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Einrichten und Auswirkung der automatischen Ordnererstellung

Einrichten der automatischen Ordnererstellung in d.velop composer

Sie können konfigurieren, dass Dokumente automatisch in einen Unterordner einer Dokumentbibliothek hochgeladen werden. Zur Identifikation des Unterordners dienen das hinterlegte Attribut des Elternelements (z.B. übergeordnete Akte). Ist der Unterordner nicht vorhanden, so wird dieser beim ersten Hochladen eines Dokumentes erstellt.

So können Sie z.B. technische Dokumente zu einem Vorgang in einem Ordner sammeln.

So geht's

  1. Öffnen Sie d.velop composer.

  2. Wählen sie das Element aus, für das Sie eine Automatik definieren wollen.

    Hier: "Technische Informationen" im Bereich Struktur > Elementbeziehungen > Entwurf.

  3. Haken Sie die Funktion Unterordner beim Hochladen erzeugen an.

  4. Definieren Sie im Feld Zielordner für Dokumente wählen den Namen des zu erzeugenden Unterordners.

  5. Alternativ: Legen sie Platzhalter im Feld Zielordner für Dokumente wählen fest.

    Example placeholder

     ${item.ecsPlaneID}

    $: Geben Sie mit Dollar den Platzhalter an.

    { }: Definieren Sie Innerhalb der geschweiften Klammern verschiedene Variablen.

    item: Legen Sie mit item das aktuelle Listenelement fest.

    ecsPlaneID: Legen Sie mit ecsPlaneID den Bezug zur aktuellen Spalte fest.

  6. Definieren Sie die Verknüpfungsfelder.

    Hier:

    Feld (übergeodnetes): "ecsPlaneID"

    Feld (untergeodnetes): "ecsPlaneID"

  7. Speichern Sie die Konfiguration.

Auswirkung der automatischen Ordnererstellung in center

Ihre Administration kann konfigurieren, dass Dokumente, die Sie in center ablegen, automatisch in definierte Ordner abgelegt werden.

Im Beispiel wurde diese Automatik für den Bereich "Technische Information" definiert. Es wird ein neuer Unterordner angelegt, sobald Sie ein oder mehrere Dokumente im Bereich "Technische Informationen" ablegen. Ist der Ordner schon vorhanden, so wird das Dokument im bestehenden Ordner abgelegt.

So geht's

  1. Aktualisieren Sie ggf. center, um die neuesten Konfigurationen zu laden.

  2. Laden Sie ein neues Dokument in den gewünschten Bereich in center hoch.

    Im Beispiel: "Technische Information".

    Es wird ein neuer Unterordner unter "Technische Information" angelegt. Dies geschieht gemäß den definierten Regeln. Das hochgeladene Dokument wird in den neuen Ordner verschoben.

  3. Aktualisieren Sie center, damit der neu erzeugte Unterordner angezeigt wird.