Über d.velop smart invoice
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Interagieren mit d.velop documents
d.velop smart invoice nutzt d.velop documents unter anderem zur Ablage von Rechnungen, Rechnungsanlagen und Workflowprotokollen. Der Zugriff auf d.velop documents erfolgt über ein sogenanntes Quellsystem, unabhängig von der konkreten Kategorie- und Eigenschaftsstruktur im Repository. Es gibt nur wenige Kategorien und Eigenschaften, die vorhanden und zugeordnet sein müssen, damit d.velop smart invoice funktionsfähig ist.
Kategorie: Rechnungen
Mandantennummer
Mandantenname
Workflowbeteiligte
Erstellt am (Systemeigenschaft)
Kategorie: Workflowprotokolle
Doku ID Workflow
Über die Eigenschaft Doku ID Workflow in der Kategorie Workflowprotokolle können Sie die Verbindung zwischen Rechnung und Protokoll herstellen.
Über diesen minimalen Satz an Feldern hinaus können Sie die Repositorystruktur flexibel gestalten.
Damit sich d.velop smart invoice mit einem Repository verbinden kann, müssen Sie einen API-Schlüssel angeben. Der Benutzer, der mit dem API-Schlüssel verknüpft ist, muss in allen Repositorys Berechtigungen zum Lesen und Schreiben für die verwendeten Kategorien haben. Sie müssen dem Benutzer insbesondere die Berechtigung Attributänderung in Freigabe erteilen.
Deaktivieren der Synchronisation von Gastbenutzern in SharePoint
Sie möchten die Synchronisation von externen Benutzern wie Gästen (E-Mail-Adresse mit #EXT#) in SharePoint deaktivieren. Auf diese Weise werden neu erstellte Gastbenutzer nicht mehr synchronisiert und bestehende Gastbenutzer als inaktiv festgelegt.
So geht’s
Navigieren Sie im d.velop smart invoice-Administrationsbereich zu Benutzer/Gruppen.
Aktivieren Sie unter Intervall (Minuten) die Option Gastbenutzer nicht synchronisieren.
Speichern Sie die Synchronisationseinstellungen. Die Änderungen werden beim nächsten Synchronisationsprozess übernommen.
Einrichten der Zuordnungen
Um ein Repository mit d.velop smart invoice zu verwenden, müssen Sie die Quellen smart invoice - invoice sowie smart invoice - protocol den entsprechenden Kategorien und Eigenschaften in Ihrem d.velop documents-Repository zuordnen.
Angenommen, in Ihrem d.velop documents-Repository gibt es die Kategorien Eingangsrechnungen sowie Workflowprotokolle.
So geht's
Wälhen Sie auf der Startseite Zuordnungen aus.
Erstellen Sie eine neue Zuordnung.
Wählen Sie als Quelle smart invoice - invoice aus.
Wählen Sie als Kategorie Eingangsrechnungen aus.
Ordnen Sie die d.velop smart invoice-Eigenschaft d.3ecm - Erstellungsdatum der Systemeigenschaft Erstellt am zu.
Ordnen Sie die benötigten d.velop smart invoice-Eigenschaften den Eigenschaften der Kategorie zu. Sie müssen mindestens die Eigenschaften Mandant Nummer, Workflowbeteiligte und Mandant Name zuordnen.
Speichern Sie die Zuordnung.
Erstellen Sie eine neue Zuordnung.
Wählen Sie als Quelle smart invoice - protocol aus.
Wählen Sie als Kategorie Workflowprotokolle aus.
Ordnen Sie die benötigten d.velop smart invoice-Eigenschaften den Eigenschaften der Kategorie zu. Sie müssen mindestens die Eigenschaft Workflow Doku Id zuordnen.
Speichern Sie die Zuordnung.
Navigieren Sie zur d.velop smart invoice-Administrationsoberfläche.
Wechseln Sie über Repositorys zur Übersichtsseite der d.velop documents-Repositorys. Wenn das Repository und die Zuordnungen korrekt eingerichtet wurden, erscheint in der Spalte Status ein Häkchensymbol.
Sie können das d.velop documents-Repository nun verwenden.
Erteilen von Berechtigungen für die Rechnungsdokumente
Alle Anwendenden benötigen im Repository Leseberechtigungen für Rechnungen, die in d.velop smart invoice bearbeitet werden sollen. Hierzu ist die Mehrfacheigenschaft Workflowbeteiligte nötig. d.velop smart invoice füllt dieses Feld mit einer Liste aller Benutzer und Gruppen, denen die Rechnung im Laufe des Workflows zugewiesen wird. Im Repository müssen Sie ein entsprechendes Berechtigungsprofil einrichten, das diesen Benutzern und Gruppen den lesenden Zugriff auf die Rechnungsdokumente erteilt.
Einrichten eines Berechtigungsprofils für die d.ecs identity provider-Unterstützung (On-Premises)
Wenn Sie d.velop documents mit aktivierter Unterstützung für d.ecs identity provider nutzen, können Sie die Makros @D3IDPUSER und @D3IDPGROUP verwenden, um den Worfklowbeteiligten Leseberechtigungen für die Rechnungsdokumente zu erteilen. Wenn keine Gründe dagegensprechen, verwenden Sie die d.ecs identity provider-Unterstützung anstelle der LDAP-Unterstützung.
Angenommen, Sie nutzen eine Dokumentart mit dem Namen Eingangsrechnungen.
So geht's
Öffnen Sie die d.velop documents-Administration und wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus.
Öffnen Sie d.3 restriction set manager.
Erstellen Sie eine neue Restriktionsmenge mit dem Namen Workflowbeteiligte für die Einschränkung der Dokumente nach Benutzern und Gruppen.
Erstellen Sie eine neue Mengenzuordnung vom Typ Keine Zuordnung.
Tragen Sie als Filter die Werte @D3IDPUSER und @D3IDPGROUP in zwei separate Zeilen ein.
Speichern Sie die Mengenzuordnung.
Erstellen Sie eine neue Dokumentklasse für die Dokumentart Eingangsrechnungen.
Tragen Sie in das Feld Workflowbeteiligte den Wert @D3SET(Workflowbeteiligte) ein.
Nennen Sie die Dokumentklasse Workflowbeteiligte Eingangsrechnungen.
Speichern Sie die Dokumentklasse.
Erstellen Sie ein neues Berechtigungsprofil mit dem Namen smart invoice user.
Fügen Sie die Dokumentklasse Workflowbeteiligte Eingangsrechnungen hinzu.
Erteilen Sie für diese Dokumentklasse Leseberechtigungen.
Speichern Sie das Berechtigungsprofil.
Einrichten eines Berechtigungsprofils für die LDAP-Unterstützung (On-Premises)
Wenn Sie d.velop documents mit aktivierter LDAP-Unterstützung nutzen, können Sie eine Kombination aus den Makros @D3GROUP sowie @D3USER_OPTFIELD_NN verwenden, um den Workflowbeteiligten Leseberechtigungen für die Rechnungsdokumente zu erteilen.
Mit dem Makro @D3GROUP erteilen Sie Anwendenden Berechtigungen für Rechnungen, die im Laufe des Workflows einer Gruppe zugewiesen wurden, in denen Anwendende Mitglied sind. Bitte beachten Sie, dass d.velop smart invoice die Gruppen aus d.ecs identity provider verwendet, also in der Regel Gruppen aus externen, angeschlossenen Systemen zur Benutzerverwaltung wie zum Beispiel Microsoft Active Directory. Damit die Berechtigung über @D3GROUP korrekt funktioniert, müssen Sie jede für d.velop smart invoice relevante Benutzergruppe mit demselben Namen in d.velop documents zusätzlich erstellen. Stellen Sie darüber hinaus anhand der LDAP-Unterstützung von d.velop documents sicher, dass die Benutzer einer Gruppe im angeschlossenen LDAP-System auch den entsprechenden Gruppen in d.velop documents zugeordnet sind. Einzelheiten hierzu können Sie dem Administrationshandbuch für d.velop documents entnehmen.
Mit dem Makro @D3USER_OPTFIELD_NN erteilen Sie Anwendenden Berechtigungen für Rechnungen, die den Anwendenden im Laufe des Workflows direkt und somit nicht über eine Gruppe zugewiesen wurden. Füllen Sie diesbezüglich ein optionales Feld des d.velop documents-Benutzers über die LDAP-Unterstützung mit dem entsprechenden Anmeldenamen des Benutzers. Beachten Sie, dass das optionale Feld dem Anmeldenamen entsprechen muss, der von d.ecs identity provider genutzt wird. Wenn Sie Microsoft Active Directory verwenden, können Sie das Feld sAMAccountName nutzen.
Angenommen, Sie verwenden eine Dokumentart mit dem Namen Eingangsrechnungen und haben den Anmeldenamen des Benutzers in das optionale Feld 1 übernommen. Bei der Dokumentart existiert ein Mehrfachfeld mit dem Namen Workflowbeteiligte, dem Sie über die Zuordnungen das d.velop smart invoice-Feld Workflowbeteiligte zugewiesen haben.
So geht's
Öffnen Sie d.3 admin und wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus.
Öffnen Sie d.3 restriction set manager.
Legen Sie eine neue Restriktionsmenge mit dem Namen Workflowbeteiligte für die Einschränkung der Dokumente nach Benutzern und Gruppen an.
Erstellen Sie eine neue Mengenzuordnung vom Typ Keine Zuordnung.
Tragen Sie als Filter die Werte @D3USER_OPTFIELD_01 und @D3GROUP in zwei separate Zeilen ein.
Speichern Sie die Mengenzuordnung.
Legen Sie eine neue Dokumentklasse für die Dokumentart Eingangsrechnungen an.
Tragen Sie in das Feld Workflowbeteiligte den Wert @D3SET(Workflowbeteiligte) ein.
Nennen Sie die Dokumentklasse Workflowbeteiligte Eingangsrechnungen.
Speichern Sie die Dokumentklasse.
Erstellen Sie ein neues Berechtigungsprofil mit dem Namen smart invoice user.
Fügen Sie dem neuen Berechtigungsprofil die Dokumentklasse Workflowbeteiligte Eingangsrechnungen hinzu.
Erteilen Sie Leseberechtigungen für die Dokumentklasse.
Speichern Sie das Berechtigungsprofil.
Weisen Sie das Berechtigungsprofil über die LDAP-Unterstützung allen Benutzern zu, die am Workflow teilnehmen.
Festlegen einer Vertretung bei Abwesenheit
Wenn Sie sich in d.velop documents abwesend melden und eine Vertretung festlegen, kann Ihre Vertretung Ihre Aufgabenliste aufrufen.
Ihre Vertretung kann nur Aufgaben sehen, die persönlich an Sie adressiert wurden. Ihre Vertretung kann keine Aufgaben sehen, die Ihnen im Rahmen einer Gruppenmitgliedschaft zugestellt wurden. Sobald Ihre Vertretung eine Aufgabe öffnet, fügt d.velop smart invoice die Vertretung den Workflowbeteiligten hinzu.
Damit Ihre Vertretung auch die Dokumentanhänge zu den Aufgaben einsehen kann, muss Ihre Vertretung ein geeignetes Berechtigungsprofil in d.velop documents besitzen.
Anmerkung
In d.velop documents können aufgrund der Konfiguration der Berechtigungsprofile in seltenen Fällen Berechtigungsprobleme auftreten. Hierbei ist die Vertretung nicht sofort berechtigt, beim Öffnen einer Aufgabe das angehängte Rechnungsdokument einzusehen.
In solchen Fällen werden meistens Berechtigungsprofile verwendet, die Berechtigungen für Rechnungsdokumente anhand der Liste der Workflowbeteiligten gewähren. Das Rechnungsdokument wird dabei schneller geladen, als die Vertretung der Liste der Workflowbeteiligten hinzugefügt werden kann. Das Berechtigungsproblem lässt sich durch Schließen und erneutes Öffnen der Aufgabe beheben.