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Konfigurieren der Suchanwendung

Sie konfigurieren die Metadatensuche entweder in Form eines Textes im JSON-Format oder in der Administrationsoberfläche (Assistent) der Metadatensuche.

Im Folgenden wir die Konfiguration mithilfe der Administrationsoberfläche (Assistent) beschrieben.

Aufrufen der Konfiguration – So geht's 

  1. Öffnen Sie die Konfiguration der Metadatensuche mit folgender URL https://search.d-velop365.com/config.

  2. Wählen Sie Neue Suchkonfiguration aus.

  3. Wählen Sie aus, ob Sie die Konfiguration im JSON-Format oder mithilfe der Administrationsoberfläche (Assistent) vornehmen möchten.

  4. Passen Sie die Suchkonfiguration an. Konstante Werte, wie Mandanten-ID und Stamm-URL werden automatisch vorgegeben.

Anpassen der Konfiguration mithilfe des Assistenten – So geht's 

  1. Vergeben Sie einen beliebigen Namen für die Suchkonfiguration.

    Sie erhalten eine Fehlermeldung, falls der Name der Suchkonfiguration bereits existiert.

  2. Definieren Sie Im Feld Basissuchabfrage eine Suche, die eine Vorfilterung der Suchergebnisse vornimmt.

  3. Mit Gruppierung der Inhaltstypen im Dropdown legen Sie fest, ob die Inhaltstypen im Auswahlmenü in der Metadatensuche nach Listeninhaltstyp und Dokumentinhaltstyp gruppiert werden.

  4. Mit Alphabetische Sortierung der Inhaltstypen legen Sie fest, ob die Inhaltstypen im Auswahlmenü in der Metadatensuche alphabetisch sortiert werden.

  5. Erstellen Sie einen Inhaltstypen.

    • Wählen Sie eine Website aus. Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:

      • Fügen Sie URL einer SharePoint-Website ein.

      • Wählen Sie eine Website aus der Dropdownliste aus.

        Nach Auswahl der Website werden die entsprechenden Inhaltstypen in einem weiteren Auswahlmenü aufgelistet. Ist dieses Auswahlmenü grau eingefärbt, wählen Sie zuerst einen Inhaltstyp aus. Danach werden die Inhaltstypen geladen.

    • Wählen Sie einen Inhaltstyp aus.

      Danach werden die jeweiligen Felder angezeigt.

    • Legen Sie Folgendes fest:

      • Sollen die Felder zur Einschränkung der Suche zur Verfügung stehen?

      • Sollen die Felder im Ergebnis angezeigt werden?

      • Sollen die Felder als Standardfilter zur Einschränkung der Suche dargestellt werden?

    • Ordnen Sie jedes Feld der entsprechenden verwalteten Eigenschaft zu.

    • Passen Sie die Spaltenanordnung im Suchergebnis an, indem Sie die Felder per Drag & Drop verschieben und an der gewünschten Stelle platzieren.

  6. Bearbeiten Sie einen bestehenden Inhaltstypen.

    • Das Ändern der Website und des Inhaltstypen ist hier nicht möglich. Legen Sie dafür einen neuen Inhaltstyp an.

    • Die weiteren Schritte entsprechen Schritt 5 "Erstellen Sie einen Inhaltstypen".

  7. Bearbeiten oder Löschen einer Zuordnung.

    Unter Zuordnung werden alle Zuordnungen aufgelistet, die schon einmal während einer Erstellung bzw. Bearbeitung eines Inhaltstypen definiert wurden. Sie können diese Zuordnungen bearbeiten oder löschen.

  8. Definieren Sie den Inhaltstypen, der beim Aufruf der Suche vorausgewählt wird, mit Standardinhaltstyp. Der ausgewählte Inhaltstyp wird dann markiert. Die Auswahl können Sie durch einen erneuten Klick wieder aufheben.

  9. Speichern Sie die Suchkonfiguration.

Die Konfigurationsparameter entnehmen Sie bitte der JSON-Dokumentation.

Aufruf der Suchkonfiguration 

Nachdem Sie eine neue Konfiguration erstellt haben, können Anwendende die Suche aufrufen.

Im folgenden Beispiel gibt "MySearchConfig" den Namen der erstellten Konfiguration an.

So geht's 

  1. Öffnen Sie die Suche über die dazugehörige URL. Fügen Sie zur Basis-URL den Namen der Konfiguration hinzu.

    Format: https://search.d-velop365.com/<Name der Konfiguration>

    Beispiel: https://search.d-velop365.com/MySearchConfig

    Als Administrator können Sie außerdem aus der Suchkonfiguration direkt in die konfigurierte Suche abspringen. Wählen Sie dazu eine Suchkonfiguration aus und klicken Sie in der Befehlsleiste auf Öffnen. Alternativ können Sie auf das Icon hinter dem Namen der Suchkonfiguration klicken. Das Icon erscheint, wenn Sie die Maus über die Zeile mit der Suchkonfiguration bewegen.

  2. Wählen Sie entweder einen Inhaltstypen aus der Auswahl aus oder verwenden Sie Suche ohne Inhaltstyp, um eine Suche ohne eine Einschränkung auf einen Inhaltstypen auszuführen.

  3. Geben Sie ggf. den Suchbegriff ein. Dieser Schritt ist optional und nur notwendig, falls Sie keinen Inhaltstyp ausgewählt haben.

  4. Wählen Sie eine Einschränkung (Filter) aus den verfügbaren Feldern aus.

    Diese Option ist nur verfügbar, sofern Sie einen Inhaltstyp ausgewählt haben oder eine entsprechende Konfiguration für die Suche ohne Inhaltstypen erfolgt ist, wie im Konfigurationsbeispiel Suche in der Dokumentation von d.velop documents for Microsoft 365.

  5. Schränken Sie bei Bedarf die Suchergebnisliste mit Verwendung von Filtern innerhalb der Suchergebnisliste weiter ein.

    Nachdem eine Suche durchgeführt wurde, können Sie in den Spaltenköpfen der Ergebnisliste weitere Filter aktivieren. 

    1. Klicken Sie auf das Filter-Symbol und geben Sie in das Textfeld den entsprechenden Filter ein. 

    2. Aktivieren Sie den Filter mit Anwenden. Die Ergebnisliste zeigt nur die Ergebnisse an, die dem Filter entsprechen. Wenn ein Filter aktiv ist, wird das Filter-Symbol in der jeweiligen Spalte ausgefüllt dargestellt. 

    3. Sie können den Filter mit Löschen deaktivieren. 

    Die Filter werden lokal angewendet, es wird keine neue Suche durchgeführt, wenn ein Filter angewendet wird. Bei Ergebnismengen über 500 können darüberliegende Elemente nicht erfasst werden. Schränken Sie in diesem Fall die Suchabfrage mithilfe der Filter im Bereich Eigenschaften weiter ein.

  6. Passen Sie die Spaltensortierung in der Suchergebnisliste bei Bedarf an.

    Initial wird die Spaltenanordnung der Konfiguration verwendet. Die Anordnung passen Sie mit Spalten auswählen an. Einzelne Spalten können Sie per Drag & Drop verschieben.