Daten, die beauskunftet werden müssen, können über die führende Anwendung d.3 abgerufen und dort im Zusammenhang mit allen anderen gespeicherten Daten dargestellt werden.

Mit dem Anonymisierungsassitent kann in den in d.classify hinterlegten Referenzen nach Dokumente der betroffenen Person gesucht werden.

Mit der Instanzsuche in d.ecs forms können Formular-Instanzen ermittelt werden, in denen ein vorgegebener Suchbegriff vorkommt. Diese Instanzen können technisch exportiert werden.

Personenbezogene Daten innerhalb von d.velop GDPR compliance center werden lediglich in zwei Kontexten gespeichert:

Eine Auskunft über die Hinterlegung einer Person als Verantwortlicher oder Genehmiger eines Datenschutzgegenstands kann einfach über die Übersicht der Datenschutzgegenstände und Sortierung nach Verantwortlicher und Genehmiger erfolgen.

Eine Auskunft über die Hinterlegung einer Person als Ansprechpartner kann nach Aufruf der Konfiguration des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten erfolgen.

Ein automatisiertes Durchsuchen der Laufzeitdaten und Verlaufsdaten ist aktuell nicht möglich.

Bitte beachten Sie, dass DSGVO-relevante Benutzerdaten nicht in den Laufzeitdaten und Verlaufsdaten von Prozessen gespeichert werden sollten, sondern ausschließlich in referenzierten Drittsystem.

Nachfolgend finden Sie eine Aufstellung der im Standard innerhalb von dbs | case manager contract gespeicherten personenbezogenen Daten. Sofern Sie als Verantwortlicher dem Auskunftsrecht einer betroffenen Person nachkommen müssen, so können Sie die entsprechenden Daten über die entsprechenden Oberflächen recherchieren. Darüber hinaus kann je nach Eigenschaft und Konfiguration auch die Volltextrecherche, die Vertragsübersicht inkl. Facettierung sowie die Standardsuche innerhalb des d.3ecm-Systems für die Suche verwendet werden.

Das Produkt dbs | case manager dient dazu, alle wesentlichen Information im Unternehmen wie Dokumente, Informationen, Aufgaben und Konversationen vorgangsorientiert zusammenzufassen und digital zur Verfügung zu stellen. Anhand von Vorgangstypen, Statusmodellen, erweiterten Stammdaten sowie Aufgabentemplates gelingt es, die jeweils unternehmensindividuellen Geschäftsprozesse flexibel zu modellieren. Der dbs | case manager stellt daher ein generisches Produkt dar, dass für beliebige Prozesse und somit auch innerhalb beliebiger Verarbeitungstätigkeiten im Sinne der DSGVO verwendet werden kann. Die nachfolgenden Erläuterungen können sich daher immer nur auf das Produkt als solches und dessen Standardlieferumfang beziehen. Eine Analyse und Bewertung der datenschutzrelevanten Aspekte von Verarbeitungstätigkeiten, die auf Basis von dbs | case manager realisiert wurden, bedarf daher einer konkreten Betrachtung der kundenspezifisch realisierten Prozesse.

Innerhalb von dbs | case manager können unterschiedliche personenbezogene Daten gespeichert werden. Die folgende Auflistung bezieht sich lediglich auf solche personenbezogene Daten, die aufgrund des Produktstandards gespeichert werden können:

Nachfolgend finden Sie eine Aufstellung der im Standard innerhalb von dbs | case manager contract gespeicherten personenbezogenen Daten. Sofern Sie als Verantwortlicher dem Auskunftsrecht einer betroffenen Person nachkommen müssen, so können Sie die entsprechenden Daten über die entsprechenden Oberflächen recherchieren. Darüber hinaus kann je nach Eigenschaft und Konfiguration auch die Volltextrecherche, die Vorgangsübersicht inkl. Facettierung sowie die Standardsuche innerhalb des d.3ecm-Systems für die Suche verwendet werden.

Das Produkt dbs | case manager contract ist als ganzheitliches Vertragsmanagementsystem konzipiert. Der digitale Vertragsvorgang umfasst alle wesentlichen Informationen wie Dokumente, Stammdaten, Aufgaben und Konversationen. Das integrierte Vorgangsmanagement erlaubt die individuelle Modellierung des Geschäftsprozesses Vertragsmanagement anhand von Vertragstypen, Statusmodellen, erweiterten Stammdaten sowie Aufgabentemplates. Insofern beziehen sich die nachfolgenden Erläuterungen im Kern auf das Standardprodukt sowie auf die damit ausgelieferten Standardprozesse. Wesentliche für ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten relevante Aspekte wie z.B. Zweck oder Betroffenengruppen hängen aber davon ab, für welche Arten von Verträgen dbs | case manager contract verwendet wird bzw. in welchen Verarbeitungstätigkeiten dieses Produkt Einsatz findet.

Innerhalb von dbs | case manager contract können unterschiedliche personenbezogene Daten gespeichert werden. Die folgende Auflistung bezieht sich lediglich auf solche personenbezogene Daten, die aufgrund des Produktstandards gespeichert werden können:

In formeller Hinsicht bestimmt Art.12 Abs. 5 DSGVO, dass die Auskunft grundsätzlich unentgeltlich erfolgen muss.

Dazu hat der Verantwortliche ohne unangemessene Verzögerung, spätestens jedoch innerhalb eines Monats zu antworten.

Wenn der Antrag auf Auskunft in elektronischer Form eingegangen ist, sollte auch die Antwort in elektronischer Form erfolgen.

Wenn Sie für sich identifiziert haben, dass Sie diesem Recht nachkommen müssen, identifizieren Sie bitte in der Aufarbeitung Ihres Verarbeitungsverzeichnisses, an welchen Stellen personenbezogene Daten existieren. Nutzen Sie die ecspand Suche, ggf. auch in mehreren Abfragen, um alle identifizierten Objekte in einem jeweiligen Suchresultat aufzulisten.

Von dort aus sind Sie in der Lage, das Ergebnis an sich, nicht die Objekte selbst, als .csv-Datei elektronisch zu exportieren.

Falls Sie für sich herausgabepflichtige Objekte identifiziert haben, so arbeiten Sie ggf. mit eigenen ContentTypes oder Feldern, die diese Herausgabepflicht markieren. Da das Produkt jedoch einen hohen generischen Charakter mit sich bringt und wir nicht wissen, was genau Sie mit dem Produkt umsetzen, können Sie diese Erleichterung im Microsoft SharePoint Standard sehr leicht für sich umsetzen.

In formeller Hinsicht bestimmt Art.12 Abs. 5 DSGVO, dass die Auskunft grundsätzlich unentgeltlich erfolgen muss.

Dazu hat der Verantwortliche ohne unangemessene Verzögerung, spätestens jedoch innerhalb eines Monats zu antworten.

Wenn der Antrag auf Auskunft in elektronischer Form eingegangen ist, sollte auch die Antwort in elektronischer Form erfolgen.

Wenn Sie für sich identifiziert haben, dass Sie diesem Recht nachkommen müssen, identifizieren Sie bitte in Ihrer konkreten Implementierung der ecspand ERV, basierend auf dem Kapitel Datenhaltung Datenkommunikationsflüsse, an welchen Stellen personenbezogene Daten existieren.

Verarbeiten Sie Rechnungen von natürlichen Personen oder ausschließlich von juristischen Personen?

Nutzen Sie die strukturierte ecspand Suche, ggf. auch in mehreren Abfragen, um alle identifizierten Objekte in einem jeweiligen Suchresultat aufzulisten.

Von dort aus sind Sie in der Lage, das Ergebnis an sich, nicht die Objekte selbst, als .csv Datei elektronisch zu exportieren.

Schauen Sie dazu bitte in die Dokumentation der ecspand Services.

Rechnungen sollten in der Regel, da sie weiteren Rechten unterliegen, nicht herausgabepflichtig sein. Im Prozess der ERV sind Sie sogar Empfänger der Rechnung. Ein potentieller Antragsteller sollte somit über das Dokument verfügen.

Bei einem Antrag auf Auskunft durch einen Mitarbeiter oder Prozessteilnehmer, gehen Sie wie oben beschrieben vor. Rechnungen sind in diesem Zusammenhang nicht herausgabepflichtig, da weitere Rechte auf den Dokumenten liegen.

In formeller Hinsicht bestimmt Art.12 Abs. 5 DSGVO, dass die Auskunft grundsätzlich unentgeltlich erfolgen muss.

Dazu hat der Verantwortliche ohne unangemessene Verzögerung, spätestens jedoch innerhalb eines Monats zu antworten.

Wenn der Antrag auf Auskunft in elektronischer Form eingegangen ist, sollte auch die Antwort in elektronischer Form erfolgen.

Wenn Sie für sich identifiziert haben, dass Sie diesem Recht nachkommen müssen, sind alle Daten zu einer Person in dessen Personalakte gespeichert.

Schauen Sie dazu bitte in die Dokumentation der ecspand HR management.

Sollte der komplette Akt heruntergeladen werden müssen, können die beiden folgenden Module unterstützend wirken:

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten.

Basierend auf dem Kapitel Datenkommunikation kann identifiziert werden, an welchen Stellen personenbezogene Daten existieren.

Die strukturierte ecspand Suche kann genutzt werden, ggf. auch in mehreren Abfragen, um alle identifizierten Objekte in einem jeweiligen Suchresultat aufzulisten.

Von dort aus kann das Ergebnis, nicht die Objekte selbst, als csv Datei exportiert werden. Die Dokumentation der ecspand services enthält nähere Informationen dazu.

Innerhalb von foxdox connect d.3ecm werden keine personenbezogenen Daten gespeichert.

Es kann sein, dass personenbezogene Details in den Logdateien stehen. Deshalb empfehlen wir, dass die Logdateien nach spätestens 30 Tagen gelöscht werden.

Ob personenbezogene Details in den Logdateien stehen, hängt von der Nutzung des Produkts ab. Zum Beispiel können bestimmte schützenswerte personenbezogene Details in Dokumentnamen enthalten sein.

Innerhalb von foxdox share for d.3ecm werden keine personenbezogenen Daten gespeichert.

Es kann sein, dass personenbezogene Details in den Logdateien stehen. Deshalb empfehlen wir, dass die Logdateien nach spätestens 30 Tagen gelöscht werden.

Ob personenbezogene Details in den Logdateien stehen, hängt von der Nutzung des Produkts ab. Zum Beispiel können bestimmte schützenswerte personenbezogene Details in Dokumentnamen enthalten sein.

Auskunft über personenbezogene Daten anderer

Wenn Sie personenbezogene Daten anderer in Dokumenten in Ihrem DMS gespeichert haben, sind Sie nach Art.12 Abs. 5 DSGVO dazu verpflichtet grundsätzlich unentgeltlich über die gespeicherten Daten Auskunft zu erteilen. Dazu hat der Verantwortliche ohne unangemessene Verzögerung, spätestens jedoch innerhalb eines Monats zu antworten. Wenn der Antrag auf Auskunft in elektronischer Form eingegangen ist, sollte auch die Antwort in elektronischer Form erfolgen. Wenn Sie für sich identifiziert haben, dass Sie diesem Recht nachkommen müssen, identifizieren Sie bitte in der Aufarbeitung Ihres Verarbeitungsverzeichnisses, an welchen Stellen personenbezogene Daten existieren. Nutzen Sie die foxdox-Suche, ggf. auch in mehreren Abfragen, um alle identifizierten Objekte in einem jeweiligen Suchresultat aufzulisten. Von dort aus sind Sie in der Lage, das Dokument direkt zu öffnen, oder den Ordner zu öffnen, in dem das Dokument gespeichert ist.

Falls Sie für sich herausgabepflichtige Objekte identifiziert haben, so arbeiten Sie ggf. mit eigenen Dokumentarten, die diese Herausgabepflicht markieren. Da das Produkt jedoch einen hohen generischen Charakter mit sich bringt und wir nicht wissen, was genau Sie mit dem Produkt umsetzen, können Sie diese Erleichterung in foxdox sehr leicht für sich umsetzen. Um eigene Dokumentarten festlegen zu können, benötigen Sie ein kostenpflichtiges foxdox-Konto.

Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten

Wenn Sie Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten erhalten möchten, können Sie das zum einen direkt in Ihren Konto-Einstellungen einsehen.

Wenn Sie darüberhinaus erfahren möchten, welche weiteren personenbezogenen Daten gespeichert sind, dann schreiben Sie uns eine Mail an datenschutz@foxdox.de. Sie erhalten innerhalb eines Monats eine Auskunft von uns.