Verwalten von Druckaufträgen

Hier erfahren Sie, wie Sie Druckaufträge mit OutputManager erstellen und verwalten.

Hinweise zum Freigeben von Druckaufträgen über OutputManager

Beachten Sie folgende Hinweise zum Freigeben (= Versenden) von Druckaufträgen.

Sie haben folgende Optionen zum Erstellen der Druckaufträge:
- Über den Drucker im HR-System
- Per Drag & Drop in der Desktop-App
- Über Neuer Druckauftrag in OutputManager
Kontrollieren Sie stichprobenartig die korrekte Verarbeitung der Druckaufträge. Beachten Sie folgende Anhaltspunkte:
- Sind alle Aufträge mit einem grünen, nicht blinkenden Punkt versehen?
- Wurde die richtige Anzahl an Dokumenten pro Druckauftrag ermittelt (siehe Anzahl der Empfänger in der Übersicht)?
- Stehen im Druckautrag unter Details anzeigen in der Spalte Foxdox die Personalnummern der Personen, die das Dokument erhalten sollen?
- Wurden die Variablen korrekt ausgelesen? Das korrekte Auslesen ist u.a. wichtig für die korrekte Generierung des Dateinamens in d.velop postbox.
Wenn Sie die automatische Erstellung von Onboarding-Anschreiben aktiviert haben, müssen Sie die Anschreiben hochladen. Gehen Sie wie folgt vor:
1. Filten Sie Anschreiben Übersicht über das Datum nach neu erstellten Anschreiben.
2. Laden Sie die gefilterten Anschreiben herunter. Die Anschreiben werden in einer zusammengefassten PDF-Datei heruntergeladen.
3. Erstellen Sie einen neuen Druckauftrag mit der heruntergeladenen PDF-Datei.
Für die Freigabe der Druckaufträge haben Sie folgende Optionen:
- Wenn Sie ausschließlich digital versenden möchten, wählen Sie Freigeben (nur digital) aus.
- Wenn Sie ausschließlich an Personen versenden möchten, die ihr d.velop postbox-Konto nicht aktiviert haben, wählen Sie Freigeben (nur Briefpost) aus.
- Wenn Sie unabhängig von der Zustellungsart versenden möchten, wählen Sie Freigeben aus.
Wenn Sie einen Druckdienstleister haben, starten Sie den Produktions- und Versandprozess beim Druckdienstleister. Gehen Sie wie folgt vor:
1. Stellen Sie sicher, dass alle Druckaufträge mit einem grauen Punkt markiert sind. Der graue Punkt bedeutet, dass alle für den Versand relevanten Druckaufträge freigegeben wurden.
2. Klicken Sie in der Übersicht auf Fertigmeldung.

Erstellen eines neuen Druckauftrags

Sie können direkt in OutputManager einen neuen Druckauftrag erstellen.

So geht's

Klicken Sie in der Seitenleiste auf Neuer Druckauftrag.
Klicken Sie auf Upload und wählen Sie das Dokument aus, das Sie versenden möchten.

Nachdem das Dokument hochgeladen wurde, erhalten Sie eine kurze Bestätigung, dass Ihr Druckauftrag angelegt wurde.

Freigeben eines Druckauftrags

Wenn Sie einen Druckauftrag erstellt haben, können Sie diesen manuell freigeben, damit die Dokumente an Ihre Empfänger:innen versendet werden. Sie können die Druckaufträge, die zur Freigabe bereit sind, an dem dauerhaft grün leuchtenden Punk erkennen.

So geht's

Klicken Sie in der Seitenleiste auf Druckaufträge.
Suchen Sie den Druckauftrag heraus, den Sie freigeben möchten und wählen Sie diesen aus.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Druckauftrag und wählen Sie Freigabe aus.

Während Ihr Druckauftrag versendet wird, blinkt der Grüne Punkt. Sobald alle Dokumente versendet wurden, ist der Punkt dauerhaft grau.

Status von Druckaufträgen

Ein Druckauftrag kann sich in unterschiedlichen Status befinden. Insgesamt gibt es fünf verschiedene Status, in welchen ein Druckauftrag vorliegen kann:

Roter Punkt:

Es hat einen Fehler bei der Verarbeitung gegeben. Bspw. konnte die hochgeladene Datei keiner Dokumentvorlage zugeordnet werden oder es wurden keine Vorgänge erkannt. Die genaue Fehlerursache kann man sich über Rechtsklick und die Kontextaktion Fehlerbeschreibung anzeigen anzeigen lassen.

Gelber Punkt:

Der Druckauftrag wartet auf die Verarbeitung. Sobald die Verarbeitung beginnt, fängt der Druckauftrag an grün zu blinken.

Grün blinkender Punkt:

Der Druckauftrag wird entweder verarbeitet (vor der Freigabe) oder momentan noch freigegeben (nach der Freigabe).

Grüner Punkt:

Der Druckauftrag wurde erfolgreich verarbeitet und ist bereit für die Freigabe.

Grauer Punkt:

Der Druckauftrag wurde freigegeben.

Rechtsklick auf einen Druckauftrag

Mit einem Rechtsklick auf einen Druckauftrag stehen verschiedene Kontextaktionen zur Verfügung. Hier aufgelistet finden Sie einer Erläuterung zu den Kontextaktionen:

Details anzeigen:

Es werden die Details zum Druckauftrag angezeigt. Die Detailansicht ist auch erreichbar über einen Doppelklick auf den Druckauftrag.

Fehlerbeschreibung anzeigen:

Hier sehen Sie eine genauere Beschreibung des Fehlers.

Freigeben:

Es werden alle Dokumente des Druckauftrags freigegeben, unabhängig davon, welche Zustellungsart in den einzelnen Dokumenten hinterlegt ist. Freigabe bedeutet in diesem Fall, dass die Dokumente an ihre Empfänger:innen übermittelt werden.

Freigeben (nur Briefpost):

Über diese Schaltfläche werden lediglich die Dokumente des Druckauftrags freigegeben, wo in der Spalte Zustellung ein Briefpost hinterlegt ist. Nachvollziehen kann man dies, indem man die Detailansicht des Druckauftrags öffnet. Briefpost ist bei allen Dokumenten eingetragen, zu denen kein aktiviertes digitales Konto gefunden werden konnte. Bei der Briefpost werden die Dokumente entweder in ein Eigendruck-Konto zugestellt oder an den Server des Druckdienstleisters übermittelt. Dies hängt von der Konfiguration ab.

Freigeben (nur digital):

Bei dieser Art der Freigabe werden lediglich die Dokumente freigegeben, wo in der Spalte Zustellung ein digital hinterlegt ist. Nachvollziehen kann man dies, indem man die Detailansicht des Druckauftrags öffnet. Ein digital wird bei allen Dokumenten eingetragen, zu denen es ein aktiviertes digitales Konto im Anbieter gibt, sodass eine digitale Zustellung möglich ist.

Löschen:

Hiermit kann der Druckauftrag aus der Übersicht gelöscht werden.

Verarbeitung neu starten:

Durch diese Schaltfläche wird die Verarbeitung des Druckauftrags neu gestartet. Ein bereits freigegebener Druckauftrag sollte nicht erneut verarbeitet werden.

Original anzeigen:

Mithilfe dieser Schaltfläche kann man sich die unverarbeitete Originaldatei anzeigen lassen. Das ist die Datei, welche ursprünglich in den Ouptutmanager hochgeladen wurde.

Vorlage bearbeiten:

Durch diese Schaltfläche kann man direkt die Vorlage des Druckauftrags bearbeiten. Dabei wird die Datei des Druckauftrags automatisch in der Vorlage als Beispieldokument hinterlegt.