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Wissenswertes zur Clearingstelle

Die Clearingstelle ermöglicht es berechtigten Benutzern, im Fehlerfall in den Rechnungsworkflow einzugreifen. Fehlerfälle sind zum Beispiel: 

  • Eine fehlgeleitete Rechnung

  • Eine falsche Kontierung

  • Eine fälschlicherweise erteile Freigabe

  • Ein Fehler in der sachlichen Prüfung

Berechtigte Benutzer können eine betroffene Rechnung in den Clearingmodus versetzen und eine Rechnung umleiten oder die Prüfung bzw. Freigabe neu veranlassen. Alle anderen Benutzer können eine Rechnung aktiv in das Clearing schicken, sofern sie der Meinung sind, dass ein Fehler vorliegt.

Im Clearingmodus sind alle Felder beschreibbar. Alle Änderungen innerhalb der Clearingstelle werden im Workflowprotokoll dokumentiert.

Berechtigte Benutzer können den Clearingmodus nur für Rechnungen aktivieren, deren Workflow sich in einem Workflowschritt mit Benutzerinteraktion befindet. Wenn sich der Workflow einer Rechnung in einem Workflowschritt bzw. in einer Workflowphase ohne Benutzerinteraktion befindet, können Benutzer den Clearingmodus für diese Rechnung nicht aktivieren.

Workflowschritte ohne Benutzerinteraktion:

  • Warten auf Wareneingang (Beachten Sie, dass berechtigte Benutzer den Workflowschritt Warten auf Wareneingang abbrechen können. In diesem Fall wird der Workflow in einem Workflowschritt mit Benutzerinteraktion fortgesetzt.)

Workflowphasen ohne Benutzerinteraktion:

  • Workflow startet 

  • Workflowstart ist fehlgeschlagen 

  • Workflow hat einen aktiven Belegdatentransfer 

  • Workflow wird beendet/abgebrochen 

  • Workflow ist beendet/abgebrochen 

Einrichten der Clearingstelle

Um die neue Clearingstelle im Workflow verwenden zu können, müssen Sie unter Umständen noch eine Vorschaufunktion (Feature Flag) aktivieren.

So geht’s 

  1. Navigieren Sie in der Administration von d.velop smart invoice in Ihre Workflowdefinition und klicken Sie auf Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf die Perspektive Clearing.

  3. Aktivieren Sie die Option Clearing.

Bearbeiten von Belegen im Clearingmodus

In diesem Schritt müssen Sie mindestens eine Gruppe berechtigen, die Belege im Clearingmodus bearbeiten darf.

So geht’s 

  1. Navigieren Sie in der Administration von d.velop smart invoice in Ihre Workflowdefinition und klicken Sie auf Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf die Perspektive Clearing.

  3. Wählen Sie bei Berechtigungen Standard für Alle unter Gruppe eine Gruppe aus, die die Aufgaben empfangen soll.

Berechtigen individueller Gruppen für jeden Mandanten

Sie können für jeden Mandanten individuelle Gruppen für die Bearbeitung von Belegen im Clearingmodus berechtigen.

So geht’s

  1. Navigieren Sie in der Administration von d.velop smart invoice in Ihre Workflowdefinition und klicken Sie auf Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf die Perspektive Clearing.

  3. Klicken Sie bei Berechtigungen auf Berechtigung hinzufügen.

  4. Tragen Sie eine Mandanten-ID ein.

  5. Wählen Sie unter Gruppe die zuständige Gruppe für diesen Mandanten aus.