Über d.velop smart invoice
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Arbeiten mit Eskalationen
d.velop smart invoice stellt verschiedene Mechanismen der Eskalation bereit, um Anwendende bei der Einhaltung von Fristen zu unterstützen.
Eskalation mit statischer Frist
Wenn eine Aufgabe für mehr als x Tage in einem Schritt (zum Beispiel Sachliche Prüfung) verbleibt, wird eine Eskalation ausgelöst.
Eskalation mit dynamischer Frist
Tragen Sie eine Frist in Bezug auf die Zahlungsbedingungen des Belegs ein. Beispiel: Wenn in den Zahlungsbedingungen eine Nettofrist von 30 Tagen sowie eine Skontofrist von 10 Tagen eingetragen ist, können Sie eine Eskalation drei Tage vor Ablauf der Skontofrist und fünf Tage vor Ablauf der Nettofrist einstellen.
Wenn eine Eskalation ausgelöst wird, erhält eine Person, die über eine Bearbeiterfindung ermittelt wird, eine Benachrichtigung.
Anmerkung
Wochentage oder Arbeitstage
Sie können konfigurieren, ob die Eskalationsfristen in Wochentagen oder Arbeitstagen ausgewertet werden sollen. Arbeitstage berücksichtigen das Wochenende (Samstag, Sonntag) als arbeitsfreie Tage. (Regionale) Feiertage oder andere arbeitsfreie Tage können nicht berücksichtigt werden.
Es gibt drei verschiedene Arten von Eskalationen:
Die globale Eskalation erster Stufe.
Die Eskalation erster Stufe spezifisch für einen Schritt. Wenn Sie diese Eskalation konfiguriert haben, wird die globale Eskalation erster Stufe nicht mehr berücksichtigt.
Die globale Eskalation zweiter Stufe. Diese Eskalation wird immer berücksichtigt und lässt sich nur global konfigurieren.
Konfigurieren einer globalen Eskalation mit dynamischer Frist
Eine Eskalation mit dynamischer Frist bezieht sich auf eine Zahlungsbedingung. Damit die Frist verwendet wird, muss der Beleg eine Zahlungsbedingung enthalten. Mithilfe der Zahlungsbedingungen und des Rechnungsdatums werden die Zeitpunkte errechnet, an denen Netto- und Skontofrist des Belegs verstreichen. Sie können einstellen, wie viele Tage vor Erreichen dieser Zeitpunkte eine Eskalation ausgelöst wird.
Anmerkung
Hinweis zur Berechnung der Eskalationszeitpunkte
Bei der Berechnung der Eskalationszeitpunkte werden die Werte für Skontofrist und Nettofrist der ausgewählten Zahlungsbedingung verwendet. Sowohl die Skontofrist als auch die Nettofrist können stammdatenseitig den Wert 0 (Tage) oder keinen Wert (NULL) haben. Beide Werte werden identisch wie folgt interpretiert:
Belege mit einer Zahlungsbedingung, bei der die Skontofrist 0 Tage beträgt oder nicht festgelegt (NULL) ist, eskalieren nicht, wenn dynamische Eskalationsfristen vor Ablauf der Skontofrist definiert sind, da sie ansonsten unmittelbar eskalieren würden.
Belege mit einer Zahlungsbedingung, bei der die Nettofrist 0 Tage beträgt oder nicht festgelegt (NULL) ist, eskalieren nicht, wenn dynamische Eskalationsfristen vor Ablauf der Nettofrist definiert sind, da sie ansonsten unmittelbar eskalieren würden.
Angenommen, Sie möchten vier Tage vor Erreichen der Nettofrist sowie zwei Tage vor Erreichen der Skontofrist eine Eskalation auslösen, egal in welchem Schritt sich der Workflow gerade befindet. Die Eskalationsnachrichten sollen der Gruppe Buchhaltung zugestellt werden.
So geht's
Navigieren Sie in der Administration zu Workflowablauf.
Klicken Sie auf die gewünschte Workflowdefinition.
Navigieren Sie in die Workfloweinstellungen.
Wechseln Sie zu Eskalation.
Legen Sie über die Schaltfläche neben dem Feld Deadline im Abschnitt Eskalation 1 eine neue Frist an.
Tragen Sie im Feld Titel eine Bezeichnung für die Frist ein.
Tragen Sie im Feld Tage vor Skonto den Wert 2 ein.
Tragen Sie im Feld Tage vor Nettofrist den Wert 4 ein.
Optional: Aktivieren Sie die Option Eskalationstage in Arbeitstage zählen.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche neben dem Feld Bearbeiterfindung im Abschnitt Eskalation 1.
Tragen Sie im Feld Bearbeiterfindung den Wert Buchhaltung ein.
Tragen Sie im Feld Bedingung den Wert user.name = "Buchhaltung" ein.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Konfigurieren einer Eskalation mit statischer Frist an einem Schritt
Eine Eskalation mit statischer Frist bezieht sich auf den Zeitpunkt, an dem der aktuelle Schritt einer bearbeitenden Person zugestellt wurde. Sie können einstellen, nach wie vielen Tagen nach Zustellung eine Eskalation ausgelöst wird.
Angenommen, Sie möchten für den Schritt Freigabe eine Eskalation nach drei Tagen konfigurieren. Die Eskalationsnachrichten sollen der Gruppe Buchhaltung zugestellt werden.
So geht's
Navigieren Sie in der Administration zu Workflowablauf.
Klicken Sie auf die entsprechende Workflowdefinition.
Klicken Sie auf die Perspektive Schritte und wählen Sie den Schritt Freigabe aus.
Wechseln Sie zu Eskalation.
Erstellen Sie über die Schaltfläche neben dem Feld Deadline eine neue Frist.
Tragen Sie im Feld Titel eine Bezeichnung für die Frist ein.
Tragen Sie im Feld Fixe Tage nach Erhalt der Aufgabe den Wert 3 ein.
Optional: Aktivieren Sie die Option Eskalationstage in Arbeitstage zählen.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche neben dem Feld Bearbeiterfindung.
Tragen Sie im Feld Bearbeiterfindung den Wert Buchhaltung ein.
Tragen Sie im Feld Bedingung den Wert user.name = “Buchhaltung” ein.
Klicken Sie auf Hinzufügen.