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Verwalten von Abonnenten

In diesem Kapitel erhalten Sie Informationen zur Verwaltung von Abonnenten.

Ändern des Zuordnungsmerkmals für ein Abo

Sie können ein Zuordnungsmerkmal für ein aktives Abonnement anpassen, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter eine neue Personalnummer erhält. So müssen Sie kein neues Abo für den Mitarbeiter anlegen.

So geht's

  1. Wählen Sie aus der Seitenleiste Abonnenten aus.

  2. Suchen Sie das Abonnement, z. B. anhand des Zuordnungsmerkmals, heraus.

  3. Klicken Sie am Ende des Eintrages auf das Optionsmenü.

  4. Wählen Sie Zuordnung bearbeiten aus und tragen Sie das neue Zuordnungsmerkmal ein.

  5. Klicken Sie auf Speichern, um das Zuordnungsmerkmal zu ändern.

Erstellen eines vorbereiteten Abonnements

Wenn Sie beispielsweise neue Mitarbeiter:innen haben, die ebenfalls Dokumente digital empfangen sollen, können Sie ein neues vorbereitetes Abonnement erstellen. Der Benutzername und das Kennwort werden automatisch generiert. Zusätzlich wird immer ein Abo-Code generiert. Die Zugangsdaten können Sie sich jederzeit erneut anzeigen lassen, sofern das Konto noch nicht übernommen wurde.

So geht's

  1. Wählen Sie aus der Seitenleiste Vorbereitete Abos aus.

  2. Klicken Sie auf Einzelnes Abo, um ein neues vorbereitetes Konto zu erstellen.

  3. Wählen Sie den Dienst aus, mit dem das neue Abonnement verknüpft werden soll.

  4. Tragen Sie in das Feld Zuordnungsmerkmal die eindeutige Kennung (z. B. die Personalnummer).

  5. Klicken Sie auf Erstellen.

Erstellen von mehreren vorbereiteten Abos

Wenn Sie beispielsweise neue Mitarbeiter:innen haben, die ebenfalls Dokumente digital empfangen sollen, können Sie ein neues vorbereitetes Abonnement erstellen. Der Benutzername und das Kennwort werden automatisch generiert. Zusätzlich wird immer ein Abo-Code generiert. Die Zugangsdaten können Sie sich jederzeit erneut anzeigen lassen, sofern das Konto noch nicht übernommen wurde. Um mehrere Abos zu stellen, benötigen Sie eine CSV-Datei mit allen Zuordnungsmerkmalen.

So geht's

  1. Wählen Sie aus der Seitenleiste Vorbereitete Abos aus.

  2. Klicken Sie auf Mehrere Abos.

  3. Klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie die CSV-Datei aus.

  4. Wählen Sie den Dienst aus, mit dem die neuen Abonnements verknüpft werden sollen.

  5. Klicken Sie auf Weiter und Sie erhalten eine Übersicht, welche Abos angelegt werden können.

  6. Klicken Sie auf Erstellen, um die Abos anzulegen. Bitte warten Sie, während die Abos erstellt werden und verlassen Sie die Seite nicht.

  7. Nachdem die Abos erstellt wurden, können Sie über Ergebnisse herunterladen sich alle Zugangsdaten, die Sie angelegt haben, herunterladen.

  8. Klicken Sie danach auf Schliessen, um den Dialog zu schließen und um zur Übersicht der vorbereiteten Abos zurückzukehren.

Herunterladen der Statistik aller aktiven Abonnements

Sie können sich eine CSV-Datei mit allen Daten der vorbereiteten Abonnements herunterladen, um z. B. eine Auswertung zu erstellen, welche Mitarbeiter:innen bereits ihr Konto aktiviert haben. Das Erstellen der CSV-Datei kann je nach Anzahl der Einträge einen Moment in Anspruch nehmen.

So geht's

  1. Wählen Sie aus der Seitenleiste Abonnenten aus.

  2. Klicken Sie auf CSV-Download und bestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie erneut auf Download klicken.

Herunterladen der Zugangsdaten aller vorbereiteten Abonnements

Sie können sich eine CSV-Datei mit allen Daten der vorbereiteten Abonnements herunterladen, um z.B. einen Serienbrief mit den Zugangsdaten zu erzeugen. Das Erstellen der CSV-Datei kann je nach Anzahl der Einträge einen Moment in Anspruch nehmen. Wenn Ihre CSV-Liste unvollständig ist, z.B. wenn bei einem Eintrag der Benutzername und das Passwort nicht mehr angezeigt wird, wurden diese Daten durch den Benutzer geändert und stehen Ihnen nicht mehr zur Verfügung.

So geht's

  1. Wählen Sie aus der Seitenleiste Vorbereitete Abos aus.

  2. Klicken auf CSV-Download und bestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie erneut auf Download klicken.

Kündigen eines bestehenden Abos

Sie können ein bestehendes Abo als Anbieter kündigen, wenn Sie nicht weiter Dokumente mit dem Benutzer austauschen möchten.

So geht's 

  1. Wählen Sie aus der Seitenleiste Abonnenten aus.

  2. Suchen Sie das Abonnement, z.B. anhand des Zuordnungsmerkmals, heraus.

  3. Klicken Sie am Ende des Eintrages auf das Optionsmenü.

  4. Wählen Sie Abonnement kündigen und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Kündigen.

Kündigen mehrerer Abos

Sie können mehrere Abos auf einmal kündigen, z.B. wenn mehrere Mitarbeitende Ihre Organisation verlassen.

So geht's 

  1. Wählen Sie aus der Seitenleiste Abonennten aus.

  2. Klicken Sie auf Abo kündigen.

  3. Klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie die entsprechende CSV-Datei aus.

  4. Wählen Sie den Dienst aus, den Sie kündigen möchten. Sie können auch mehrere Dienste auswählen.

  5. Klicken Sie auf Weiter. Sie erhalten eine Übersicht über die Abos, die gekündigt werden.

  6. Klicken Sie auf Kündigen und warten Sie, bis die Abos gekündigt sind. Verlassen Sie die Seite erst, wenn die Aktion abgeschlossen ist.

  7. Optional: Klicken Sie auf Ergebnisse herunterladen, um eine Zusammenfassung der ausgeführten Aktionen herunterzuladen.

  8. Klicken Sie auf Schließen.

Löschen eines vorbereiteten Kontos

Sie können ein vorbereitetes Konto löschen, wenn dies nicht mehr benötigt wird.

So geht's

  1. Wählen Sie aus der Seitenleiste Vorbereitete Abos aus.

  2. Suchen Sie das vorbereitete Abonnement aus der Liste heraus, welches Sie löschen möchten und klicken Sie am Ende der Zeile auf das Optionsmenü.

  3. Wählen Sie Löschen aus und bestätigen Sie den Löschvorgang dann erneut mit Löschen.

Warnung

Das Löschen des vorbereiteten Abos bewirkt, dass die erzeugten Zugangsdaten und Abo-Codes sofort unbrauchbar werden. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Reaktivieren eines bestehenden Abos

Wenn Sie ein Abo mit einem Benutzer wiederherstellen möchten, welches Sie als Anbieter gekündigt haben, befolgen Sie bitte die nachfolgenden Schritte. Mit einem bestehenden Abo können Sie und der Benutzer wieder Dokumente austauschen.

So geht's 

  1. Wählen Sie aus der Seitenleiste Abonnenten aus.

  2. Suchen Sie das Abonnement, z.B. anhand des Zuordnungsmerkmals, heraus.

  3. Klicken Sie am Ende des Eintrages auf das Optionsmenü.

  4. Wählen Sie Abonnement reaktivieren aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Reaktivieren.