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Einrichten der Freigabe basierend auf einer Kostenstelle
In diesem Artikel führen wir Sie durch die Einrichtung einer Freigabe auf Basis von Kostenstellen. Am Ende des Artikels werden Sie einen Freigabeschritt in d.velop smart invoice eingerichtet haben, der dynamisch auf die erfassten Kostenstellen der Rechnungspositionen reagiert und auf ihrer Basis die zuständigen Freigebenden ermittelt.
Um eine Freigabe auf Basis von Kostenstellen einzurichten sind drei Schritte notwendig:
Eine neue Freigabematrix anlegen. Über die Freigabematrix legen Sie fest, wer für welche Kostenstelle verantwortlich ist.
Einen neuen Schritt für die Freigabe anlegen und den Schritt an die Freigabematrix knüpfen.
Den neuen Schritt in den Workflow integrieren.
Anlegen einer Freigabematrix
Eine Freigabematrix ermittelt dynamischen einen Freigebenden aufgrund erfasster Rechnungsinformationen, wie zum Beispiel der Kostenstelle. Legen Sie zunächst eine neue Matrix an und fügen Sie die Spalte Kostenstelle als Entscheidungsmerkmal hinzu.
So geht's
Navigieren Sie in die Administration von d.velop smart invoice.
Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Matrizen.
Legen Sie über die Schaltfläche Neue Matrix eine Matrix an. Geben Sie der neuen Matrix den Namen Freigabe nach Kostenstellen und speichern Sie.
Wählen Sie unter Spalte hinzufügen das Feld Kostenstelle und klicken Sie auf Spalte Hinzufügen.
Klicken Sie auf Speichern.
Hinzufügen von Zeilen für zuständige Bearbeiter
Sie haben eine neue Matrix mit der Spalte Kostenstelle angelegt. Fügen Sie als nächstes Zeilen zur Matrix hinzu, mit denen Sie festlegen, welcher Freigebende für welche Kostenstelle zuständig ist. Angenommen, der Benutzer Max Mustermann ist für die Kostenstelle 2000 zuständig und darf Kosten bis zu 5.000,00 EUR für diese Kostenstelle freigeben.
So geht's
Navigieren Sie in die Administration von d.velop smart invoice.
Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Matrizen.
Klicken Sie auf den Eintrag Freigabe nach Kostenstellen (der Name der Matrix, die Sie eben angelegt haben).
Klicken Sie auf Zeile hinzufügen.
Wählen Sie den Benutzer Max Mustermann.
Tragen Sie in das Feld Grenze den Wert 5000 ein.
Tragen Sie in das Feld Kostenstelle den Wert 2000 ein.
Speichern Sie die neue Zeile.
Weitere Zustãndigkeiten für Kostenstellen können Sie analog als weitere Zeilen der Matrix anlegen. Weitere Details zu Matrizen und ihren Möglichkeiten finden Sie im Hintergrundartikel.
Nachdem Sie die Freigabematrix angelegt haben, müssen Sie einen Freigabeschritt zum Workflow hinzufügen und diesen mit der Matrix verbinden.
Anlegen eines neuen Schrittes
Angenommen, Sie haben bereits Schritte für die sachliche Prüfung und für die Buchhaltung eingerichtet. Auf die sachliche Prüfung soll die Freigabe folgen. Wird der Beleg freigegeben, soll er in die Buchhaltung weitergeleitet werden. Wird die Freigabe verweigert, soll der Beleg wieder zurück an den sachlichen Prüfer geleitet werden.
Richten Sie zunächst einen neuen Schritt vom Typ Freigabe ein.
So geht's
Navigieren Sie in die Administration des Workflowablaufs.
Legen Sie über Schritte > Neuer Schritt einen neuen Schritt an.
Geben Sie dem Schritt den Namen Freigabe.
Wählen Sie als Typ für den neuen Schritt Freigabe.
Wählen Sie unter Matrix die eben angelegte Matrix Freigabe nach Kostenstellen.
Konfigurieren der Aktionen
Anschließend müssen Sie festlegen, wie die Aktionen für den neuen Schritt aussehen sollen. Legen Sie hierzu zwei neue Aktionen, Weiter und Ablehnen, an.
So geht's
Navigieren Sie auf den Reiter Aktionen des neuen Schrittes.
Legen Sie eine neue Aktion an und geben Sie ihr den Namen Weiter.
Wählen Sie das Häkchen als Icon und legen Sie als Aktionstyp Akzeptieren fest.
Legen Sie innerhalb der neuen Aktion Weiter eine neue Verbindung an und vergeben Sie den Titel Zur Buchhaltung.
Wählen Sie als Ziel für die Verbindung den Schritt Buchhaltung.
Tragen Sie als Bedingungen den Wert true ein.
Legen Sie eine weitere Aktion an und geben Sie ihr den Namen Ablehnen.
Wählen Sie das Kreuz als Icon und legen Sie als Aktionstyp Ablehnen fest.
Legen Sie innerhalb der neuen Aktion Ablehnen eine neue Verbindung an und vergeben Sie den Titel Zurück zur sachlichen Prüfung.
Wählen Sie als Ziel für die Verbindung den Schritt Sachliche Prüfung.
Tragen Sie als Bedingung den Wert true ein.
Anlegen einer neuen Aktion mit einer neuen Verbindung
Als nächstes müssen Sie dafür sorgen, dass der neue Schritt Freigabe auf die sachliche Prüfung folgt.
Im Folgenden legen Sie eine neue Aktion Weiter mit einer neuen Verbindung an. Sie können auch eine bestehende Verbindung abändern.
So geht's
Navigieren Sie zum Schritt Sachliche Prüfung.
Wechseln Sie auf den Reiter Aktionen.
Legen Sie eine neue Aktion mit dem Namen Weiter an.
Wählen Sie das Häkchen als Icon und legen Sie als Aktionstyp Akzeptieren fest.
Legen Sie innerhalb der neuen Aktion Weiter eine neue Verbindung an und vergeben Sie den Titel Zur Freigabe.
Wählen Sie als Ziel für die Verbindung den Schritt Freigabe.
Tragen Sie als Bedingung den Wert voucher.verified? ein.
Sie haben den neuen Schritt Freigabe erfolgreich zum Workflow hinzugefügt und mit der Freigabematrix verknüpft. Wird eine Rechnung von der sachlichen Prüfung zur Freigabe geschickt, ermittelt d.velop smart invoice automatisch anhand der eingetragenen Kostenstellen und Beträge die korrekten Freigebenden.