Menü der Dokumentation

Konfigurieren von Freigaben

Die Freigabe ist die letzte Genehmigung der Rechnung nach Feststellung der formellen und inhaltlichen Richtigkeit (durch rechnerische und sachliche Prüfung). Diese Genehmigung kann sich an einer bestehenden Unterschriftenregelung orientieren und wird zum Beispiel durch Abteilungsleiter, Geschäftsführung, Budget- oder Kostenstellenverantwortliche durchgeführt.

d.velop smart invoice erlaubt beliebig viele Freigabestufen sowie eine dynamische Entscheidung darüber, welche Freigabestufen für einen Beleg nötig sind, zum Beispiel in Abhängigkeit der Rechnungshöhe.

Einrichten eines Freigabeschrittes

Angenommen, die Freigabe für alle Belege soll durch die Geschäftsleitung erfolgen. Hierzu haben Sie eine Gruppe Geschäftsleitung eingerichtet. Der letzte Schritt vor der Freigabe ist Sachliche Prüfung. Nach der Freigabe folgt der Schritt Buchhaltung zur letzten Kontrolle vor der Buchung im ERP-System. Sie haben die Schritte Sachliche Prüfung und Freigabe bereits eingerichtet.

So geht's

  1. Erstellen Sie einen neuen Schritt mit dem Namen Freigabe.

  2. Erstellen Sie eine Bearbeiterfindung, die die Gruppe Geschäftsleitung auswählt.

  3. Wechseln Sie in die Einstellungen des Schrittes Sachliche Prüfung.

  4. Wechseln Sie auf die Perspektive Aktionen.

  5. Erstellen Sie eine Aktion mit dem Titel Weiter, sofern diese Aktion noch nicht erstellt wurde.

  6. Erstellen Sie in der Aktion Weiter eine Verbindung zum Schritt Freigabe. Geben Sie der Aktion folgende Bedingung: voucher.verified?

  7. Wechseln Sie in die Einstellungen des Schrittes Freigabe.

  8. Wechseln Sie auf die Perspektive Aktionen.

  9. Erstellen Sie eine neue Aktion mit dem Titel Weiter.

  10. Erstellen Sie in der Aktion Weiter eine Verbindung zum Schritt Buchhaltung. Geben Sie der Aktion die Bedingung true.

  11. Wählen Sie in den Einstellungen der Verbindung unter Freigabe die Option Erteilen aus.

Einrichten einer zweistufigen Freigabe

Angenommen, die Freigabe soll für alle Belege durch die Gruppe Leitung Einkauf erfolgen. Für Belege mit einem Nettowert von über 5.000,00 EUR soll eine zusätzliche Freigabe durch die Gruppe Geschäftsleitung erfolgen. Sie haben bereits einen Schritt Freigabe für die Freigabe durch die Gruppe Leitung Einkauf eingerichtet. In diesem Schritt existiert eine Aktion Weiter mit einer Verbindung in den Schritt Buchhaltung.

So geht's

  1. Erstellen Sie einen neuen Schritt mit dem Titel Freigabe 2.

  2. Erstellen Sie eine neue Bearbeiterfindung, die die Gruppe Geschäftsleitung auswählt.

  3. Erstellen Sie, zum restlichen Ablauf passende, Aktionen, z.B. eine Weitergabe in den Schritt Buchhaltung.

  4. Wechseln Sie in die Einstellungen des Schrittes Freigabe.

  5. Wechseln Sie auf die Perspektive Aktionen.

  6. Erstellen Sie in der Aktion Weiter eine neue Verbindung zum Schritt Freigabe 2.

  7. Tragen Sie unter Bedingung den Wert voucher.net_amount >= 500000 ein.

  8. Aktivieren Sie unter Freigabe die Option Erteilen.

  9. Sortieren Sie die neue Verbindung per Drag & Drop über die bestehende Verbindung zum Schritt Buchhaltung.

Beim Klick auf Weiter wird automatisch die Verbindung in den Schritt Freigabe 2 gewählt, wenn der Beleg einen Nettobetrag von mindestens 5.000,00 EUR aufweist. Ansonsten wird die Verbindung in den Schritt Buchhaltung gewählt.