Die Einrichtung von Rechnungen mit Bestellbezug gibt Ihnen die Möglichkeit, die eingegangenen Rechnungen mit der jeweiligen Bestellung abzugleichen und Informationen aus der Bestellung in die Positionen zu übernehmen. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick zu den grundlegenden Funktionen für bestellbezogene Rechnungen, die Ihnen d.velop smart invoice bietet.

Wissenswertes zu Basics und Berechnungen

Eine Bestellung besteht aus Kopf- und Positionsdaten. Relevante Informationen für die bestellbezogene Rechnungsverarbeitung sind die Bestellnummer und Angaben zu Lieferanten, die Sie in den Kopfdaten finden. Ebenfalls essenziell sind die Positionen der Bestellung, da dort aufgeführt ist, was bestellt wurde.

Verknüpfen von Bestellposition und Rechnungsposition

Jede Zeile hat eine Bestellnummer und eine Bestellposition. Jede Rechnungsposition in d.velop smart invoice kann genau einer Bestellposition zugeordnet werden. Dazu verfügt jede Rechnungsposition über die Felder Bestellnummer und Bestellposition.

Wissenswertes zu Einzelpreis, Menge, Preiseinheit, Einheiten und Mengen

Rechnungspositionen beinhalten Felder, wie zum Beispiel Artikelnummer, Einzelpreis, Menge oder Einheit. Diese Felder können auch unabhängig von Bestellungen genutzt werden, kommen aber vor allem bei bestellbezogenen Zeilen vor.

Die Felder Einzelpreis und Menge bestimmen im einfachsten Fall den Nettobetrag der bestellbezogenen Zeile über folgende Gleichung:

Einzelpreis * Menge = Nettobetrag

Üblicherweise existiert für Menge auch das entsprechende Feld Einheit. Gebräuchliche Einheiten sind zum Beispiel Stück, Kilogramm oder Meter. In der Regel handelt es sich bei der Einheit in d.velop smart invoice um ein rein informatives Feld, das zunächst nicht relevant ist.

Anders verhält es sich, wenn das Feld Preiseinheit berücksichtigt wird. Eine Preiseinheit wird immer dann genutzt, wenn der Einzelpreis für eine andere Mengeneinheit angegeben ist als die Menge. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn der Einzelpreis in der Bestellung und auf der Rechnung in "Packung je 100 Stück" angegeben ist, die Menge aber in Stück, da der Artikel im Warenbestand des ERP-Systems in Stück geführt werden soll. Zur Berechnung des Nettobetrages muss der Einzelpreis zunächst durch die Preiseinheit dividiert werden, bevor dieser mit der Menge multipliziert wird:

Einzelpreis / Preiseinheit * Menge = Nettobetrag

Bezogen auf das vorher genannte Beispiel würde die Preiseinheit "100" die korrekten Ergebnisse liefern, da der Einzelpreis je 100 Stück angegeben ist, die Menge aber in Stück. Durch die Division wird der Einzelpreis je Stück ermittelt.

Bestellstammdaten aus dem ERP-System

Um in d.velop smart invoice mit Bestellungen zu arbeiten, werden Bestelldaten benötigt. In der Regel handelt es sich dabei um den Bestand aktiver Bestellungen aus dem ERP-System. Diese Stammdaten werden über eine Integration bereitgestellt. Häufig bedeutet dies, dass die Daten regelmäßig in einen Bucket übertragen werden.

Die Stammdaten enthalten die Bestellung sowie die Bestellzeilen. Eine Bestellung setzt sich aus Informationen wie zum Beispiel der Nummer der Bestellung, einer Bezeichnung und optional einem Status zusammen. Eine Bestellzeile enthält Informationen wie zum Beispiel Artikelnummer, Menge, Einzelpreis, Preiseinheit, Steuerschlüssel, Kostenstelle usw.

Um mit Bestellungen zu arbeiten, müssen diese aus den Stammdaten auf den Beleg übertragen werden. Hierfür existieren mehrere Möglichkeiten:

Abrufen von Bestellzeilen

Die Bestellzeilen können manuell aus dem Bestellstamm übertragen werden. Hierzu steht Ihnen die Funktion Bestelldaten abrufen zur Verfügung. Mit dieser Funktionen können Sie den Bestellstamm nach Bestellungen zum gewählten Mandanten und Kreditoren durchsuchen. Zu jeder Bestellung können Sie die verfügbaren Bestellzeilen anzeigen und auswählen, welche Zeilen Sie auf die Rechnung übertragen möchten. Zudem wird angezeigt, welche Menge mit jeder Bestellposition bestellt, geliefert und berechnet wurde.

Erkennen von Bestellzeilen durch d.velop document reader

Falls Sie d.velop smart invoice in der Cloud nutzen, erkennt d.velop document reader automatisch Positionen auf der Rechnung, die mit Bestellungen verknüpft sind. Diese Positionen werden automatisch von der Bestellung übernommen und mit den Werten für Preise und Mengen versehen, die auf der Rechnung gefunden werden.

Importieren von Bestellnummern

Wenn Sie ein Dokument importieren, um einen Workflow zu starten, können Sie eine Liste von Bestellnummern übergeben. Hierzu muss die entsprechende Mehrfacheigenschaft in d.velop documents zugeordnet sein. d.velop smart invoice ermittelt die Positionen der Bestellungen, bei denen eine fakturierbare Menge übrig ist. Das bedeutet, dass eine in den Stammdaten zur Bestellung gelieferte Menge vorhanden ist, die größer als die Menge ist, die bereits durch d.velop smart invoice verarbeitet wurde. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall die Werte aus der Bestellung in die Rechnung übernommen werden. Es werden keine Werte für Einzelpreise und Mengen vom Dokument gelesen.

Importieren von Positionen und Bestellungen

Neben der Möglichkeit eine Liste von Bestellnummern zu importieren, können Sie Positionen zur Erstellung durch eine Dokumenteigenschaft angeben und die Beziehung zu einer Bestellposition herstellen. In diesem Fall werden die nicht übergebenen Daten der Rechnungsposition durch die Stammdaten zur Bestellung angereichert. Dadurch können Sie Ergebnisse einer externen Belegerkennung (zum Beispiel Menge und Einzelpreis) mit den Bestellfunktionen von d.velop smart invoice verbinden.