Die frei wählbaren Felder einer Matrix, also diejenigen, die bestimmen, für welche Rechnungen ein Eintrag in der Matrix gilt, nennen wir zusammengefasst das Kostenobjekt für einen Eintrag. Ein Kostenobjekt kann sich aus Mandant, Kostenstelle und Kostenträger zusammensetzen. Die Freigabegrenze für jeden Eintrag in der Matrix bezieht sich auf das zugehörige Kostenobjekt, nicht auf die gesamte Rechnung. Auch wenn der Gesamtbetrag der Rechnung höher ist, als die für eine Person eingestellte Freigabegrenze, darf diese Person ihren Teil der Rechnung freigeben, sofern dieser Teil innerhalb der Freigabegrenze bleibt. In unserem Beispiel bedeutet das: Enthält eine Rechnung über 25.000,00 EUR Kosten in Höhe von 17.000,00 EUR für die Kostenstelle 5000 und den Kostenträger P001 und Kosten in Höhe von 8.000,00 EUR für die Kostenstelle 2000 bei gleichem Kostenträger, so dürfen Maria Müller und Susanne Meyer die jeweiligen Teilbeträge freigeben, obwohl der Gesamtbetrag der Rechnung über ihren Freigabegrenzen liegt.

Ein Beispiel für Freigabegrenzen auf Kostenobjekten

Erlaubt, da die individuellen Freigabegrenzen beider Personen eingehalten werden.

Nicht erlaubt, da die Freigabegrenze von Susanne Meyer überschritten wird.

Außer mit exakten Werten, also zum Beispiel Kostenstelle 2000, können Sie in den Feldern einer Matrixzeile auch mit Platzhaltern arbeiten. Tragen Sie in ein Feld einer Matrixzeile beispielsweise $ ein, so bedeutet dies, dass die Rechnung bzw. Rechnungsposition in diesem Feld keinen Wert haben darf. Folgende Platzhalter sind erlaubt:

Hierzu ein Beispiel für Platzhalter:

In diesem Fall dürfte Benutzer A alle Kostenstellen bis 5.000,00 EUR freigeben, die mit 20 beginnen, also zum Beispiel 2050 oder 2031. Benutzer B darf nur freigeben, wenn keine Kostenstelle ausgewählt ist. Benutzer C darf für alle Kostenstellen freigeben.

Die Matrix ermittelt den Bearbeiter für die Bearbeitung einer Rechnung oder Teile einer Rechnung, der sich entsprechend der Matrix am besten für die Rechnungsbearbeitung eignet. Hierzu werden zunächst die Rechnungszeilen nach Kostenobjekten zusammengefasst, um den Gesamtbetrag je Kostenobjekt zu ermitteln. Anschließend wird anhand der Matrixzeilen der Bearbeiter ermittelt, der am besten zum Kostenobjekt passt und dessen Freigabegrenze über dem Rechnungsbetrag für das Kostenobjekt liegt.

Eine Zeile passt am besten, wenn alle Felder zwischen Kostenobjekt und Matrixzeile übereinstimmen und die Freigabegrenze nicht überschritten ist. Existiert keine solche Zeile, wird die beste Zeile wie folgt ermittelt:

Der Score für jedes Feld wird folgendermaßen ermittelt:

Angenommen, wir haben folgende Matrix als Beispiel für Scoring:

Für das Kostenobjekt docures AG, 2000, P001 passen Susanne Meyer, Maria Müller und Vanessa Vorstand. Susanne Meyer wird bevorzugt, so lange der Betrag unter 5.000,00 EUR bleibt. Ist der Betrag größer als 7.000,00 EUR, geht die Rechnung zu Vanessa Vorstand. Peter Gibbons scheidet aus, da er für keinen Kostenträger zugelassen ist ($).

Für das Kostenobjekt docures AG, 2000, kein Kostenträger passen Peter Gibbons, Maria Müller und Vanessa Vorstand. So lange der Betrag unter 2.000,00 EUR bleibt, wird Peter Gibbons bevorzugt. Zwischen 2.000,00 EUR und 7.000,00 EUR ist Maria Müller zuständig. Alle Rechnungen darüber müssen durch Vanessa Vorstand freigezeichnet werden. Susanne Meyer scheidet aus, da nicht der Kostenträger P001 angegeben ist.

Sie haben die Möglichkeit über die Freigabematrix sog. ad-hoc-Gruppen zu bilden. Dazu müssen diese Personen mit gleicher Freigabegrenze und Spezifität in der Matrix eingetragen sein. Mitglieder dieser Gruppen erhalten alle die neuen Aufgaben zur Freigabe. Es ist ausreichend, wenn eine Person die Rechnung freigibt. Bitte beachten Sie, dass sachliche Prüfer nicht berücksichtigt werden, wenn Sie das Vier-Augen-Prinzip aktiviert haben.

Ein Beispiel:

Es liegt eine Rechnung über 4.000,00 EUR für die Kostenstelle 2000 vor.

Die vorliegende Rechnung würden Benutzer A und Benutzer C zur Freigabe erhalten, da diese nach der Matrix zuerst für die Freigabe berechtigt sind. Benutzer B scheidet aus, da die Kostenstelle unspezifischer ist als bei Benutzer A und C. Benutzer D scheidet aus, da die Freigabegrenze nicht mit den anderen übereinstimmt.

Es gibt die Anforderung, dass ab einem bestimmten Betrag mehrere Benutzer den Beleg freigeben müssen.

Beispiel:

Mithilfe der Freigabematrix können Sie beliebig viele solcher Freigabestufen einrichten.

Es gelten folgende Regeln in der Bearbeiterfindung:

Die Reihenfolge der Freigabe richtet sich nach der niedrigsten Freigabegrenze. Bitte beachten Sie, dass sachliche Prüfer nicht berücksichtigt werden, wenn Sie das Vier-Augen-Prinzip aktiviert haben.

Es folgen einige Beispiele:

Beispiel 1:

Es liegt eine Rechnung über 12.000,00 EUR für die Kostenstelle 2000 vor. Ab einem Betrag von 10.000,00 EUR müssen zwei Personen freigeben.

Die vorliegende Rechnung erhält Benutzer A und anschließend Benutzer B zur Freigabe.

Beispiel 2:

Es liegt eine Rechnung über 12.000,00 EUR für die Kostenstelle 2000 vor. Ab einem Betrag von 10.000,00 EUR müssen zwei Personen freigeben. Benutzer B hat bereits die sachliche Prüfung durchgeführt. Das Vier-Augen-Prinzip ist aktiviert.

Die vorliegende Rechnung erhält Benutzer A und anschließend Benutzer C zur Freigabe.

Standardmäßig wird ein Beleg direkt an die nach Matrix berechtigte Person zur Freigabe geleitet.

Beispiel 1:

Es liegt eine Rechnung über 12.000,00 EUR für die Kostenstelle 2000 vor.

In diesem Fall erhält ausschließlich Person B den Beleg zur Freigabe.

Der Bottom-to-Approver-Ansatz erlaubt Ihnen eine andere Vorgehensweise: Der Beleg durchläuft mehrere Freigabestufen, beginnend bei der Matrixzeile, welche die höchste Spezifikation hat, unabhängig von der Freigabegrenze. Ausgehend von der Stufe mit der höchsten Spezifikation, werden nachfolgend werden alle Spezifikationsstufen durchlaufen. In jeder Spezifikationsstufe erhält der Benutzer mit der höchsten Freigabegrenze den Beleg. Der Prozess wird beendet, wenn der erste nach Matrix berechtigte Benutzer den Beleg zur Freigabe erhält.

Es folgen einige Beispiele.

Beispiel 2:

Es liegt eine Rechnung über 2.500,00 EUR für die Kostenstelle 2000 vor.

Es liegt eine Rechnung über 3.500,00 EUR für die Kostenstelle 2000 vor.

Es liegt eine Rechnung über 4.500,00 EUR für die Kostenstelle 2000 vor.

Beispiel 3:

Es liegt eine Rechnung über 2.500,00 EUR für die Kostenstelle 2000 vor.

Es liegt eine Rechnung über 3.500,00 EUR für die Kostenstelle 2000 vor.

Es liegt eine Rechnung über 4.500,00 EUR für die Kostenstelle 2000 vor.

Es liegt eine Rechnung über 1.500,00 EUR für die Kostenstelle 2000 vor.

Beleg an mehrere Empfänger senden und Freigabestufen

Es liegt eine Rechnung über 15.000,00 EUR für die Kostenstelle 2000 vor. Ab einem Betrag von 10.000,00 EUR müssen zwei Personen freigeben.

Die vorliegende Rechnung würde zunächst Benutzer B und anschließend Benutzer A und Benutzer D zur Freigabe erhalten.

Beleg an mehrere Empfänger senden und Bottom-to-Approver-Strategie

Es liegt eine Rechnung über 25.000,00 EUR für die Kostenstelle 2000 vor.

Die vorliegende Rechnung würde zunächst Benutzer A, dann Benutzer D und E und anschließend Benutzer C zur Freigabe erhalten.

Freigabestufen und Bottom-to-Approver-Strategie

Es liegt eine Rechnung über 30.000,00 EUR für die Kostenstelle 2000 vor. Ab einem Betrag von 10.000,00 EUR müssen zwei Personen freigeben.

Die vorliegende Rechnung würde zunächst Benutzer D, dann Benutzer C und anschließend Benutzer A zur Freigabe erhalten.