Über d.velop smart invoice
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Arbeiten mit Wareneingängen
Mit Wareneingängen erfassen Sie den Erhalt von bestellten Waren in Ihrem ERP-System. Sie können Wareneingänge in d.velop smart invoice bereitstellen, um die Wareneingänge im Prüf- und Freigabeworkflow zu verwenden. Es bestehen folgende Möglichkeiten, Wareneingänge in einem Workflow einer Rechnung zuzuordnen:
Wenn beim Start eines Workflows Belegzeilen mit referenzierter Bestellposition und Lieferscheinnummern für Belegzeilen vorhanden sind, wird eine dazu passende Wareneingangszeile automatisch zugeordnet.
Der Workflowschritt Warten auf Wareneingang ordnet bestehenden Belegzeilen mit referenzierter Bestellposition automatisch passende Wareneingangszeilen zu. Der Workflowschritt Warten auf Wareneingang findet ohne Benutzerinteraktion statt.
Zu einer bestehenden Belegzeile mit referenzierter Bestellposition können Sie zugehörige Wareneingangszeilen nachträglich manuell zuordnen.
Verwenden von Wareneingängen
Konfigurieren Sie den Bestellabgleich, um Wareneingänge in d.velop smart invoice verwenden zu können.
Angenommen, Sie möchten neben Bestellungen auch Wareneingänge in d.velop smart invoice verwenden.
So geht's
Navigieren Sie in der Administration zu Workflowablauf.
Klicken Sie auf die entsprechende Workflowdefinition.
Navigieren Sie in den Workfloweinstellungen zu Allgemein.
Navigieren Sie zu Bestellungen/Wareneingänge > Bestellabgleich.
Wählen Sie Bestellungen und Wareneingänge aus.
Der Workflowschritt "Warten auf Wareneingang"
Die digitale Rechnungszustellung führt häufig dazu, dass eine Rechnung bereits bei Ihnen eingeht, bevor die mit der Rechnung fakturierte Ware überhaupt im Lager eintrifft.
Eine Rechnung, zu der noch nicht alle Wareneingänge vorhanden sind, müssten Sie zur Prüfung der Wareneingänge regelmäßig manuell auf Wiedervorlage legen. Um diese manuelle Wiedervorlage zu vermeiden, können Sie den Workflowschritt Warten auf Wareneingang konfigurieren.
Der Workflowschritt Warten auf Wareneingang überprüft – solange keine anderen Bedingungen dagegen sprechen – regelmäßig Workflows im Status Wartet auf Wareneingänge und ordnet passende Wareneingangszeilen automatisch den Belegzeilen mit referenzierter Bestellposition zu.
Konfigurieren des Workflowschritts “Warten auf Wareneingang”
Konfigurieren Sie den Workflowschritt Warten auf Wareneingang, um passende Wareneingangszeilen automatisch zu bestehenden Belegzeilen mit referenzierter Bestellposition zuordnen zu lassen.
Angenommen, Sie möchten, dass der Workflowschritt Warten auf Wareneingang maximal drei Tage auf Wareneingänge wartet. Sie möchten außerdem erlauben, dass die Benutzergruppe Einkauf den Workflowschritt manuell beenden kann.
So geht's
Navigieren Sie in der Administration zu Workflowablauf.
Klicken Sie zur entsprechenden Workflowdefinition.
Navigieren Sie zu Schritte und klicken Sie auf Neuer Schritt.
Tragen Sie unter Titel einen Titel für den Schritt ein.
Optional: Tragen Sie in den sprachabhängigen Feldern unter Übersetzung einen Titel des Schritts in der jeweiligen Sprache ein.
Wählen Sie unter Schritttyp den Typ Warten auf Wareneingang aus.
Klicken Sie im Abschnitt Bearbeiter auf die Schaltfläche neben Bearbeiterfindung.
Tragen Sie unter Bearbeiterfindung den Wert Einkauf ein.
Tragen Sie unter Bedingung den Wert user.name = "Einkauf" ein.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Klicken Sie im Abschnitt Warten auf Wareneingang auf die Schaltfläche neben Deadline.
Tragen Sie unter Titel einen Titel für die Wartefrist ein.
Tragen Sie unter Fixe Tage nach Erhalt der Aufgabe den Wert 3 ein.
Optional: Aktivieren Sie die Option Eskalationstage in Arbeitstage zählen.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Sie haben den Workflowschritt Warten auf Wareneingang konfiguriert.
Sie müssen weitere Konfigurationen vornehmen, um den neuen Workflowschritt in Ihrem Workflowablauf verwenden zu können.
Anmerkung
Hinweis zur Wartefrist
Die unter Deadline konfigurierte Wartefrist berücksichtigt nur eine angegebene Frist. Die Berücksichtigung hängt davon ab, ob eine Zahlungsbedingung im Beleg vorhanden ist und falls ja, mit welchen Zahlungsbedingungen. Angenommen, der Beleg, der auf Wareneingänge wartet, besitzt eine Zahlungsbedingung mit einer Skonto- und einer Nettofrist. Außerdem besitzt die Wartefrist des Workflowschritts Warten auf Wareneingang sowohl für Tage vor Skonto, Tage vor Nettofrist als auch Fixe Tage nach Erhalt der Aufgabe positive Werte. Die Wartefrist für den Workflowschritt Warten auf Wareneingang wird in diesem Fall auf Basis des Werts Tage vor Skonto ermittelt.
Allgemein gilt:
Wenn eine Wartefrist einen Wert für Tage vor Skonto besitzt und die im Beleg konfigurierte Zahlungsbedingung eine Skontofrist besitzt, wird die Wartefrist nach der Skontofrist berechnet.
Wenn kein Wert für Tage vor Skonto eingetragen ist bzw. die im Beleg konfigurierte Zahlungsbedingung keine Skontofrist besitzt: Wenn die Wartefrist einen Wert für Tage vor Nettofrist besitzt und die im Beleg festgelegte Zahlungsbedingung eine Nettofrist besitzt, wird die Wartefrist nach der Nettofrist berechnet.
Wenn kein Wert für Tage vor Nettofrist eingetragen ist bzw. die im Beleg konfigurierte Zahlungsbedingung keine Nettofrist besitzt: Die Wartefrist wird nach dem Wert Fixe Tage nach Erhalt der Aufgabe berechnet.
Verwenden des Workflowschritts "Warten auf Wareneingang"
Angenommen, Sie möchten, dass der Workflow nach erfolgreicher Zuordnung von passenden Wareneingangszeilen zu allen Belegzeilen mit referenzierter Bestellposition mit dem Workflowschritt Rechnungsprüfung fortgesetzt wird. Wenn keine Wareneingangszeilen zugeordnet wurden, soll der Workflow mit dem Workflowschritt Rechnungsprüfung (Lager/Wareneingang) fortgesetzt werden.
So geht's
Navigieren Sie im zuvor angelegten Workflowschritt Warten auf Wareneingang zu Aktionen.
Klicken Sie auf Neue Aktion.
Tragen Sie unter Titel einen Titel für die Aktion ein.
Wählen Sie unter Typ den Typ Bestätigen aus.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Klicken Sie auf Neue Verbindung.
Tragen Sie unter Name eine Bezeichnung für die Verbindung ein.
Wählen Sie unter Zu den Zielschritt Rechnungsprüfung aus.
Tragen Sie unter Bedingung den Wert true ein.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 10. Wählen Sie in Schritt 4 als Typ den Typ Ablehnen aus. Wählen Sie in Schritt 8 als Zielschritt Rechnungsprüfung (Lager/Wareneingang).
Warnung
Der Workflowschritt Warten auf Wareneingang ist ein Schritt ohne Benutzerinteraktion, entsprechend gibt es keinen Benutzerkontext. Konfigurieren Sie daher keine ausgehenden Schrittverbindungen, die einen Benutzerkontext benötigen. Andernfalls kann der Schritt Warten auf Wareneingang nicht verlassen werden. Folgende Konfigurationen sind nicht zulässig:
Freigabe erteilen bzw. Freigabe entfernen
Rechnerisch richtig erteilen bzw. Rechnerisch richtig entfernen
Sachlich richtig entfernen
Kommentar nötig
Funktionsweise des Workflowschritts "Warten auf Wareneingang"
Der Workflowschritt Warten auf Wareneingang funktioniert nach einem klaren Ablaufschema.
Wenn ein Workflow in den Schritt Warten auf Wareneingang übergeht, wird der Workflow an eine Hintergrundverarbeitung übergeben. In der Hintergrundverarbeitung wird in einem festen Intervall ab Betreten des Schritts geprüft, ob passende Wareneingangszeilen zu den Belegzeilen mit referenzierter Bestellposition vorliegen. Die Überprüfung läuft maximal für die Dauer der konfigurierten Wartefrist.
Anmerkung
Es gibt Szenarien, in denen bereits die erste Iteration des Workflowschritts Warten auf Wareneingang allen Belegzeilen mit referenzierter Bestellposition eine passende Wareneingangszeile zuordnen kann, zum Beispiel wenn es genau eine Belegzeile mit referenzierter Bestellposition gibt, zu der genau eine passende Wareneingangszeile vorliegt. Die Durchlaufzeit des Schritts Warten auf Wareneingang kann für verschiedene Workflows mit diesem Szenario unterschiedlich lang ausfallen (von wenigen Augenblicken bis zu einer Stunde). Die Ursache für unterschiedliche Durchlaufzeiten ist meist eine unterschiedlich hohe Last in der Hintergrundverarbeitung. Wenn die Jobwarteschlangen in der Hintergrundverarbeitung lang sind, dauert die Verarbeitung einzelner Jobs entsprechend länger. Grundsätzlich sollte die Verarbeitung allerdings nicht länger als wenige Minuten dauern.
Prüfung, ob der Workflow die Voraussetzungen erfüllt, um auf Wareneingänge zu warten
Bevor der Schritt Warten auf Wareneingänge passende Wareneingangszeilen zu Belegzeilen mit referenzierter Bestellposition ermittelt und zuordnet, prüft der Schritt Warten auf Wareneingänge, ob der Workflow alle Voraussetzungen erfüllt, um auf Wareneingänge warten zu können. Folgende Aspekte werden geprüft:
Sobald ein Job für einen Workflow, der auf Wareneingänge wartet, im Hintergrund verarbeitet wird, wird zunächst geprüft, ob sich der Workflow noch im Schritt Warten auf Wareneingang befindet.
Beispiel: Für einen Workflow wurde ein Job in die Warten auf Wareneingang-Warteschlange eingereiht. Noch bevor es zur Verarbeitung des Jobs kommt, bricht ein berechtigter Benutzer den Workflowschritt Warten auf Wareneingang manuell ab. Der Job verbleibt in der Warteschlange. Wenn der Job verarbeitet wird, wird geprüft, ob sich der zu diesem Job zugehörige Workflow noch im Schritt Warten auf Wareneingang befindet. Wenn der Workflow sich nicht im Schritt Warten auf Wareneingang befindet, wird der Job ergebnislos beendet.
Wenn ein Workflow noch auf Wareneingänge wartet, erfolgt die Duplikatsprüfung, wenn Sie die Duplikatsprüfung in der Workflowdefinition aktiviert haben. Die Duplikatsprüfung prüft, ob es sich bei dem Beleg im Workflow um ein Duplikat handeln könnte. Wenn die Duplikatsprüfung ein mögliches Duplikat feststellt, wird geprüft, ob der Beleg als Duplikat akzeptiert wurde. Wenn der Beleg ein nicht akzeptiertes Duplikat ist, wird der Workflowschritt Warten auf Wareneingang über die konfigurierte Aktion Ablehnen verlassen. Die Duplikatsprüfung als Bestandteil der Routine von Warten auf Wareneingang ist insbesondere sinnvoll, wenn Warten auf Wareneingang der erste Workflowschritt in einer Workflowdefinition ist.
Wenn ein Workflow noch auf Wareneingänge wartet und die Duplikatsprüfung bestanden hat, wird geprüft, ob der Beleg im Workflow eine Bestellung referenziert. Wenn der Beleg keine Verknüpfung zu einer Bestellung hat, kann nicht auf Wareneingänge gewartet werden. Der Workflowschritt Warten auf Wareneingang wird über die konfigurierte Aktion Bestätigen verlassen. Außerdem wird ein Problem-Ereignis erstellt.
Der Beleg im Workflow muss neben der Verknüpfung zu mindestens einer Bestellung mindestens eine Belegzeile mit referenzierter Bestellposition besitzen, um auf Wareneingänge warten zu können. Wenn nicht mindestens eine Belegzeile mit referenzierter Bestellposition vorhanden ist, wird der Workflowschritt Warten auf Wareneingang über die konfigurierte Aktion Ablehnen verlassen. Außerdem wird ein Problem-Ereignis erstellt.
Für den Workflowschritt Warten auf Wareneingang definieren Sie eine Wartefrist. Ein Workflow wartet maximal für die Dauer der Wartefrist auf Wareneingänge. Wenn die definierte Wartefrist überschritten wird, wird der Workflowschritt Warten auf Wareneingang über die konfigurierte Aktion Ablehnen verlassen. Außerdem wird ein Problem-Ereignis erstellt.
Wenn für einen Workflow alle oben beschriebenen Voraussetzungen erfüllt sind, startet der Workflowschritt Warten auf Wareneingang damit, passende Wareneingangszeilen zu Belegzeilen zuzuordnen.
Ermittlung und Zuordnung passender Wareneingangszeilen
Die Workflowschritt Warten auf Wareneingang durchläuft die nachfolgend beschriebenen Schritte. Die Schritte finden für jede Belegzeile mit referenzierter Bestellposition statt.
In den Stammdaten einer Bestellposition können Sie angeben, ob die Zuordnung einer Wareneingangszeile verpflichtend ist. Wenn die Zuordnung für die an der Belegzeile referenzierte Bestellposition verpflichtend ist, versucht der Workflowschritt, eine passende Wareneingangszeile zu ermitteln.
Anmerkung
Was gilt, wenn die Zuordnung einer Wareneingangszeile nicht verpflichtend ist?
Wenn die Zuordnung einer Wareneingangszeile nicht verpflichtend ist, prüft der Workflowschritt für die an der Belegzeile referenzierte Bestellposition, ob die erhaltene Menge ausreichend ist für die mit dieser Belegzeile fakturierte Menge. Der Workflowschritt berücksichtigt auch die Belegzeilen anderer laufender oder abgeschlossener Workflows, die dieselbe Bestellposition referenzieren. Wenn die erhaltene Menge an der Bestellposition nicht für die fakturierten Mengen aller referenzierten Belegzeilen ausreicht, wird weiter gewartet.
Nur wenn einer Belegzeile mit referenzierter Bestellposition noch keine Wareneingangszeile zugeordnet ist, wird nach einer passenden Wareneingangszeile gesucht. Wenn bereits eine Wareneingangszeile zugeordnet wurde, wird die Belegzeile bei weiteren Iterationen des Workflowschritts Warten auf Wareneingang übersprungen.
Der Workflowschritt ermittelt passende Wareneingangszeilen für eine Belegzeile mit referenzierter Bestellposition, basierend auf folgendem Ablaufschema:
Wähle die Wareneingangszeilen, die sich auf die in der Belegzeile referenzierte Bestellposition beziehen (Verknüpfung über die ID der Bestellposition).
Wähle davon nur Wareneingangszeilen, deren Mandant dem im Beleg festgelegten Mandanten entspricht.
Wähle davon nur Wareneingangszeilen, deren Kreditor dem im Beleg festgelegten Kreditoren entspricht.
Wähle davon nur Wareneingangszeilen, deren Menge der Menge in der Belegzeile entspricht.
Wähle davon nur Wareneingangszeilen, die noch keiner anderen Belegzeile eines noch laufenden oder abgeschlossenen Workflows zugeordnet wurden.
Wenn die Belegzeile einen Wert im Feld Lieferscheinnummer hat: Wähle davon nur Wareneingangszeilen, deren Lieferscheinnummer der Lieferscheinnummer in der Belegzeile entspricht.
Option 1: Es gibt genau eine passende Wareneingangszeile
Wenn der Workflowschritt genau eine passende Wareneingangszeile ermitteln konnte, ordnet der Workflowschritt diese Wareneingangszeile der Belegzeile zu.
Option 2: Es gibt keine passende Wareneingangszeile
Wenn der Workflowschritt keine passende Wareneingangszeile ermitteln konnte, wartet der Workflowschritt weiter auf Wareneingänge. Mit der nächsten Iteration des Workflowschritts Warten auf Wareneingang wird erneut nach passenden Wareneingangszeilen gesucht.
Option 3: Es gibt mehr als eine passende Wareneingangszeile
Wenn mehrere Wareneingangszeilen für die Belegzeile infrage kommen, kann der Workflowschritt nicht entscheiden, welche Wareneingangszeile zugeordnet werden soll. Der Workflowschritt Warten auf Wareneingang wird über die konfigurierte Aktion Ablehnen verlassen. Außerdem wird ein Problem-Ereignis erstellt.
Wenn der Workflowschritt jeder Belegzeile mit referenzierter Bestellposition erfolgreich eine Wareneingangszeile zuordnen konnte oder – wenn die Zuordnung einer Wareneingangszeile nicht verpflichtend ist – eine ausreichend hohe erhaltene Menge an der Bestellposition festgestellt werden konnte, wird der Workflowschritt Warten auf Wareneingang über die konfigurierte Aktion Bestätigen verlassen.
Probleme bei der Verarbeitung des Workflowschritts "Warten auf Wareneingang"
Wenn bei der Verarbeitung des Workflowschritts Warten auf Wareneingang Probleme auftreten, können Anwendende die Probleme in einem anderen Workflowschritt mit Benutzerinteraktion in einem dafür vorgesehenen Tab anzeigen.
Die folgenden Probleme können bei der Verarbeitung des Workflowschritts Warten auf Wareneingang auftreten.
Problem | Ursache |
|---|---|
Keine Bestellnummer auf dem Beleg gefunden | Der Beleg sollte auf Wareneingänge warten. Die Verarbeitung hat jedoch keine Bestellnummer auf dem Beleg gefunden. Aus diesem Grund wurde das Warten beendet. |
Keine Belegzeile mit Bestellbezug gefunden | Der Beleg sollte auf Wareneingänge warten. Es ist zwar eine Bestellnummer auf dem Beleg vorhanden, jedoch hat die Verarbeitung keine Belegzeile gefunden, die eine Bestellung referenziert. Aus diesem Grund wurde das Warten beendet. |
Wartefrist abgelaufen | Der Beleg hat auf Wareneingänge gewartet. Innerhalb der Wartefrist hat die Verarbeitung keine ausreichenden Wareneingänge verzeichnet. Aus diesem Grund wurde das Warten beendet. |
Verschiedene mögliche Lieferscheinzuordnungen gefunden | Für die Zeilen auf dem Beleg hat die Verarbeitung mehrere mögliche Lieferscheinzuordnungen gefunden. Aus diesem Grund wurde das Warten beendet. |