern gebildet, i.d.R. enthält sie ein Präfix, die Jahreszahl sowie eine fortlaufende Nummer.
Vorgangsnummer (extern): Sofern Sie in der Kommunikation mit einem externen Partner dessen Vorgangsnummer hinterlegen wollen, ist dies im Feld "Externe Vorgangsnummer" zu tun.
Organisationseinheit: Dieses Feld enthält eine Auswahl unterschiedlichster Organisationeinheiten im Unternehmen. Dabei kann es sich abhängig vom kundenspezifischen Customizing um Abteilungen, Teams oder auch rechtlich selbstständige Einheiten im Konzern handeln.
Verantwortlich: Tragen Sie die verantwortlichen Personen ein. Sie können über die Auswahlboxen auch mehrere Verantwortliche definieren. Falls in den allgemeinen Konfigurationen eingestellt, wird der Verfasser des Vorgangs bereits automatisch eingetragen.
Partner: Dieses Feld enthält bei Bedarf die externen Partner, die in den Vorgang involviert sind.
Rolle: Dieses Feld enthält eine Auswahl von möglichen Rollen, denen ein Partner zugeordnet wird.
Ansprechpartner: In diesem Feld kann optional ein Ansprechpartner beim externen Partner hinterlegt werden. Sofern dieser in den Partnerstammdaten hinterlegt wurde, erscheint dieser automatisch in der Suchhilfe nach Tippen der ersten Buchstaben.
Im Bereich Erweiterte Stammdaten werden erweiterte Eigenschaften angezeigt, die zusätzlich zu denen im Standardlieferumfang enthaltenen Eigenschaften administrativ zur Vertragsakte hinzugefügt wurden. Hier können Sie sowohl einfache Eingabefelder als auch Mehrfachfelder in einer Tabelle pflegen.
Anmerkung
Folgende Angaben sind optional:
Externe Vertragsnummer. Eine interne Vertragsnummer wird automatisch erstellt.
Vertragswert
Ablageort
Rahmenvertragsnummer
Organisationseinheit
Beispiel
Ein Kunde fragt per E-Mail Informationen zu einer Softwarelösung an. Im Vertriebsinnendienst wird hierzu ein neuer Vorgang wie folgt angelegt:
Vorgangsbezeichnung: Anfrage Produktinformationen Vorgangsmanagement
Vorgangstyp: KAN-Kundenanfrage
Vorgangsstatus: Vorqualifizierung
Interne Vorgangsnummer: CASE-2016-000548
Organisationseinheit: d.velop AG
Partnername: 4you GmbH
Rolle: Kunde
Ansprechpartner: Michel Weitsicht
Fristen
In diesem Bereich legen Sie die Fristen für Ihren Vorgang fest.
Frist: Dieses Feld enthält das Datum, zu dem der Vorgangs abgeschlossen sein muss.
Erinnerung: Die Erinnerung wird in Abhängigkeit zur Definition der Vorlaufzeiten je Vorgangstyp berechnet und vorgeschlagen. Diese kann manuell geändert werden. Zu diesem Datum wird der Vorgang dem verantwortlichen Mitarbeiter in den Postkorb gelegt.
Anlegen einer sonstigen Frist
Sie können Fristen anlegen, die Sie individuell benennen können.
So geht's
Klicken Sie auf das +-Zeichen.
Tragen Sie unter Beschreibung einen Namen für die Frist ein.
Tragen Sie unter Verantwortlich einen oder mehrere Benutzer oder Gruppen ein. Abhängig von der Berechtigungskonfiguration ist es möglich, dass im Anschluss nur diese Benutzer die Frist bearbeiten können.
Geben Sie an, bis wann die Frist gelten soll.
Anmerkung
Sie können eine Erinnerung einrichten. Setzen Sie dafür den Haken bei Erinnerung. Anschließend können Sie das Datum angeben, an dem erinnert werden soll. Die Benutzer, die bei Verantwortlich hinterlegt wurden, erhalten die Erinnerung.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Angaben zu speichern.
Wenn Sie die Frist entfernen möchten, klicken Sie auf das Mülleimersymbol in der Zeile der Frist.
Aufgaben
Im Bereich Aufgabe erhalten Sie eine Übersicht über die abgeschlossenen und die noch bevorstehenden Aufgaben. Zudem können Sie an dieser Stelle Aufgabenvorlagen definieren.
Anmerkung
Die Schaltflächen zum Erstellen einer Aufgabe oder Aufgabenvorlage sind aktiv, sobald Sie Ihre bisherigen Vorgangsdaten gespeichert haben.
Ihre Aufgaben sind tabellarisch aufgelistet. In der Auflistung sehen Sie folgende Informationen, die Sie für die Sortierung der Auflistung nutzen können:
Aufgabentyp (Erinnerung, Benutzeraufgabe)
Status (In Bearbeitung, Abgeschlossen)
Erinnerungsdatum
Fristdatum
Name der Aufgabe
Verantwortung für die Aufgabe
Anmerkung
Alle für Sie relevanten Aufgaben finden Sie außerdem im entsprechenden Bereich von d.ecs task. Sollten Sie weitere Fragen hierzu haben, schauen Sie bitte in die Dokumentation von d.ecs task.
Falls das Erinnerungsdatum einer Aufgabe in der Vergangenheit liegt, wird dieses für die Anlage in d.ecs task auf das nächst mögliche Datum in der Zukunft plus fünf Minuten gesetzt, damit die Erinnerung für diese Aufgabe schnellstmöglich erfolgt.
Einblenden aller Aufgaben
Standardmäßig sehen Sie nur Aufgaben, die noch nicht abgeschlossen sind. Aktivieren Sie Abgeschlossene Aufgaben, damit auch Aufgaben angezeigt werden, die bereits abgeschlossen sind. Am Ende der Auflistung können Sie zudem einstellen, wie viele Aufgaben auf einmal angezeigt werden.
Abschließen einer bestehenden Aufgabe
Wenn Sie Aufgaben, die sich im Status in Bearbeitung befinden, abschließen möchten, klicken Sie in der Zeile der Aufgabe auf das Häkchensymbol.
Arten von Aufgaben
dbs | case manager unterscheidet verschiedene Arten von Aufgaben, die im folgenden dargestellt werden.
Unterscheidung anhand des Vorlagencharakters:
Ad-hoc-Aufgaben: Diese werden vom Benutzer manuell innerhalb eines konkreten Vorgangs angelegt.
Aufgabenvorlagen: Diese werden vom Fachadministrator für einen bestimmten Vorgangstyp und -status definiert und können vom Benutzer innerhalb eines konkreten Vorgangs ausgewählt werden oder die Erstellung erfolgt automatisch aufgrund des Eintreffens von definierten Bedigungen.
Unterscheidung anhand der Ausführung:
Einmalig: Diese Aufgaben dürfen nur einmalig im gesamten Vorgang angelegt werden.
Mehrmals: Diese Aufgaben können auch gleichzeitig mehrmals in einem Vorgang angelegt werden.
Regelmäßig: Diese Aufgaben können in regelmäßigen Abständen wiederholt werden. Sie dürfen auch mehrmals gleichzeitig in einem Vorgang angelegt werden.
Automatisch: Diese Aufgaben werden automatisch aus einer Aufgabenvorlage erzeugt, wenn eine bestimmte Bedingung eingetroffen ist.
Manuell: Diese Aufgaben können manuell aus einer vordefinierten Aufgabenvorlage erstellt werden, sie stehen dem Benutzer im Kontext des aktuellen Vorgangsstatus zur Verfügung.
Unterscheidung anhand der Fristen:
Absolute Fristen: Hiermit geben Sie ein konkretes Datum als Frist vor.
Frist ab Erstellungsdatum: Diese Fristen werden ausgehend von der Erstellung der Aufgabe relativ berechnet.
Dynamische Fristen: Diese Fristen werden ausgehend von einem dynamischen Fristende (z.B. Monatsende) berechnet.
Unterscheidung nach Vorlagencharakter
Aufgaben innerhalb dbs | case manager können entweder ad hoc angelegt werden oder aus einem Aufgabentemplate erzeugt werden. Ad-hoc-Aufgaben decken dabei all jene Aufgaben ab, die spontan auftreten. Diese haben nicht den Charakter wiederkehrender Aufgabenstellungen, die in bestimmten Status eines Vorgangs immer wieder oder sogar jedes mal erledigt werden müssen. Ad-hoc-Aufgaben werden daher i.d.R. vom Vorgangsverantwortlichen oder einem involvierten Mitarbeiter im Kontext eines konkreten Vorgangs erzeugt. Die Erstellung von Ad-hoc-Aufgaben wird im Kapitel Anlegen einer Ad-hoc-Aufgabe erläutert.
Aufgabenvorlagen dienen dazu, wiederkehrende Aufgabenstellungen und damit auch Prozesse vorzustrukturieren und zu standardisieren. Sie eignen sich für wiederkehrende Arbeiten und werden i.d.R. von einem Fachadministrator oder prozessverantwortlichen Mitarbeiter bei der Prozessmodellierung in Abhängigkeit des Vorgangstyps sowie dem Vorgangsstatus angelegt. Die Prozessmodellierung wird im Kapitel Vorgangsmanagement für den Fachadministrator erläutert, während die Erzeugung einer konkreten Aufgabe aus einer Vorlage im Kapitel Aufgaben aus Vorlagen anlegen erklärt wird.
Unterscheidung nach Ausführungsart
Je nachdem, ob der Benutzer eine Aufgabe ad hoc anlegt oder diese aus einer Aufgabenvorlage erzeugt werden, stehen unterschiedliche Ausführungsarten zur Auswahl:
Im Kontext der ad hoc angelegten Benutzeraufgaben werden folgende Ausführungsarten unterschieden:
einmalig: Diese Aufgaben dürfen nur einmalig im gesamten Vorgang angelegt werden.
mehrmals: Diese Aufgaben können auch gleichzeitig mehrmals in einem Vorgang angelegt werden.
regelmäßig: Diese Aufgaben können in regelmäßigen Abständen wiederholt werden. Sie dürfen auch mehrmals gleichzeitig in einem Vorgang angelegt werden.
Besonderheiten bei der Bearbeitung sowie beim Abschluss von Aufgaben werden im Kapitel Aufgaben bearbeiten dargestellt.
Im Kontext der Aufgabenvorlagen können zudem folgende Ausführungsarten unterschieden werden.
automatisch: Diese Aufgaben werden automatisch aus einer Aufgabenvorlage erzeugt, wenn eine bestimmte Bedingung eingetroffen ist.
manuell: Diese Aufgaben können manuell aus einer vordefinierten Aufgabenvorlage erstellt werden, sie stehen dem Benutzer im Kontext des aktuellen Vorgangsstatus zur Verfügung.
Ob eine Aufgabe unter bestimmten Bedingungen automatisch (z.B. Vorgänger wurde erledigt) erzeugt wird oder für eine manuelle Planung zur Verfügung steht, wird fachadministrativ festgelegt.
Unterscheidung nach Art der Fristen
Bei der Erstellung einer konkreten Aufgabe oder einer Aufgabenvorlage ist es möglich zwischen verschiedenen Fristtypen zu unterscheiden. Bei der Erstellung einer konkreten Aufgaben hat der Benutzer die Wahl zwischen einer absoluten und dynamischen Frist, bei der Erstellung einer Aufgabenvorlage hat er die Wahl zwischen einer relativen und dynamischen Frist.
Absolute Frist: Absolute Fristen können nur in einer konkreten Aufgabe verwendet werden. Bei einer absoluten Frist kann man die Frist auf ein festes Datum setzen. Genauso lässt sich die Erinnerung statisch konfigurieren.
Frist ab Erstellungsdatum: Fristen ab Erstellungsdatum können nur in einer Aufgabevorlage verwendet werden. Bei einer Frist ab Erstellungsdatum kann man die Frist bzw. Erinnerung relativ zum Erstellungsdatum der Aufgabe automatisch während der Erstellung berechnen lassen. Im Beispiel wurde bei Frist 2 und bei Erinnerung 1 Tag(e) eingetragen. Weitere mögliche Einheiten wären Arbeitstage, Wochen, Monate und Jahre. Würde am 06.04.2016 eine konkrete Aufgabe aus dieser Aufgabenvorlage erstellt werden, so läge die Frist auf dem 08.04.2016 und die Erinnerung auf dem 07.04.2016.
Dynamische Frist: Dynamische Fristen können sowohl bei Aufgabenvorlagen als auch bei konkreten Aufgaben verwendet werden. Hierbei hat der Benutzer die Möglichkeit, die Frist dynamisch berechnen zu lassen. Er kann definieren, wie viele Tage, Arbeitstage, Monate oder Jahre die Frist vor einem festzulegenden Endzeitpunkt (Monatsende, Monatsmitte, Quartalsende, Halbjahresende, Jahresende, Vorgangsende, Stichtag) oder nach einem festzulegenden Startdatum liegen soll. Wurde eine Frist konfiguriert, so kann eine Erinnerung zur Frist eingestellt werden. Wenn die Frist hingegen leer gelassen wird, kann die Erinnerung auch zu den zuvor genannten Zeitpunkten eingestellt werden. Im Beispiel wurde für die Frist 5 Tage zum Vorgangsende (07.08.2016) gewählt. Würde am 01.06.2016 eine Aufgabe mit diesen Einstellungen erstellt werden, so läge die Frist auf dem 02.08.2016. Die Erinnerung wird zunächst automatisch anhand der eingestellten Vorgangs- bzw. Vertragstypenkonfiguration vorbelegt. In der Vertragstypenverwaltung bzw. über die Prozesse lassen sich je Vertrags- bzw. Vorgangstyp einstellen, wie viele Arbeitstage die Erinnerung zeitlich vor der Frist liegt. Diese Einstellungen werden zur Berechnung des Erinnerungsdatums herangezogen. Die Vorbelegung darf jedoch frei angepasst werden. In diesem Beispiel soll die Erinnerung 30 Arbeitstage vor der Frist liegen. Demnach liegt die Erinnerung auf dem 21.06.2016. Passt der Benutzer die Einstellungen der Frist an, so wird die Erinnerung automatisch aktualisiert.
Berechnung der Arbeitstage
Für die Berechnung von Arbeitstagen wird eine Konfiguration benötigt. Die Konfiguration erreichen Sie über Konfiguration > Administration > Fristen.
Dort können Sie das Land und Bundesland angeben, anhand derer die gesetzlichen Feiertage ermittelt werden können. Diese sowie die Wochenendtage Samstag und Sonntag werden von der Berechnung der Arbeitstage ausgenommen.
Anlegen einer Ad-hoc-Aufgabe
Ad-hoc-Aufgaben werden immer als neue Aufgabe innerhalb eines konkreten Vorgangs erstellt.
So geht's
Betätigen Sie die Schaltfläche + unter Aufgaben.
Geben Sie einen Betreff an: Dieser Text beschreibt die Aufgabe und ist später auch im d.3-Postkorb (und u.U. in der damit verbundenen Mail) ersichtlich.
Wählen Sie die verantwortlichen Benutzer bzw. die verantwortlichen Gruppen für diese Aufgaben mit Hilfe der Suchhilfe Verantwortlich aus. Sie können über die Auswahlboxen auch mehrere Verantwortliche definieren.
Optional:
Wenn Sie weitere Details zu dieser Aufgabe festlegen wollen, so aktivieren Sie die Option Erweiterte Ansicht.
Geben Sie (bei Bedarf) weitere Informationen unter Ergänzende Erläuterungen an.
Geben Sie (bei Bedarf) eine Frist an. Diese können bei einer Ad-hoc-Aufgabe als Stichtag oder als dynamische Frist angeben werden:
Frist (Stichtag): Geben Sie unter Frist das Datum an, zu dem die Aufgabe erledigt sein muss. Geben Sie unter Erinnerung das Datum an, an dem Sie aktiv per d.3-Postkorb an die Aufgabe erinnert werden wollen.
Dynamische Frist: Geben Sie die Frist als Vorlaufzeit zum Vorgangsende, Monatsende, Quartalsende, Halbjahresende, Jahresende, Stichtag, ab Stichtag oder zur Monatsmitte an. Die Vorlaufzeit können Sie als Tag(e), Arbeitstag(e), Woche(n), Monat(e) oder Jahr(e) definieren. Das Fristdatum wird in diesem Fall automatisch aus der Vorlaufzeit berechnet. Die Erinnerung berechnet sich aus der dafür angegeben Vorlaufzeit und dem ersten Fristdatum.
Wählen Sie einen Fertigstellungsgrad, sofern bereits mit der Aufgabe begonnen wurde.
Wählen Sie die Schaltfläche Erstellen zum Speichern der Aufgabe.
Nach dem Erstellen der Aufgabe wird diese im Bereich Aufgaben angezeigt.
Aufgaben aus Vorlagen anlegen
Aufgabenvorlagen stehen Ihnen in Abhängigkeit des aktuellen Vorgangstyps und Vorgangsstatus unter Aufgabenvorlagen zur Verfügung.
So geht's
Die aufgeführten Aufgabenvorlagen können Sie über das
-Symbol als konkrete Aufgaben in den Vorgang aufgenommen werden.Klicken Sie auf Erstellen. Die neue Aufgabe erscheint jetzt im Bereich der bevorstehenden Aufgaben.
Aufgabenvorlagen werden i.d.R. von einem Fachadministrator oder aber von einem berechtigten Mitarbeiter über die Kachel Prozesse gepflegt.
Aufgaben bearbeiten
Aufgaben zu einem Vorgangs können Sie wie folgt einsehen und bearbeiten:
Unter Aufgabe des konkreten Vorgangs sehen Sie die eingeplanten Aufgaben.
Wenn Sie auf einen Aufgabeneintrag klicken, können Sie die Aufgabe bearbeiten.
Mit der Schaltfläche Speichern übernehmen Sie Ihre vorgenommenen Änderungen.
Mit der Schaltfläche Abschließen bestätigen Sie, dass diese Aufgabe erledigt ist.
Mit der Schaltfläche Löschen wird die Aufgabe gelöscht.
Mit der Schaltfläche Abbrechen verwerfen Sie die aktuellen Änderungen zur Aufgabe.
Mit dem Häkchensymbol in der Übersicht der eingeplanten Aufgaben kann eine Aufgabe direkt abgeschlossen werden. Zur Sicherheit erfolgt noch eine Abfrage. Bestätigen Sie diese mit Abschließen, sofern die Aufgabe erledigt ist.
Wurde eine Aufgabe abgeschlossen, verschwindet diese aus der Standardübersicht. Mithilfe des Schieberegles Abgeschlossene Aufgaben können Sie Einträge der bereits erledigten Aufgaben aber wieder einblenden.
Anmerkung
Beachten Sie, dass nach dem Löschen eines Vorgangs verwaiste Aufgaben vom Erinnerungsservice automatisch beendet werden.
Aktivitäten
Die Aktivitäten zeigen Ihnen die letzten Änderungen zum Vorgang an. Mit einem Klick auf die Schaltfläche zum Aktualisieren können in der Zwischenzeit möglicherweise erfolgte Änderungen eingeblendet werden.
Konversationen
Unter Konversationen erhalten Sie eine Übersicht der gestarteten Konversationen zu diesem Vorgang.
Um eine neue Konversation zu starten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Klicken Sie auf die Schaltfläche +.
Geben Sie einen Titel sowie die Teilnehmer ein.
Schreiben Sie Ihren Text.
Klicken Sie auf die Pfeil-Schaltfläche.
Um eine E-Mail an externe Teilnehmer zu verschicken gehen Sie folgendermaßen vor:
Klicken Sie auf die Schaltfläche ^.
Wählen Sie bei Art der Nachricht "E-Mail" aus.
Tragen Sie einen E-Mail-Betreff ein.
Tragen Sie bei Externe Teilnehmer eine E-Mail-Adresse ein. Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger versenden möchten, trennen Sie die E-Mail-Adressen mit einem ";".
Fügen Sie Ihre Nachricht hinzu und klicken Sie auf die Pfeil-Schaltfläche.
Konversationsanhänge
Es ist möglich zu einer Konversation Aufgaben, Dokumente oder Akten anzuhängen.
So geht's
Geben Sie eine neue Nachricht ein.
Wählen Sie über die Büroklammerschaltfläche einen Anhang aus. Es werden Ihnen alle Aufgaben, Dokumente und Akten angeboten, die sich in dem Vorgang befinden. Falls es mehr Ergebnisse gibt als Ihnen zur Auswahl angeboten werden, müssen Sie die Suche weiter einschränken.
Übernehmen Sie das ausgewählte Element. Es wird ein Platzhalter am Ende der Nachricht eingefügt. Entfernen oder bearbeiten Sie diesen, so wird der Anhang nicht zur Konversation hinzugefügt. Sie dürfen lediglich die Position des Platzhalters verändern.
Klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche, um die Nachricht zu versenden.
Sie können nun den Anhang über den Link in der hinzugefügten Nachricht öffnen. Alternativ finden Sie alle hinzugefügten Anhänge über die Büroklammerschaltfläche neben dem Konversationstitel.
Zusätzliche Erläuterungen
Die Zusätzlichen Erläuterungen bieten die Möglichkeit, eine erweiterte Beschreibung zu einem Vorgang zu pflegen. Diese wird nicht versioniert.
Aktenstruktur
In der Aktenstruktur können Sie die Vorgangsakte und alle untergeordneten Akten und Dokumente einsehen. Wenn Sie per Drag and Drop Dokumente auf die Vorgangsakte ziehen, öffnet sich der Import-Dialog worüber Sie neue Dokumente in die Akte ablegen können.
Bereiche konfigurieren
Der Button Bereiche konfigurieren öffnet ein Dialogfenster welches dazu dient einzelne Bereiche der Seite ein- oder auszublenden.
Des Weiteren lässt sich die Reihenfolge der Bereiche verändern. Dazu kann man die Bereiche direkt im linken Bereich der Seite oder innerhalb des Bereiche konfigurieren Dialogs per Drag and Drop verschieben.
Die Konfiguration der Bereiche wird nutzerspezifisch gespeichert und bei einem erneuten Seitenaufruf angewandt.
Ansicht
Der Button Ansicht im linken Seitenbereich öffnet ein Dialogfenster, welches die Konfiguration von Gitterabständen bereitstellt.
Mit Hilfe von Schiebereglern kann sowohl der innere als auch der äußere Abstand des Gitterrasters, in dem die einzelnen Eingabefelder angeordnet sind, verändert werden. So können, je nach belieben, die Eingabefelder näher aneinander gebracht oder voneinander entfernt werden, sodass man unterschiedlich viele Informationen auf einen Blick sieht.
Die Konfiguration der Gitterabstände wird ebenfalls im Benutzerkontext gespeichert und auf allen Formularseiten angewandt.