Über d.velop smart invoice
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Interagieren mit d.3
d.velop smart invoice nutzt d.3 unter anderem zur Ablage von Rechnungen, Rechnungsanlagen und Workflowprotokollen. Der Zugriff auf d.3 erfolgt über ein sogenanntes Quellsystem, unabhängig von der konkreten Kategorie- und Eigenschaftsstruktur im Repository. Es existiert nur eine kleine Menge von Kategorien und Eigenschaften, die vorhanden und zugeordnet sein müssen, damit d.velop smart invoice funktionsfähig ist.
Kategorie: Rechnungen
Mandantennummer
Mandantenname
Workflowbeteiligte
Erstellt am (Systemeigenschaft)
Kategorie: Workflowprotokolle
Doku ID Workflow
Über die Eigenschaft Doku ID Workflow in der Kategorie Workflowprotokolle können Sie die Verbindung zwischen Rechnung und Protokoll herstellen.
Über diesen minimalen Satz an Feldern hinaus können Sie die Repositorystruktur flexibel gestalten.
Damit sich d.velop smart invoice mit einem Repository verbinden kann, müssen Sie einen API-Key hinterlegen. Der Benutzer, der mit dem API-Key verknüpft ist, muss in allen Repositorys lesende und schreibende Berechtigungen für die genutzten Kategorien haben. Insbesondere müssen Sie dem Benutzer das Recht Attributänderung in Freigabe einräumen.
Deaktivieren der Synchronisation von Gastbenutzern in SharePoint
Sie möchten die Synchronisation von externen Benutzern wie Gästen (E-Mail-Adresse mit #EXT#) in SharePoint deaktivieren. Auf diese Weise werden neu erstellte Gastbenutzer nicht mehr synchronisiert und bestehende Gastbenutzer werden als inaktiv festgelegt.
So geht’s
Navigieren Sie im d.velop smart invoice-Administrationsbereich zu Benutzer/Gruppen.
Aktivieren Sie unter Intervall (Minuten) das entsprechende Kontrollkästchen, um Gastbenutzer nicht mehr zu synchronisieren.
Speichern Sie die Synchronisationseinstellungen. Die Änderungen werden beim nächsten Synchronisationsprozess übernommen.
Einrichten der Zuordnungen
Um ein Repository mit d.velop smart invoice zu verwenden, müssen Sie die Quellen smart invoice - invoice sowie smart invoice - protocol den entsprechenden Kategorien und Eigenschaften in Ihrem d.3-Repository zuordnen.
Angenommen, in Ihrem d.3-Repository gibt es die Kategorien Eingangsrechnungen sowie Workflowprotokolle.
So geht's
Klicken Sie auf die Kachel Zuordnungen.
Legen Sie eine neue Zuordnung an.
Wählen Sie als Quelle smart invoice - invoice aus.
Wählen Sie als Kategorie Eingangsrechnungen aus.
Ordnen Sie die d.velop smart invoice-Eigenschaft d.3ecm - Erstellungsdatum der Systemeigenschaft Erstellt am zu.
Ordnen Sie die benötigten d.velop smart invoice-Eigenschaften den Eigenschaften der Kategorie zu. Sie müssen mindestens die Eigenschaften Mandant Nummer, Workflowbeteiligte und Mandant Name zuordnen.
Speichern Sie die Zuordnung.
Legen Sie eine neue Zuordnung an.
Wählen Sie als Quelle smart invoice - protocol aus.
Wählen Sie als Kategorie Workflowprotokolle aus.
Ordnen Sie die benötigten d.velop smart invoice-Eigenschaften den Eigenschaften der Kategorie zu. Sie müssen mindestens die Eigenschaft Workflow Doku Id zuordnen.
Speichern Sie die Zuordnung.
Navigieren Sie in die d.velop smart invoice-Administrationsoberfläche.
Wechseln Sie über Repositorys auf die Übersichtsseite der d.3-Repositorys.
Sie sollten das Repository in der Liste sehen. Wenn das Repository und die Zuordnungen korrekt eingerichtet sind, erscheint in der Spalte Status ein Häkchen-Symbol.
Das d.3Repository ist jetzt zur Verwendung bereit.
Erteilen von Berechtigungen für die Rechnungsdokumente
Jeder Anwender benötigt im Repository lesende Berechtigungen auf die Rechnungen, die er in d.velop smart invoice bearbeitet. Hierzu wird die Mehrfacheigenschaft Workflowbeteiligte genutzt. d.velop smart invoice füllt dieses Feld mit einer Liste aller Benutzer und Gruppen, denen die Rechnung im Laufe des Workflows zugewiesen wird. Im Repository müssen Sie ein entsprechendes Berechtigungsprofil einrichten, das diesen Benutzern und Gruppen den lesenden Zugriff für die Rechnungsdokumente gestattet.
Einrichten eines Berechtigungsprofiles für die d.ecs identity provider-Unterstützung
Der folgende Abschnitt gilt ausschließlich für die Installationsvariante On-Premises.
Wenn Sie d.3 mit aktivierter Unterstützung für d.ecs identity provider einsetzen, können Sie die Makros @D3IDPUSER und @D3IDPGROUP verwenden, um den Worfklowbeteiligten lesende Rechte für die Rechnungsdokumente einzuräumen. Sofern keine anderen Gründe dagegen sprechen, sollten Sie die d.ecs identity provider-Unterstützung der LDAP-Unterstützung vorziehen.
Angenommen, Sie nutzen eine Dokumentart mit dem Namen Eingangsrechnungen.
So geht's
Öffnen Sie die d.3-Administration und wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus.
Öffnen Sie d.3 restriction set manager.
Legen Sie eine neue Restriktionsmenge für die Einschränkung der Dokumente nach Benutzern und Gruppen an. Nennen Sie die Restriktionsmenge Workflowbeteiligte.
Erstellen Sie eine neue Mengenzuordnung vom Typ Keine Zuordnung.
Tragen Sie als Filter die beiden Werte @D3IDPUSER und @D3IDPGROUP in zwei separate Zeilen ein.
Speichern Sie die Mengenzuordnung.
Erstellen Sie eine neue Dokumentklasse für die Dokumentart Eingangsrechnungen.
Tragen Sie in das Feld Workflowbeteiligte den Wert @D3SET(Workflowbeteiligte) ein.
Nennen Sie die Dokumentklasse Workflowbeteiligte Eingangsrechnungen.
Speichern Sie die Dokumentklasse.
Erstellen Sie ein neues Berechtigungsprofil mit dem Namen smart invoice user.
Fügen Sie die Dokumentklasse Workflowbeteiligte Eingangsrechnungen hinzu.
Erteilen Sie lesende Rechte für diese Dokumentklasse.
Speichern Sie das Berechtigungsprofil.
Einrichten eines Berechtigungsprofiles für die LDAP-Unterstützung
Der folgende Abschnitt gilt ausschließlich für die Installationsvariante On-Premises.
Wenn Sie d.3 mit aktivierter LDAP-Unterstützung verwenden, können Sie eine Kombination aus den Makros @D3GROUP sowie @D3USER_OPTFIELD_NN nutzen, um den Workflowbeteiligten Leserechte auf die Rechnungsdokumente einzuräumen.
Das Makro @D3GROUP nutzen Sie, um einem Anwender Rechte auf die Rechnungen einzuräumen, die im Laufe des Workflows einer Gruppe zugewiesen wurden, in der er Mitglied ist. Bitte beachten Sie, dass d.velop smart invoice die Gruppen aus d.ecs identity provider nutzt, also in der Regel Gruppen aus externen, angeschlossenen Systemen zur Benutzerverwaltung, wie beispielsweise Microsoft Active Directory. Damit die Berechtigung über @D3GROUP korrekt funktioniert, müssen Sie jede für d.velop smart invoice relevante Benutzergruppe mit exakt gleich lautendem Namen auch in d.3 anlegen. Zusätzlich müssen Sie über die LDAP-Unterstützung von d.3 dafür sorgen, dass die Benutzer einer Gruppe im angeschlossenen LDAP-System auch den entsprechenden Gruppen in d.3 zugeordnet werden. Einzelheiten hierzu können Sie dem Administrationshandbuch für d.3 entnehmen.
Das Makro @D3USER_OPTFIELD_NN nutzen Sie, um einem Anwender Rechte auf die Rechnungen einzuräumen, die ihm im Laufe des Workflows direkt, also nicht über eine Gruppe, zugewiesen werden. Hierzu müssen Sie ein optionales Feld des d.3 Benutzers über die LDAP-Unterstützung mit dem Anmeldenamen des Benutzers füllen. Beachten Sie, dass das optionale Feld dem Namen entsprechen muss, der von d.ecs identity provider genutzt wird. Wenn Sie Microsoft Active Directory einsetzen, können Sie das Feld sAMAccountName nutzen.
Angenommen, Sie nutzen eine Dokumentart mit dem Namen Eingangsrechnungen und haben den Anmeldenamen des Benutzers in das optionale Feld 1 übernommen. Auf der Dokumentart existiert ein Mehrfachfeld mit dem Namen Workflowbeteiligte, dem Sie über die Zuordnungen das d.velop smart invoice Feld Workflowbeteiligte zugewiesen haben.
So geht's
Öffnen Sie die d.3-Administration und wechseln Sie in den Bearbeitungsmodus.
Öffnen Sie d.3 restriction set manager.
Legen Sie eine neue Restriktionsmenge für die Einschränkung der Dokumente nach Benutzern und Gruppen an. Nennen Sie die Restriktionsmenge Workflowbeteiligte.
Erstellen Sie eine neue Mengenzuordnung vom Typ Keine Zuordnung.
Tragen Sie als Filter die beiden Werte @D3USER_OPTFIELD_01 und @D3GROUP in zwei separate Zeilen ein.
Speichern Sie die Mengenzuordnung.
Legen Sie eine neue Dokumentklasse für die Dokumentart Eingangsrechnungen an.
Tragen Sie in das Feld Workflowbeteiligte den Wert @D3SET(Workflowbeteiligte) ein.
Nennen Sie die Dokumentklasse Workflowbeteiligte Eingangsrechnungen.
Speichern Sie die Dokumentklasse.
Erstellen Sie ein neues Berechtigungsprofil mit dem Namen smart invoice user.
Fügen Sie dem neuen Berechtigungsprofil die Dokumentklasse Workflowbeteiligte Eingangsrechnungen hinzu.
Erteilen Sie Leserechte für die Dokumentklasse.
Speichern Sie das Berechtigungsprofil.
Weisen Sie das Berechtigungsprofil über die LDAP-Unterstützung allen Benutzern zu, die am Workflow teilnehmen.
Festlegen einer Vertretung bei Abwesenheit
Wenn Sie sich in d.velop documents abwesend melden und eine Vertretung festlegen, kann Ihre Vertretung Ihre Aufgabenliste aufrufen.
Ihre Vertretung kann nur Aufgaben sehen, die persönlich an Sie adressiert wurden. Ihre Vertretung kann keine Aufgaben sehen, die Ihnen im Rahmen einer Gruppenmitgliedschaft zugestellt wurden. Sobald Ihre Vertretung eine Aufgabe öffnet, fügt d.velop smart invoice die Vertretung den Workflowbeteiligten hinzu.
Damit Ihre Vertretung auch die Dokumentanhänge zu den Aufgaben einsehen kann, muss Ihre Vertretung ein geeignetes Berechtigungsprofil in d.velop documents besitzen.
Anmerkung
In d.velop documents können aufgrund der Konfiguration der Berechtigungsprofile in seltenen Fällen Berechtigungsprobleme auftreten. Hierbei ist die Vertretung nicht sofort berechtigt, beim Öffnen einer Aufgabe das angehängte Rechnungsdokument einzusehen.
In solchen Fällen werden meistens Berechtigungsprofile verwendet, die Berechtigungen für Rechnungsdokumente anhand der Liste der Workflowbeteiligten gewähren. Das Rechnungsdokument wurde dabei schneller geladen, als die Vertretung der Liste der Workflowbeteiligten hinzugefügt werden konnte. Das Schließen und nach kurzer Zeit erneute Öffnen der Aufgabe behebt das Berechtigungsproblem.