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Konfigurieren von Importprofilen

Sie können Profile konfigurieren, um die Verarbeitung von Stapeln zu steuern. Die Liste der vordefinierten Profile sowie die Konfiguration der von Ihnen definierten Profile finden Sie in der Konfiguration unter Import > Importoptionen > Importprofile.

So geht's 

Erstellen Sie mit Hinzufügen (Plussymbol) ein neues Profil oder wählen Sie ein bestehendes Profil aus der Liste aus, um das Profil zu bearbeiten.

Die Konfiguration für Importprofile ist in mehrere Tabs aufgeteilt. In den jeweiligen Tabs können Sie folgende Einstellungen konfigurieren.

Beschreibung

Legen Sie einen Namen für das Profil fest.

(Nicht) zugelassene Dateitypen und Dateinamen

  1. Definieren Sie, ob Dateien mit bestimmten Namen beim Importieren abgelehnt oder ausschließlich importiert werden sollen.

  2. Tragen Sie reguläre Ausdrücke zum Auswerten der Dateinamen und Dateiendungen ein.

E-Mails

  1. Definieren Sie optional, welche Teile beim Import einer E-Mail zum Stapel hinzugefügt werden sollen. Wenn Sie die Option Bei E-Mails Textkörper und Anlagen importiert ausgewählt haben, kann der Textkörper auf verschiedene Art und Weise platziert werden:

    • Textkörper am Anfang außerhalb der Trenner anhängen: Der Textkörper wird einmalig am Anfang des Stapels platziert.

    • Textkörper am Ende außerhalb der Trenner anhängen: Der Textkörper wird einmalig am Ende des Stapels platziert.

    • Textkörper an jeden Anhang am Anfang innerhalb der Trenner anhängen: Der Textkörper wird einmalig am Anfang jedes Anhangs platziert.

    • Textkörper an jeden Anhang am Ende innerhalb der Trenner anhängen: Der Textkörper wird einmalig am Ende jedes Anhangs platziert.

  2. Definieren Sie optional, ob der E-Mail-Textkörper beim Import eine Standardkategorie erhalten soll.

Kategorie und Eigenschaften

  1. Definieren Sie, mit welcher Kategorie neue Dokumente standardmäßig in einem Stapel importiert werden. Diese Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn eine Standardkategorie für Dokumente festgelegt wurde und der E-Mail-Textkörper nicht verworfen wird.

  2. Tragen Sie unter Stapeleigenschaften und Dokumenteigenschaften für die jeweilige Eigenschaft einen festen Wert ein. Sie können die Eigenschaften sowohl für Dokumente als auch für Stapel festlegen.

Seiten und Dokumente

  1. Definieren Sie, ob Anwendende den Inhalt von Stapeln dieses Profils nach dem Import bearbeiten können.

  2. Aktivieren Sie optional die Texterkennung , das Erstellen von durchsuchbaren PDF-Dateien und die erweiterte Dokumentanalyse. Wenn Sie Durchsuchbare PDF-Dateien erzeugen aktivieren, wird zusätzlich ein durchsuchbares PDF erstellt, sofern die importierte Datei nicht bereits ein durchsuchbares PDF ist. Diese Option kann dazu führen, dass die erzeugte Datei größer wird als die importierte PDF-Datei.

  3. Aktivieren Sie optional die Barcodeerkennung.

  4. Aktivieren und konfigurieren Sie optional die Trennung von Dokumenten. Sie können dabei die Trennung anhand folgender Optionen einstellen: Importierte Dateien, Anzahl der Seiten, Barcodes, Regulärer Ausdruck oder künstliche Intelligenz.

  5. Aktivieren Sie optional Dokumentsignatur berücksichtigen. So verhindern Sie zum Beispiel, dass signierte Dokumente automatisch getrennt werden oder die Quelldatei als PDF-Anhang eingefügt und dadurch die Signatur gebrochen wird.

  6. Aktivieren Sie optional Komprimierung. Die Option betrifft nur die Komprimierung von PDF-Dokumenten. Je nach Einstellung nehmen Sie Qualitätsverluste oder Unlesbarkeit in Kauf, was einem Datenverlust gleichkommt. Die Verarbeitungszeit kann sich maßgeblich erhöhen. Die Auswirkungen sind bei jedem Dokument unterschiedlich.

Zielsystem

  1. Konfigurieren Sie die Exporteinstellungen, z.B. den automatischen oder manuellen Export oder die Angabe eines Zielsystems.

    Sie können beliebige Dateiformate verarbeiten. Für Formate, die nicht explizit unterstützt werden, stehen folgende Funktionen nicht zur Verfügung: Vorschau, automatische Trennung und die Erkennung von Eigenschaften.

    Folgende Dateiformate werden vollständig unterstützt: TIF, BMP, JPG, HEIC, HEIF, PDF, EML, MSG, DGIX, ZUGFeRD, XML (nur xRechnungen vom Typ CII und UBC), ausgewählte Office-Formate (z.B. DOCX, PPTX, XLSX)

    Warnung

    Beachten Sie den folgenden Spezialfall für die Auswahl PDF-Datei mit Quelldatei im Anhang als Dateiformat für den Export: Bei der Bearbeitung geschützter PDF-Dokumente werden aus technischen Gründen mehrere Konvertierungsschritten durchgeführt. Dabei gehen bestimmte PDF-Informationen verloren, etwa die Durchsuchbarkeit und Inhaltsverzeichnisse. Die Quelldatei im Anhang ist davon nicht betroffen.

  2. Aktivieren Sie optional für ein manuelles Exportsystem, dass der Dialog für das Exportsystem direkt geöffnet wird.

Berechtigungen

  1. Legen Sie fest, welche Benutzergruppen das Profil verwenden dürfen.

  2. Legen Sie fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen auf den Stapel zugreifen dürfen.

  3. Legen Sie fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen bei Fehlern während des Exports informiert werden sollen.

  4. Legen Sie fest, welche Benutzer oder Benutzergruppen Stapel löschen dürfen.

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