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Konfigurieren von Schritten und Verbindungen

Ein Workflow besteht aus Schritten und Verbindungen zwischen den Schritten. Ein Schritt ist eine Station im Ablauf des Workflows, also zum Beispiel die sachliche Prüfung oder die Zahlungsfreigabe. Jedem Schritt ist mindestens ein Bearbeiter zugewiesen, der eine Aufgabe innerhalb der eigenen Aufgabenliste erhält. Je Schritt wird definiert, welche Felder (zum Beispiel Bruttobetrag oder Lieferant) angezeigt und in welchem Layout die Felder dargestellt werden.

Damit der Workflow von einem Schritt zum nächsten gelangen kann, zum Beispiel von der sachlichen Prüfung in die Zahlungsfreigabe, erstellen Sie Verbindungen zwischen Schritten. Jede Verbindung hat einen Ursprungsschritt und einen Zielschritt und funktioniert nur in dieser Richtung. Zusätzlich können Sie Verbindungen an einfache Bedingungen wie Betrag auf Positionen knüpfen. Darüber hinaus können Sie auch Aktionen wie zum Beispiel die Aktualisierung eines angeschlossenen Systems initialisieren.

Hinzufügen eines neuen Schritts

Angenommen, Sie möchten einem bestehenden Workflow den neuen Schritt Sachliche Prüfung hinzufügen.

So geht's 

  1. Klicken Sie auf Schritte > Neuer Schritt.

  2. Geben Sie dem Schritt den Titel Sachliche Prüfung.

  3. Wählen Sie ggf. eine Bearbeiterfindung aus.

  4. Legen Sie mit Schritttyp den ensprechenden Schritttypen fest.

  5. Klicken Sie auf Hinzufügen.

  6. Fahren Sie mit der Konfiguration des neuen Schritts fort.

Festlegen der Bearbeiter eines Schritts

Jeder Schritt hat einen oder mehrere Bearbeiter. Welche Benutzer und Gruppen einen Schritt zur Bearbeitung erhalten, können Sie über Bearbeiterfindungen festlegen. Bearbeiterfindungen sind Urkel-Ausdrücke und werden für jeden Benutzer sowie jede Gruppe ausgewertet.

Angenommen, Sie möchten den Schritt Freigabe der Gruppe Geschäftsführung zuordnen.

So geht's 

  1. Navigieren Sie zum Schritt Freigabe.

  2. Wechseln Sie auf die Perspektive Allgemein.

  3. Klicken Sie neben das Feld Bearbeiterfindung und klicken Sie auf Neu.

  4. Tragen Sie unter Bearbeiterfindung eine Bezeichnung ein, zum Beispiel Freigeber.

  5. Tragen Sie unter Bedingung den Wert user.name = "Geschäftsführung" ein.

  6. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Versenden eines Schritts an mehrere Bearbeiter gleichzeitig

Sie können einen Schritt mehreren Bearbeitern gleichzeitig zuordnen. Sobald einer der Bearbeiter den Schritt abschließt, wird die Aufgabe aus den Aufgabenlisten aller Bearbeiter entfernt.

Angenommen, Sie möchten den Schritt Prüfung Buchhaltung gleichzeitig den Gruppen Buchhaltung Ware und Buchhaltung Kosten zuordnen.

So geht's 

  1. Navigieren Sie zum Schritt Prüfung Buchhaltung und erstellen Sie eine neue Bearbeiterfindung.

  2. Geben Sie der Bearbeiterfindung den Titel Prüfer.

  3. Tragen Sie unter Bedingung den Wert user.name IN ("Buchhaltung Ware", "Buchhaltung Kosten") ein.

  4. Aktivieren Sie Alle Treffer verwenden.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Hinzufügen einer Verbindung zwischen zwei Schritten

Sie möchten eine Verbindung zwischen zwei Schritten hinzufügen. Verbindungen stehen immer hinter einer Aktion, die Anwendenden bei der Bearbeitung als Option angezeigt wird. Sie können eine Aktion so anlegen, dass die Auswahl zwischen mehreren Verbindungen automatisch geschieht. Zum Beispiel ist es in Abhängigkeit vom Rechnungsgesamtwert möglich, beim Klick auf eine Aktion den Schritt Zahlungsfreigabe zu überspringen.

Die Auswahl der passenden Verbindungen erfolgt nach dem ersten zutreffenden Kriterium im Top-Down-Prinzip.

Angenommen, Sie möchten eine Verbindung vom Schritt Sachliche Prüfung zum Schritt Zahlungsfreigabe hinzufügen.

So geht's 

  1. Navigieren Sie zum Schritt Sachliche Prüfung.

  2. Wechseln Sie zur Perspektive Aktionen.

  3. Wählen Sie eine bestehende Aktion aus oder erstellen Sie ggf. eine neue Aktion, zum Beispiel Weiter.

  4. Klicken Sie innerhalb der Aktion auf Neue Verbindung.

  5. Tragen Sie einen Namen für die neue Verbindung ein, zum Beispiel Zur Zahlungsfreigabe. Dieser Name wird angezeigt, wenn Anwendende mit dem Mauszeiger über die Aktion fahren.

  6. Wählen Sie in der Liste Zu den Schritt Zahlungsfreigabe aus.

  7. Legen Sie mithilfe der Bedingung fest, wann die Verbindung auswählbar ist. Die einfachste mögliche Bedingung ist true.

  8. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Festlegen einer Bedingung für eine Verbindung

Sie möchten, dass eine Verbindung nur unter bestimmten Umständen auswählbar ist. Zu diesem Zweck können Sie eine Bedingung zu einer Verbindung festlegen. Bedingungen werden in der Ausdruckssprache Urkel beschrieben.

Angenommen, Sie möchten die Wahl einer Verbindung nur zulassen, wenn der Betrag der Rechnung komplett auf die Rechnungspositionen aufgeteilt wurde. Hierzu eignet sich die bestehende Funktion voucher.amount_allocated_tolerance?. Diese Funktion prüft, ob die Bruttobeträge zwischen Kopfdaten und Positionsdaten übereinstimmen. Dabei können Sie zwischen den Nettobeträgen eine Toleranz wie zum Beispiel zehn Cent angeben, wie im folgenden Beispiel beschrieben wird:

So geht's 

  1. Navigieren Sie zum Ausgangsschritt.

  2. Wechseln Sie zur Perspektive Aktionen.

  3. Öffnen Sie die Bearbeitung der entsprechenden Verbindung.

  4. Klicken Sie auf das Menü mit den drei waagerechten Punkten neben der Verbindung und wählen Sie Bearbeiten aus.

  5. Tragen Sie in das Feld Bedingung den Wert voucher.amount_allocated_tolerance?(0, 10) ein.

  6. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Festlegen eines Workflowstarts

Workflows beginnen immer über eine spezielle Startverbindung. Diese Verbindung bietet die gleichen Möglichkeiten wie Verbindungen zwischen zwei Schritten.

Angenommen, Sie möchten, dass der Workflow immer im Schritt Verteilung startet.

So geht's 

  1. Navigieren Sie zu den Workfloweinstellungen.

  2. Wechseln Sie zur Perspektive Workflowstart.

  3. Erstellen Sie über Neue Verbindung eine neue Startverbindung.

  4. Geben Sie einen treffenden Titel ein, zum Beispiel Zur Verteilung.

  5. Wählen Sie unter Zu den Schritt Verteilung aus.

  6. Geben Sie unter Bedingung den Wert true ein.

  7. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Festlegen der Workflowstart-Bedingungen für Dokumente

Ihre Workflow-Definition ist mit einem Repository verbunden und startet automatisch einen Workflow, wenn ein Dokument in eine entsprechende Kategorie des Repositorys gespeichert wird. Sie können festlegen, unter welchen Bedingungen ein Workflow startet. Ebenso können Sie festlegen, welcher Workflow gestartet wird, wenn mehrere Workflow-Definitionen vorhanden sind. Für diese Zuordnung verwenden Sie Urkel-Ausdrücke.

Angenommen, Sie haben den Workflow Kostenrechnungen mit dem Repository A und den Workflow Warenrechnungen mit dem Repository B verknüpft. Sie möchten, dass der Workflow Kostenrechnungen für jedes neue Dokument startet. Der Workflow Warenrechnungen soll allerdings nur für die Dokumente starten, die die Mandantennummer 23 tragen.

So geht's 

  1. Navigieren Sie zu den Einstellungen des Workflows Kostenrechnungen.

  2. Wechseln Sie zur Perspektive Allgemein.

  3. Tragen Sie unter Startbedingung den Wert true ein.

  4. Speichern Sie die Konfiguration.

  5. Navigieren Sie zu den Einstellungen des Workflows Warenrechnungen.

  6. Wechseln Sie zur Perspektive Allgemein.

  7. Geben Sie unter Startbedingung den Wert voucher.company.nr = "23" ein.

Anbieten der Bearbeiterauswahl für Anwendende

Angenommen, Sie möchten, dass Anwendende den Bearbeiter des Schritts Freigabe aus den Gruppen Verwaltung, Vertrieb und Entwicklung auswählen können.

So geht's 

  1. Navigieren Sie zum Schritt Freigabe und legen Sie eine neue Bearbeiterfindung an.

  2. Geben Sie der Bearbeiterfindung den Titel Freigeber.

  3. Tragen Sie unter Bedingung den Wert "Verwaltung" IN user.group_names OR "Vertrieb" IN user.group_names OR "Entwicklung" IN user.group_names ein.

  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auswahl anbieten.

  5. Klicken Sie auf Speichern.