Die Löschung erfolgt über das führende System d.3. Daten, die dort gelöscht werden, werden auch in d.3 search entfernt. Dabei werden genutzte Worte nicht direkt aus dem Index gelöscht, sondern nur die Referenzen auf die entsprechenden Dokumente werden entfernt. Bei einer Reindizierung wird dann auch der Index dementsprechend bereinigt, dass nicht mehr genutzte Worte aus dem Index komplett entfernt werden.

Daten in temporären Verzeichnissen werden täglich wieder entfernt.

Mit dem Anonymisierungsassitenten in d.classify Admin kann nach Dokumente der betroffenen Person in den hinterlegten Referenzen gesucht werden.

Die gefundenen Dokumente können hier gesichtet und, bei Bedarf, anonymisiert oder gelöscht werden.

Über die Instanzsuche können Formular-Instanzen ermittelt werden, die Daten zu einem definierten Suchbegriff enthalten. Diese können anschließend anhand der Identifier aus der Instanzdatenbank gelöscht werden.

d.ecs storage manger gibt die Löschanforderung der aufrufenden Applikation (z.b: d.3 oder ecspand), wenn möglich, an die Storagesysteme weiter. Dabei muss sichergestellt sein, dass diese Systeme auch das privilegierte Löschen unterstützen, um Daten vor Ablauf der Retention-Zeit aus dem Storage entfernen zu können.

Die Löschung des Benutzernamens bzw. der Benutzerkennung, die als Verantwortlicher oder Genehmiger eines Datenschutzgegenstands hinterlegt sind, erfolgt durch den Aufruf des Datenschutzgegenstandes und Änderung des jeweiligen Verantwortlichen oder Genehmigers.

Die Löschung von personenbezogenen Daten zu einem für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten hinterlegten Ansprechpartner erfolgt innerhalb der Konfiguration des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten.

Ein automatisiertes Durchsuchen der Laufzeitdaten und Verlaufsdaten ist aktuell nicht möglich.

Bitte beachten Sie, dass DSGVO-relevante Benutzerdaten nicht in den Laufzeitdaten und Verlaufsdaten von Prozessen gespeichert werden sollten, sondern ausschließlich in referenzierten Drittsystem.

Eine Löschung der personenbezogenen Daten erfolgt über die jeweiligen Oberflächen.

Artikel 17 Abs. 1 DSGVO stellt mit dem Recht auf Löschung personenbezogener Daten zunächst keine wesentlichen Änderungen im Vergleich zum entsprechenden § 35 Abs. 2 BDSG dar. Die wichtigsten Fallgruppen, in denen die Löschung von Daten verlangt werden kann, bleiben dieselben. Nach Art. 17 Abs. 3b DSGVO scheidet eine Löschung dabei auch weiterhin aus, wenn gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen (siehe § 35 Abs. 3 Nr. 1 BDSG).

Legen Sie in einem Löschkonzept fest, welche Objekte tatsächlich bei Antrag auf Löschung gelöscht werden müssen. Prüfen Sie Rechte Dritter und Aufbewahrungsrechte der Objekte und ob diese tatsächlich gelöscht werden dürfen.

Prüfen Sie, ob zu löschende Objekte ggf. archiviert werden. Sollte dies der Fall sein, prüfen Sie bitte, ob Ihr Archivsystem das privilegierte Löschen unterstützt, oder ob Sie dort konfigurativ und kaufmännisch weitere Maßnahmen durchführen müssen, wie z.B. das Erwerben einer erweiterten Lizenz.

Das Löschen von Dokumenten mit abgelaufener Aufbewahrungszeit sowie das privilegierte Löschen von Dokumenten in den ecspand services ist im Kapitel DSGVO beschrieben.

Art. 17 Abs. 1 DSGVO bringt mit dem Recht auf Löschung personenbezogener Daten zunächst keine wesentlichen Änderungen im Vergleich zum entsprechenden § 35 Abs. 2 BDSG. Die wichtigsten Fallgruppen, in denen die Löschung von Daten verlangt werden kann, bleiben dieselben. Nach Art. 17 Abs. 3b DSGVO scheidet eine Löschung dabei auch weiterhin aus, wenn gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen (siehe § 35 Abs. 3 Nr. 1 BDSG).

Im Falle von Eingangsrechnungen ist das der Fall.

Bei einem Antrag durch einen (ehemaligen) Mitarbeiter, bewegen Sie sich im SharePoint Standard. In diesem Fall müssen keine Dokumente gelöscht werden, jedoch muss die Mitgliedschaft in Prozessgruppen angepasst werden. Weitere Informationen dazu finden Sie in dem Kapitel Datenhaltung und Datenkommunikationsflüsse.

Legen Sie in einem Löschkonzept fest, welche Objekte tatsächlich bei Antrag auf Löschung gelöscht werden müssen. Prüfen Sie Rechte Dritter und Aufbewahrungsrechte der Objekte und ob diese tatsächlich gelöscht werden dürfen.

Prüfen Sie, ob zu löschende Objekte ggf. archiviert werden. Sollte dies der Fall sein, so prüfen Sie bitte, ob Ihr Archivsystem das privilegierte Löschen unterstützt, oder ob Sie dort konfigurativ und kaufmännisch weitere Maßnahmen durchführen müssen, wie z.B. das Erwerben einer erweiterten Lizenz. Prüfen Sie ggf. das in der Einleitung erwähnte Dokument im d.velop Service Portal, das Ihnen zu dieser Themenstellung weitere Informationen bereitstellt.

Was muss ich tun, damit ich Daten die ich löschen muss auch löschen kann bzw. wie lösche ich konkret?

Definieren Sie in Ihrem Löschkonzept, welche Objekte konkret gelöscht werden müssen.

Ergänzen Sie den Regelfall dabei um Ihre konkrete Ausprägung der ERV. Berücksichtigen Sie folgende Dokumente:

Ablaufende Dokumente

Einige Dokumentarten sind per Gesetz nach einer geregelten Anzahl von Monaten zur Löschung verpflichtet. Die dafür hinterlegte Person erhält eine Benachrichtigung und muss manuell auf einer eigenen Seite die zur Löschung markierten Dokumente löschen.

Dieses Feature kann auch für nicht gesetzlich zur Löschung verpflichtende verwendet werden. In der Konfiguration sind dafür alle Dokumentarten und Informationstypen hinterlegt.

EU-DSGVO

Um die neue Datenschutz-Grundverordnung der EU (2016/679) – welche mit 25. Mai 2018 in Kraft tritt (Übergangsfrist läuft seit 2016) – zu gewährleisten, sind verschiedene Maßnahmen notwendig. Dazu zählt die Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses (Art. 30) auf Basis der Analysierten Daten (Art. 9):

Die Kategorisierung der Daten nach Art. 9 lässt sich in folgende Stufen einteilen:

Was muss man tun, damit Daten, die man löschen muss, auch gelöscht werden können, bzw. wie löscht man konkret?

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern die unter Artikel 17 der DSGVO definierten Bedingungen eintreffen.

Bei einem Antrag durch einen (ehemaligen) Mitarbeiter, bewegen Sie sich im SharePoint Standard. In diesem Fall müssen keine Dokumente gelöscht werden, jedoch muss die Mitgliedschaft in Prozessgruppen angepasst werden. Weitere Informationen dazu finden Sie in dem Kapitel Datenhaltung und Datenkommunikationsflüsse.

Legen Sie in einem Löschkonzept fest, welche Objekte tatsächlich bei Antrag auf Löschung gelöscht werden müssen. Prüfen Sie Rechte Dritter und Aufbewahrungsrechte der Objekte und ob diese tatsächlich gelöscht werden dürfen.

Prüfen Sie, ob zu löschende Objekte ggf. archiviert werden. Sollte dies der Fall sein, so prüfen sie bitte, ob Ihr Archivsystem das privilegierte Löschen unterstützt oder ob Sie dort konfigurativ und kaufmännisch weitere Maßnahmen durchführen müssen, wie z.B. das Erwerben einer erweiterten Lizenz.

Was muss ich tun, damit ich Daten die ich löschen muss auch löschen kann bzw. wie lösche ich konkret?

Definieren Sie in Ihrem Löschkonzept, welche Objekte konkret gelöscht werden müssen.

Ergänzen Sie den Regelfall dabei um Ihre konkrete Ausprägung vom escpand quality management. Berücksichtigen Sie folgende Dokumente:

Da keine personenbezogenen Daten erfasst werden, ist eine Löschung nicht vorgesehen.

Es kann sein, dass personenbezogene Details in den Logdateien stehen. Deshalb empfehlen wir, dass die Logdateien nach spätestens 30 Tagen gelöscht werden.

Da keine personenbezogenen Daten erfasst werden, ist eine Löschung nicht vorgesehen.

Es kann sein, dass personenbezogene Details in den Logdateien stehen. Deshalb empfehlen wir, dass die Logdateien nach spätestens 30 Tagen gelöscht werden.

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, wenn eines der folgenden Szenarien auf die dann vorliegende Situation zutrifft:

Sollten wir einmal Ihre personenbezogenen Daten öffentlich gemacht haben und nach den oben genannten Punkten zu deren Löschung verpflichtet sein, so treffen wir unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um Dritte für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie von uns die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

Wir sind nicht zur Löschung oder zur Information Dritter über Ihr Löschungsverlangen verpflichtet, wenn die weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich ist

Sie können Ihre in Ihrem foxdox-Konto befindlichen Daten jederzeit aus Ihrem foxdox-Konto löschen.

Zum Löschen Ihrer Daten haben Sie folgende Möglichkeiten:

In formeller Hinsicht bestimmt Art. 12 Abs. 5 DSGVO, dass die Löschung grundsätzlich unentgeltlich erfolgen muss. Dazu haben wir ohne unangemessene Verzögerung, spätestens jedoch innerhalb eines Monats Ihr Löschverlangen zu prüfen und diesem unter den genannten Voraussetzungen nachzukommen.