Release Notes 2023
Release Notes 2022
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Admin
Auf den folgenden Seiten finden Sie alle Informationen rund um die Admin Funktionen. Zudem wird Ihnen erklärt, wie Sie Ihre Nutzer:innen beim Einstieg in d.velop sign unterstützen.
Buchung der kostenlosen Testversion
Um die kostenlose Testversion von d.velop sign zu buchen, klicken sie hier . Dann klicken Sie Weiter zur Buchung.
Erstellen Sie eine neues d.velop cloud-Konto. Dafür geben Sie Ihre E-Mail-Adresse in das vorgesehene Feld ein. Sie erhalten eine E-Mail.
Gehen Sie in Ihr Postfach und öffnen Sie die E-Mail .
Klicken Sie nun Konto erstellen und Kennwort festlegen.
Geben Sie Ihr gewünschtes Kennwort in das entsprechende Feld ein. Beachten Sie hier die Vorgaben für das Kennwort.
Klicken Sie Kennwort festlegen.
Im nächsten Schritt müssen Sie Daten zu Ihrer Person angeben.
Danach geben Sie eine Wunschadresse an, unter Ihre Cloud erreichbar sein wird. Klicken Sie dann auf Weiter.
Am Ende sehen Sie alle Daten auf einen Blick. Klicken Sie nun Buchen.
Klicken Sie nun Jetzt starten. Es öffnet sich ein neues Fenster, indem Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort erneut eingeben müssen.
AD-Anbindung
Im Folgenden wird Ihnen erklärt, wie Sie Ihren Nutzer:innen aus Ihrem AD den Zugriff auf d.velop sign ermöglichen. Die Verbindung ist schnell umsetzbar und zusätzlich lässt sich noch SSO über OpenID-Connect einrichten.
Wie können Benutzer und Gruppen aus dem Azure AD für den d.velop cloud-Mandanten bereitgestellt werden?
Überprüfen der Bereitstellung
Wie können Benutzer und Gruppen über LDAP für den d.velop cloud-Mandanten bereitgestellt werden?
Überprüfen der Benutzerbereitstellung
Wie kann Single Sign-on über OpenID-Connect ermöglicht werden?
Wie können Benutzer und Gruppen aus dem Azure AD für den d.velop cloud-Mandanten bereitgestellt werden?
Um die User bereitzustellen, müssen Sie in Ihrem Azure AD und für d.velop sign die Admin-Berechtigung haben. Die Person, welche d.velop sign gebucht hat, wird als Admin angelegt und kann auch weitere Admin's festlegen.
Erstellen einer Unternehmensanwendung Melden Sie sich in Ihrem Azure AD-Portal an.
Klicken Sie im linken Bereich auf Unternehmensanwendungen.
Wählen Sie + Neue Anwendung aus.
Wählen Sie + Eigene Anwendung erstellen aus.
Geben Sie einen Namen für Ihre Anwendung ein und wählen Sie die Option Beliebige andere, nicht im Katalog zu findende Anwendung integrieren und dann Hinzufügen aus, um ein App-Objekt zu erstellen. Die neue App wird der Liste mit den Unternehmensanwendungen hinzugefügt und mit dem App-Verwaltungsbildschirm geöffnet.
Klicken Sie auf dem App-Verwaltungsbildschirm im linken Bereich auf Bereitstellung.
Wählen Sie im Menü Bereitstellungsmodus die Option Automatisch aus.
Verwenden Sie für den Parameter Mandanten-URL die URL <d.velop cloud-Mandant>/usermanagement/scim
Gehen Sie für den geheimen Token wie folgt vor:
Geheimen Token erstellen Loggen Sie sich in Ihren cloud-Mandanten ein.
Klicken Sie auf Konfiguration.
Klicken Sie unter "Infrastruktur und Sicherheit" auf Anmeldeoptionen.
Klicken Sie im rechten Bereich auf das Fingerabdrucksymbol
.
Klicken Sie im rechten Bereich auf das Plussymbol
.
Wählen Sie den "Builtin SCIM 2.0 provisioning user" aus und drücken auf create.
Klicken Sie auf den "Builtin SCIM 2.0 provisioning user"
Kopieren Sie den generierten Schlüssel, um diesen in Ihrer zuvor erstellten Unternehmensanwendung im Feld "Geheimer Token" zu hinterlegen.
Benutzer und Gruppen bereitstellen Melden Sie sich in Ihrem Azure AD-Portal an.
Klicken Sie im linken Bereich auf Unternehmensanwendungen.
Wählen Sie die von Ihnen im 1. Schritt erstellte Anwendung aus.
Klicken Sie im linken Bereich auf Benutzer und Gruppen.
Klicken Sie auf + Benutzer/Gruppen hinzufügen.
Klicken Sie in dem sich öffnenden Bereich auf Keine ausgewählt.
Wählen Sie die Gruppen und Nutzer, die Zugriff auf d.velop sign haben sollen, aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf Zuweisen.
Klicken Sie im linken Bereich auf Bereitstellung.
Klicken Sie nun auf Bereitstellung starten - nach einem kurzen Moment können Sie nun die User in Ihrer d.velop cloud sehen.
Überprüfen der Bereitstellung Melden Sie sich in Ihrem d.velop cloud-Mandant en an.
Klicken Sie auf Konfiguration.
Klicken Sie unter Benutzer- und Gruppenverwaltung auf Benutzer und Gruppen.
In der sich öffnenden Übersicht sehen Sie alle Benutzer, die in Ihrer cloud vorhanden sind.
Nutzer, die Sie über die Provisionierung hinzugefügt haben, sind durch zwei Pfeile gekennzeichnet:
Fertig! Die Benutzer:innen wurden übertragen.
Hinweis
Profilbilder werden zwar von Azure Active Directory unterstützt, aber von Azure Active Directory im Rahmen der Bereitstellung nicht übertragen. Daher ist es aktuell nicht möglich Profilbilder zu übernehmen. Sollten Sie Änderungen an Benutzern oder Gruppen in der Usermanagement-App vornehmen, die aus Azure Active Directory bereitgestellt wurden, werden diese Änderungen bei der nächsten Bereitstellung durch die aktuellen Daten aus Azure Active Directory überschrieben.
Daher müssen Sie besagte Änderungen in Azure Active Directory vornehmen. Die Änderungen werden dann mit der nächsten Bereitstellung durchgeführt.
Gleiches gilt für das Löschen von Benutzern und Gruppen und das Ändern von Gruppenzugehörigkeiten.
Wenn Sie in Azure Active Directory User löschen, werden diese User erst nach 30 Tagen durch Azure Active Directory bei einer Bereitstellung in der Usermanagement-App entfernt. Wenn Sie die gelöschten User mit der nächsten Bereitstellung löschen möchten, müssen Sie die User in Azure Active Directory separat löschen. Öffnen Sie dazu in Azure Active Directory in der Benutzerverwaltung die Option Gelöschte Benutzer (Vorschau) und löschen Sie dort die jeweiligen Benutzer:innen.
Die zeitlichen Abstände zwischen den Bereitstellungen werden nach und nach größer. Sollten Änderungen nicht zeitnah vorgenommen werden, prüfen Sie die statistischen Angaben der Bereitstellung in Azure Active Directory unter der Option Bereitstellung im App-Verwaltungsbildschirm.
Wie können Benutzer und Gruppen über LDAP für den d.velop cloud-Mandanten bereitgestellt werden?
Um die User bereitzustellen, müssen Sie auf Ihren d.velop sign Mandanten die Admin-Berechtigung haben. Die Person, die d.velop sign gebucht hat, wird als Admin angelegt und kann auch weitere Admin's festlegen.
LDAP-Parameter pflegen Loggen Sie sich in Ihren cloud-Mandanten ein.
Klicken Sie auf Konfiguration.
Klicken Sie unter "Infrastruktur und Sicherheit" auf Anmeldeoptionen.
Im rechten Bereich auf das Plus-Symbol
klicken.
In dem sich öffnenden Bereich können Sie nun die Parameter Ihres LDAP's einpflegen.
Einstellungen mit einem Klick auf "safe" bestätigen.
Überprüfen der Benutzerbereitstellung Loggen Sie sich in Ihren d.velop cloud-Mandant en ein.
Klicken Sie auf Konfiguration.
Klicken Sie unter Benutzer- und Gruppenverwaltung auf Benutzer und Gruppen.
In der sich öffnenden Übersicht, sehen Sie alle User, die in Ihrer cloud vorhanden sind.
Nutzer die Sie über die Provisionierung hinzugefügt haben, sind durch zwei Pfeile gekennzeichnet:
Fertig! Die Benutzer:innen wurden übertragen.
Wie kann Single Sign-on über OpenID-Connect ermöglicht werden?
SSO ist für d.velop sign nur über OpenID-Connect möglich. Hierfür können Sie einfach unserer Anleitung folgen. Bitte achten Sie darauf, dass bevor der Provider d.velop cloud deaktiviert wird, einem entsprechenden User noch die Admin-Gruppe hinzugefügt werden muss.
Manuelle Benutzer- und Gruppenverwaltung
Wie füge ich weitere User hinzu?
Wie lösche ich einen User?
Wie kann ich Zugriffsrechte über Gruppen erstellen?
Wie füge ich weitere User hinzu?
Wenn Sie ein Admin für d.velop sign sind, können Sie selbst jederzeit weitere User in Ihrer Organisation hinzufügen. Die Person, die d.velop sign gebucht hat, wird als Admin angelegt und kann auch weitere Admin's festlegen.
Klicken Sie auf Konfiguration.
Wählen Sie unter der Kachel Verwaltung den Button Benutzer und Gruppen.
Klicken Sie auf Neuen Benutzer Hinzufügen.
Legen Sie einen neuen Benutzer an und klicken anschließend auf Speichern.
Sie haben die Option, eine Einladungs-E-Mail zu versenden. Klicken Sie dazu auf E-Mail senden.
Fertig! Der User wurde angelegt.
So können Sie Änderungen am Account vornehmen oder eine Person als Admin hinzufügen:
Suchen Sie den Namen der Person und wählen Sie die richtige Person aus.
Anschließend erscheint auf der rechten Seite Gruppen zuweisen, sodass dass Sie nach Gruppen suchen können.
Suchen und wählen Sie die passende Gruppe aus. Klicken Sie anschließend auf das Häckchen. Die Person wird der Gruppe zugewiesen.
Sie sehen nun zu welchen Gruppen die Person zugewiesen ist. Klicken Sie auf speichern.
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Wie lösche ich einen User?
Wählen Sie die Konfigurationskachel aus.
Wählen Sie unter der Kachel Verwaltung den Button Benutzer und Gruppen.
Klicken Sie auf Nach Benutzern suchen und wählen sie die passende Person aus.
Setzen Sie das Häkchen bei der Person, die sie löschen möchten und klicken auf den Papierkorb.
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Wie kann ich Zugriffsrechte über Gruppen erstellen?
Gehen Sie auf die Übersichtsseite Ihres d.velop Cloudmandanten: https://Ihrcloudmandant.d-velop.cloud
Wählen Sie die Konfigurationskachel aus.
Wählen Sie unter der Kachel Verwaltung den Button Benutzer und Gruppen.
Erstellen Sie nun eine Gruppe, der Sie den Zugriff auf d.velop sign gewähren möchten. Dazu klicken sie zunächst oben auf Gruppen und anschließend auf Neue Gruppe hinzufügen.
Wählen Sie einen Namen für die Gruppe aus, fügen Sie eine Beschreibung hinzu und klicken Sie anschließend auf speichern.
Fügen Sie nun die gewünschten Nutzer:innen zu dieser Gruppe hinzu, indem Sie auf der rechten Seite Nach Benutzern suchen können.
Bitte beachten Sie, dass Sie sich selbst ebenfalls als User hinzufügen, um weiterhin den Zugriff auf d.velop sign zu gewährleisten.
Gehen Sie zurück zu den Konfigurationsoptionen und wählen Sie unter der Kachel Digitales Unterschreiben den Button Einstellungen.
Klicken Sie nun auf Zugriffsbeschränkung und wählen Sie hier die gewünschte Gruppe aus. Klicken Sie anschließend Zuweisung speichern.
Weitere Verwaltungsmöglichkeiten
Wie kann ich die Archivfunktion freischalten?
Wie erlaube ich weitere Signaturarten oder schränke die vorhandenen Signaturarten ein?
Wie erstelle ich eine Übersicht der geleisteten Signaturen und Identifizierungen?
Wie hinterlege ich mein eigenes Logo in d.velop sign?
Wie kann ich alle E-Mail-Benachrichtigungen ausstellen?
Wie kann ich erlauben, dass meine Dokumente wiederholt signiert werden können?
Wie füge ich meine Rechnungsadresse hinzu?
Wie stelle ich d.velop sign auf das Demosystem um?
Wie kann ich die Archivfunktion freischalten?
Um die Archivfunktion nutzen zu können, müssen zunächst folgende Bedingungen erfüllt sein:
d.velop sign und d.velop documents müssen für denselben Mandanten gebucht werden oder bereits in Nutzung sein
Mindestens ein Repository muss in d.velop documents angelegt worden sein. Eine Anleitung zur Administartion von d.velop documents finden Sie hier.
Öffnen Sie die Kachel Konfigurationen.
Wählen Sie hier anschließend die Kachel digitale Signatur aus.
Klicken Sie auf das Dropdown-Menü für die Langzeitarchivierung, setzen Sie den Haken bei Archivierung aktivieren und klicken Sie auf Speichern.
Wie erlaube ich weitere Signaturarten oder schränke die vorhandenen Signaturarten ein?
Als Voreinstellung ist für Sie und Ihre Nutzer:innen nur die fortgeschrittene Signatur mit der Swisscom eingestellt. Möchten Sie qualifiziert oder mit einem anderen Signaturniveau mit der D-Trust, ein Unternehmen der Bundesdruckerei-Gruppe, unterschreiben, aktivieren Sie dazu einfach die benötigten Signaturarten in der Konfigurations-App.
Die Konfigurations-App finden Sie in der Übersichtsseite Ihres d.velop Cloud Mandanten.
Hier können Sie unter dem Reiter d.velop sign - Signatureinstellungen die entsprechenden Einstellungen vornehmen:
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Nach dem Speichern dieser Einstellung stehen nur noch die gewünschten Signaturlevel zur Verfügung:
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Wie erstelle ich eine Übersicht der geleisteten Signaturen und Identifizierungen?
In d.velop sign haben Sie als Admin die Möglichkeit sich eine Übersicht anzeigen zu lassen, wie viele Signaturen von Ihren Nutzer:innen erstellt wurden und wie viele Identifizierungen bei sign-me (Identifizierungsdienst der D-Trust) stattgefunden haben.
Hierfür können Sie sich in den Admin Einstellungen ganz einfach mit einem Klick einen Excel-Bericht exportieren lassen.
Gehen Sie in die Konfigurationskachel Ihres Cloudmandanten
Klicken Sie in den d.velop sign Einstellungen auf das Dropdown Menü für die Signaturübersicht.
Jetzt nur noch den Button anklicken und die Übersicht wird heruntergeladen.
Wählen Sie in der heruntergeladenen Excel-Tabelle nun in der Spalte "Billing Type" aus, Sie die Signaturen oder die Identifikationen angezeigt bekommen möchten.
Wie hinterlege ich mein eigenes Logo in d.velop sign?
Als Admin können Sie ihr eigenes Logo in den Einstellungen hinterlegen. Sie können dabei sowohl ein Logo in Ihrem Mandaten für Ihre Mitarbeiter:innen als auch ein Logo für die, mit denen externe Personen zur Unterschrift eingeladen werden, hochladen und hinterlegen. Standardmäßig ist hier das d.velop sign Logo hinterlegt.
Klicken Sie auf die Kachel Konfigurationen.
Klicken Sie hier auf die Kachel Geschäftsanwendungen digitale Signatur und öffnen Sie das Dropdown Menü Darstellung.
Klicken Sie dort, wo Sie Ihr Logo hinterlegen wollen auf Datei auswählen um ein Bild Ihres Logos hochzuladen.
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Möchten Sie Ihr Logo löschen, können Sie mit einem Klick auf Standard wiederherstellen dass d.velop sign Logo wieder hinterlegen.
Wie kann ich alle E-Mail-Benachrichtigungen ausstellen?
Wenn Sie und Ihre internen Nutzer:innen sämtliche Benachrichtigungen per E-Mail nicht mehr erhalten wollen, können Sie diese Funktion in den Konfigurationen ausstellen.
Wählen Sie dazu in Ihren Konfigurationen die Kachel digitale Signatur aus.
Klicken Sie auf E-Mail-Einstellungen.
Deaktivieren Sie durch das anklicken des Kästchens die E-Mail-Benachrichtigungen an interne Benutzer und wählen Sie anschließend Speichern aus.
Wie kann ich erlauben, dass meine Dokumente wiederholt signiert werden können?
Standardmäßig ist es für Empfänger:innen nicht möglich, ein Dokument nach dem Signaturvorgang ein weiteres Mal zu öffnen und erneut zu signieren. Möchten Sie dies jedoch ermöglichen, können Sie durch das Anklicken der Boxen die Mehrfachsignatur für ihre intern und/oder extern nutzende Personen erlauben.
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Wie füge ich meine Rechnungsadresse hinzu?
Möchten Sie d.velop sign über den Testzeitraum hinaus mit demselben Cloudmandanten weiternutzen, so ist es notwendig, dass Sie Ihre Rechnungsadresse hinterlegen.
Wichtig: Setzen Sie ein Häkchen in dem Feld "Ich möchte die d.velop cloud nach Abschluss des Testzeitraums weiter nutzen", geht Ihr Mandant nach Testzeitraum in eine kostenpflichtige Buchung über. Zusätzlich müssen Sie noch das entsprechende Paket im d.velop Store buchen.
Dies können Sie selbständig auf der Übersichtsseite Ihres Cloudmandanten durchführen.
Klicken Sie auf die Kachel Testzeitraum.
Hinterlegen Sie hier in den dafür vorgesehen Feldern Ihre Rechnungsadresse.
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf Speichern.
Wie stelle ich d.velop sign auf das Demosystem um?
Um d.velop sign kostenlos als Demosystem nutzen zu können, müssen lediglich in der Konfiguration für d.velop sign, in der Rubrik Demosignaturen die beiden Checkboxen aktiviert werden.
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Achtung: Wenn die Häkchen gesetzt sind werden KEINE validen Unterschriften generiert. Es handelt sich um ein Demosystem.