In manchen Situationen ist es hilfreich, Dokumente in ein einfaches und lesbares Format zusammenzufassen und lokal bereitzustellen oder als separate E-Mail zu versenden. Sie können ausgewählte Dokumente in einer Art Container sammeln. Der Container ist eine PDF-Datei, in die die Dokumente eingebettet werden. Auf dem Deckblatt der generierten PDF-Datei werden Ihnen die enthaltenen Dokumente mit dem Titel angezeigt. Die exportierten Dokumente sind als Anlagen in die PDF-Datei eingefügt. Sie können die PDF-Datei mit jedem PDF-Reader anzeigen, der auch Anlagen in einer PDF-Datei unterstützt, z.B. Adobe Acrobat Reader DC.
Sie können mehrere Dokumente mit In PDF-Datei zusammenfassen einfach auswählen und nur die ausgewählten Elemente in eine PDF-Datei exportieren. Die Elemente können Teil eines Suchergebnisses, Ihrer Favoriten oder des Inhalts einer Akte sein. Akten können nicht exportiert werden. Falls Sie versehentlich Akten markiert haben, werden die Akten nicht in die PDF-Datei eingebettet.
Angenommen, ein Teammitglied möchte alle Rechnungen von einem Kunden aus einem bestimmten Zeitraum in der aktuellen Version einsehen und auf einem lokalen Datenträger mitnehmen. Sie möchten diese Dokumente in der aktuellen Version als E-Mail zu versenden.
So geht's
Verwenden Sie die Kontextaktion In PDF-Datei zusammenfassen, um nur eine Teilmenge Ihres Suchergebnisses zu exportieren.
Deaktivieren Sie mit dem Häkchen an oberster Position alle Elemente, um dann in der Liste die relevanten Dokumente zum Exportieren auszuwählen.
Bestätigen Sie die ausgewählten Elemente mit der Aktion In PDF-Datei zusammenfassen, die dann für Sie bereitgestellt werden.
Klicken oder tippen Sie auf PDF-Datei im Dialog Herunterladen, um die Datei zu generieren.
Sobald Sie die PDF-Datei generiert wurde, können Sie die PDF-Datei mit einem PDF-Reader öffnen oder auf einem Datenträger speichern. Da die eingebetteten Dokumente unterschiedliche Formate haben können, ist es hilfreich, wenn die Anwendungen auf dem PC vorhanden sind, die zum Lesen der Dokumente benötigt werden.
Weiterführende Informationen zum Zusammenführen von PDFs finden Sie im Anwenderhandbuch von d.velop documents collector.