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Datenkommunikation ecspand HR management

Generell

Im Generellen werden alle Daten, sei es vom Benutzer eingegeben oder über automatisierte Mechanismen erzeugte Daten und Dokumente, immer direkt im SharePoint, genauer gesagt in der Inhaltsdatenbank der SharePoint Webseitensammlung gespeichert.

Informationen und Dokumente können dabei über die folgenden Wege in das ecspand HR management gelangen:

  • Manuell via Drag and Drop durch einen Benutzer vom Desktop oder einen anderen Ordner im Windows Dateisystem.

  • Manuell mit der ecspand Sidebar, auch via Drag and Drop durch einen Benutzer vom Desktop, einen anderen Ordner im Windows Dateisystem oder aus einem Programm der Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).

  • Manuell auf Basis einer Vorlage innerhalb einer Personalakte.

  • Manuell auf Basis eines Workflows, welches automatisch ein Dokument generiert.

Zu allen Dokumenten können verschiedenste Informationen zu einer Person eingegeben werden. Generell sind nur Informationen hinterlegt, welche Dokumentenbezogen sind. Diese Dokumenteneigenschaften beinhalten im Standard keine Personenbezogene Daten. Es gibt jedoch gerade in einer Personalabteilung viele Daten, welche zu einer Person gespeichert werden. Diese werden grundsätzlich in der Personalakte selbst gepflegt, können aber auch in Dokumente gespeichert werden. Ein Beispiel dabei wäre die Verwendung von Ablaufdaten zu Dokumenten (Zertifikate, Schulungsbestätigungen) oder Gerichtsbezogene Dokumente.

Die folgende Grafik zeigt eine klassische Datenkommunikation im ecspand Umfeld:

Datenkommunikation_IP.png

(Ident mit ecspand invoice processing)

Nach dem Anlegen einer Personalakte bewegen Sie sich aus Security Perspektive im Microsoft SharePoint Standard.

Anlage und Übernahme von Personaldaten

Über Standard Schnittstellen, welche seitens der d.velop bereitgestellt werden, können Personalakten aus einem führenden System automatisch übernommen werden. Exemplarisch:

  • ecspand Import Service

    • Mittels Steuerdateien können Akten und Dokumente aus einem führenden System automatisch übernommen werden. Die Steuerdateien werden über ein Windows Freigabeverzeichnis geteilt. Auf dieses Verzeichnis haben im Standard nur Service Accounts Zugriff, welche als Windows Dienste laufen und diese überwachen.

    • Durch den Einsatz einer Monitoring-Software kann sichergestellt werden, dass der Windows Dienst einwandfrei läuft und die Dokumente nicht auf der Windows Freigabe liegen bleiben.

  • d.velop FlowHeater

    • Sind Daten in einer Datenbank verfügbar, so können die Daten ohne Windows Freigabeverzeichnis direkt in den SharePoint synchronisiert werden. Dieser Dienst läuft ebenfalls unter einem Service Account.

  • Scan-Strecke

    • Dokumente, welche über einen Scan-Vorgang in die Personalakte übernommen werden sollen, werden hier durch automatische Vorgänge unterstützt. Diese Windows Dienste laufen ebenfalls unter einem Service Account und sorgen für eine Reibungslose und sichere Übernahme der Dokumente in die Persoanlakten. Diese Datenübertragung ist wie von den anderen Produkten bereits mehrfach im Einsatz und können über Monitoring-Software überwacht werden.

Eigene Arbeitstabellen

Um im ecspand HR management komplexere Arbeitsprozesse abbilden zu können, gibt es 2 Module, welche auch eigene Arbeitstabellen verwenden:

  • Missing Files

  • Expiration Files

Missing Files

Mit diesem Modul können fehlende Dokumente gesucht werden. So kann Beispielsweise festgestellt werden, in welcher Personalie der Führerschein noch nicht abgelegt wurde.

In dieser Tabelle, welche sich in der ecspand Inhaltsdatenbank befindet, werden folgende Eigenschaften zu Dokumenten gespeichert:

819877460.png

  • GUID

    • Technische SharePoint Identifikation eines Dokumentes (kryptische Buchstaben und Zahlenkombination)

  • WEBID

    • Technische Identifikation der Dokumentengruppe (kryptische Buchstaben und Zahlenkombination)

  • ContentType

    • Technische Identifikation der Dokumentenart (kryptische Buchstaben und Zahlenkombination)

  • PersNr

    • Die Personalnummer zum Dokument

Es werden keine weiteren Personenbezogene Daten gespeichert. Mit Hilfe dieser Daten kann solch eine Suchabfrage erstellt werden.

Expiration Files

Mit diesem Modul werden ablaufende Dokumente markiert, welche gesetzlich zur Löschung verpflichtet sind.

In dieser Tabelle, welche sich in der ecspand Inhaltsdatenbank befindet, werden folgende Eigenschaften zu Dokumenten gespeichert:

819877459.png

  • JOBTYPE

    • Aktuell werden nur ablaufende Dokumente hinterlegt. In späteren Versionen kann dies ausgebaut werden und um weitere Job-Typen ergänzt werden.

  • SITEID

    • Technische Identifikation der Webseitensammlung (kryptische Buchstaben und Zahlenkombination)

  • WEBID

    • Technische Identifikation der Dokumentengruppe (kryptische Buchstaben und Zahlenkombination)

  • LISTID

    • Technische Identifikation des Ablageortes im SharePoint (kryptische Buchstaben und Zahlenkombination)

  • ITEMID

    • Technische Identifikation eines Dokumentes zur Dokumentenart (nicht eindeutig) (kryptische Buchstaben und Zahlenkombination)

  • CONTENTTYPE

    • Technische Identifikation der Dokumentenart (kryptische Buchstaben und Zahlenkombination)

  • STATUS

    • Zahl oder Beschreibung zum Status des Dokumentes

  • TIMESTAMP

    • Datum und Uhrzeit zum Job

  • RETENTION

    • Anzahl von Monaten, wann das Dokument abläuft

  • COMMENT

    • Wird das Dokument verlängert (weil eine Gerichtsverhandlung aktiv läuft), so beinhaltet der Kommentar die Person, welche das Dokument verlängert hat und wann dies gemacht wurde.