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Einrichten der Clearingstelle

Die Clearingstelle ermöglicht es berechtigten Benutzern im Fehlerfall in den Rechnungsworkflow einzugreifen. Fehlerfälle können zum Beispiel sein: eine fehlgeleitete Rechnung, eine falsche Kontierung, eine fälschlicherweise erteile Freigabe oder ein Fehler in der sachlichen Prüfung. Berechtigte Benutzer können eine betroffene Rechnung in den Clearing-Modus versetzen und eine Rechnung umleiten oder die Prüfung bzw. Freigabe neu veranlassen. Im Clearing-Modus sind alle Felder beschreibbar. Alle Änderungen, die innerhalb der Clearingstelle vorgenommen werden, werden im Workflowprotokoll dokumentiert.

Alle anderen Benutzer haben derweil die Möglichkeit, eine Rechnung aktiv in das Clearing zu schicken, sofern sie der Meinung sind, dass hier ein Fehler vorliegt.

Einrichten der Administration

Um die neue Clearingstelle im Workflow nutzen zu können, ist vorerst noch die Aktivierung eines Feature Flags notwendig.

So geht’s:

  1. Navigieren Sie in der Administration von d.velop smart invoice in Ihre Workflow-Definition und klicken auf Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf die Perspektive Clearing.

  3. Aktivieren Sie den Schalter Clearing.

Bearbeiten von Belegen im Clearing-Modus

In diesem Schritt müssen Sie mindestens eine Gruppe berechtigen, die Belege im Clearing-Modus bearbeiten darf.

So geht’s:

  1. Navigieren Sie in der Administration von d.velop smart invoice in Ihre Workflow-Definition und klicken Sie auf Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf die Perspektive Clearing.

  3. Wählen Sie bei Berechtigungen Standard für Alle unter Gruppe eine Gruppe aus, die die Aufgaben empfangen soll.

Berechtigen individueller Gruppen für jeden Mandanten

Sie haben die Möglichkeit, für jeden Mandanten individuelle Gruppen für die Bearbeitung von Belegen im Clearing-Modus zu berechtigen.

So geht’s:

  1. Navigieren Sie in der Administration von d.velop smart invoice in Ihre Workflow-Definition und klicken Sie auf Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf die Perspektive Clearing.

  3. Klicken Sie bei Berechtigungen auf Berechtigung hinzufügen.

  4. Tragen Sie in das Feld eine Mandanten-ID ein.

  5. Wählen Sie unter Gruppe die zuständige Gruppe für diesen Mandanten aus.