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Erstellen eines neuen Vertrags

Die Verwaltung der Vertragsinformationen und Vertragsdokumenten erfolgt in Verträgen. Siehe auch Kapitel Was ist ein Vertrag?

Neue Verträge können Sie mithilfe des Assistenten erstellen. Der Assistent leitet Sie durch die folgenden Vertragsbereiche:

So geht's 

  1. Wechseln Sie auf die Startseite von d.velop contracts for Microsoft 365.

  2. Klicken Sie auf Neuer Vertrag. Der Assistent Neuen Vertrag erstellen wird gestartet.

  3. Fügen Sie dem Vertrag ein oder mehrere Dokumente hinzu.

  4. Pflegen Sie die Stammdaten.

  5. Navigieren Sie weiter in den Bereich Details und pflegen die gewünschten Eigenschaften.

  6. Navigieren Sie weiter in den Bereich Laufzeit und pflegen die gewünschten Laufzeitinformationen.

  7. Optional: Sofern von Ihrer Administration freigeschaltet, navigieren Sie weiter in den Bereich Berechtigungen, um Zusätzlich lesenden Zugriff gewähren für und Zusätzlich schreibenden Zugriff gewähren für zu pflegen.

  8. Speichern Sie die Eingaben. Der Vertrag wird erstellt und Sie werden zur Startseite geleitet oder können direkt den neu erstellten Vertrag öffnen.

Anmerkung

Beachten Sie, dass entsprechend der Konfiguration im Ihrem System ggf. zusätzliche Informationen hinterlegt werden müssen.

Pflichtfelder sind durch einen roten Stern hinter dem Titel gekennzeichnet.

Stammdaten

Im Bereich Stammdaten vergeben Sie folgende Werte:

  • Vertragstyp (Pflichtfeld)

  • Vertragsstatus (Pflichtfeld)

  • Vertragsgegenstand (Pflichtfeld)

  • Vertragspartner (Pflichtfeld)

    Sie erhalten Vorschläge nach Eingabe des dritten Zeichens. Sie können optional einen neuen Vertragspartner erstellen, sofern diese Funktion in Ihrem System aktiviert ist. Wenn Ihre Administration die Durchsuchung der Beschreibungsspalte aktiviert hat, wird neben der Titelspalte auch die Beschreibungsspalte des Vertragspartners nach Ihrem Eingabewert durchsucht. 

    Wenn Ihre Administration die Mehrfachauswahl aktiviert hat, können Sie über Vertragspartner hinzufügen eine weitere Vertragspartnerzeile hinzufügen. Über Zeile löschen können Sie die hinzugefügte Vertragspartnerzeile wieder entfernen.

    Anmerkung

    Sie können Vertragspartner nur einmalig zu einem Vertrag hinzufügen. Jede weitere Zuweisung des gleichen Vertragspartners wird ignoriert.

  • Kontaktperson des Vertragspartners Sie können aus einer Liste die Kontaktpersonen des gewählten Vertragspartners auswählen oder eine neue Kontaktperson erstellen, sofern diese Funktion in Ihrem System aktiviert ist.

  • Externe Vertrags-ID 

  • Organisatorische Zuordnung sofern aktiviert

  • Verantwortliche Person intern (Pflichtfeld)

So geht's: 

  1. Erfassen Sie alle Stammdaten.

  2. Speichern Sie die Informationen.

Details zum Bearbeiten der Stammdaten finden Sie im Kapitel Bearbeiten der Stammdaten.Bitte löschen

Im Bereich Stammdaten können Sie auch direkt Dokumente dem Vertrag hinzufügen. Details dazu entnehmen Sie bitte dem Kapitel Verwalten von Dokumenten.

Details

Im Bereich Details vergeben Sie folgende Werte:

  • Bemerkung

  • Dem ausgewählten Vertragstyp zugewiesene Vertragsdetails.

So geht's: 

  1. Erfassen Sie die Vertragsdetails.

  2. Speichern Sie die Informationen.

Laufzeit

Der Bereich Laufzeit dient zur Pflege der Laufzeitdaten und enthält eine Laufzeitberechnung. Es stehen drei Befristungsarten zur Verfügung, die Einfluss auf die angezeigten Eingabefelder haben. 

Die Berechnung der Laufzeitdaten können Sie über Berechnungen aktivieren bzw. deaktivieren. Ist die Berechnung aktiviert, werden die Laufzeiten der Verträge, sofern die Verträge nicht gekündigt wurden, automatisch fortgeschrieben. Ist die Berechnung deaktiviert, werden die Laufzeiten der Verträge nicht automatisch fortgeschrieben.

Im Folgenden werden die drei unterschiedlichen Befristungsarten und die Berechnung erläutert.

Befristungsart “Unbefristet”

Ein unbefristeter Vertrag hat keine fest definierte Laufzeit und kann nur durch eine Kündigung beendet werden. Wenn eine Mindestlaufzeit festgelegt ist, kann der Vertrag nicht vor Ablauf der Mindestlaufzeit beendet werden.

Berechnung der Laufzeitdaten:

  • Wenn eine Mindestlaufzeit vorhanden ist, wird das Ende der Mindestlaufzeit berechnet. Das Ende ergibt sich aus dem Vertragsbeginn zuzüglich der Mindestlaufzeit. Der nächstmögliche Kündigungsstichtag wird anhand der Kündigungswirkung (z.B. zum Jahresende) abzüglich der Kündigungsfrist (z.B. ein Monat) ermittelt. Wenn eine Mindestlaufzeit vereinbart ist, liegt der nächstmögliche Kündigungstermin nach Ablauf der Mindestlaufzeit. Das nächstmögliche Vertragsende ergibt sich aus der Kündigungswirkung, die für die Berechnung des nächstmöglichen Vertragsendes auf den ermittelten Kündigungsstichtag addiert wird.

  • Bei der Kündigungswirkung Jederzeit ist der nächstmögliche Kündigungsstichtag immer das aktuelle Tagesdatum und für das nächstmögliche Vertragsende wird darauf die Kündigungsfrist addiert.

Befristungsart “Befristet mit Verlängerung” 

Ein befristeter Vertrag mit Verlängerung hat initial eine feste Laufzeit und verlängert sich immer wieder um ein bestimmtes Intervall, bis der Vertrag durch eine Kündigung beendet wird.

Wenn eine Mindestlaufzeit festgelegt ist, kann der Vertrag nicht vor Ablauf der Mindestlaufzeit beendet werden. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit verlängert sich der Vertrag um das festgelegte Verlängerungsintervall, sofern der Vertrag nicht gekündigt wurde.

Im Fall der Kündigungswirkungen zum Monats-, Quartals, Halbjahres- oder Jahresende gibt es zwei Berechnungsvarianten, die sich in der Berechnung des Vertragsendes unterscheiden:

  1. Priorität der Laufzeitberechnung liegt auf der Verlängerung

    1. Das berechnete Vertragsende bezieht sich auf die Verlängerung und somit endet der Vertrag nach einer Kündigung erst nach Ablauf der letzten Verlängerung. Verlängert sich ein Vertrag beispielsweise Ende September für weitere sechs Monate und wird im November zum Jahresende gekündigt, endet der Vertrag erst Ende März und somit nach Ablauf des letzten Verlängerungsintervalls.

    2. Wenn eine Mindestlaufzeit vorhanden ist, wird das Ende der Mindestlaufzeit berechnet. Das Ende ergibt sich aus dem Vertragsbeginn zuzüglich der Mindestlaufzeit. Nach Ablauf der Mindestlaufzeit wird die Verlängerung addiert, um das nächstmögliche Vertragsende zu berechnen. Der nächstmögliche Kündigungsstichtag wird anhand der Kündigungswirkung (z.B. zum Jahresende) abzüglich der Kündigungsfrist (z.B. ein Monat) ermittelt. Im Beispiel der Kündigungswirkung zum Jahresende wird von dem Jahresende vor dem nächstmöglichen Vertragsende ausgegangen.

  2. Priorität der Laufzeitberechnung liegt auf der Kündigungswirkung

    1. Die gewählte Kündigungswirkung definiert das nächstmögliche Vertragsende und somit endet der Vertrag nach einer Kündigung entsprechend der Kündigungswirkung z.B. zum Jahresende.

    2. Wenn eine Mindestlaufzeit vorhanden ist, wird das Ende der Mindestlaufzeit berechnet. Das Ende ergibt sich aus dem Vertragsbeginn zuzüglich der Mindestlaufzeit. Bei dem nächstmöglichen Vertragsende handelt es sich um das nächste Monats-, Quartals, Halbjahres- oder Jahresende nach Ablauf der Mindestlaufzeit oder nach Ablauf des Verlängerungszeitraums. Für den nächstmöglichen Kündigungsstichtag wird von dem nächstmöglichen Vertragsende die Kündigungsfrist abgezogen.

Befristungsart “Befristet ohne Verlängerung” 

Befristete Verträge ohne Verlängerung haben eine fest vereinbarte Laufzeit und benötigen keine Kündigung nach Ablauf der Laufzeit. Sofern diese Art vereinbart ist, können solche Verträge auch während der Laufzeit gekündigt werden.

Berechnung bei Verträgen ohne Kündigungsmöglichkeit während der Laufzeit: Das Vertragsende wird berechnet, indem die Laufzeit auf den Vertragsbeginn addiert wird.

Berechnung bei Verträgen mit Kündigungsmöglichkeit während der Laufzeit: Das maximale Vertragsende wird berechnet, indem die Laufzeit auf den Vertragsbeginn addiert wird. Das nächstmögliche Vertragsende ergibt sich aus der Kündigungswirkung (z.B. zum Jahresende), sofern das maximale Vertragsende nicht überschritten wird. Für die Berechnung des Kündigungsstichtages wird von dem nächstmöglichen Vertragsende die Kündigungsfrist abgezogen.

Benachrichtigung 

Für Benachrichtigungen können Sie den Benachrichtigungsbeginn festlegen. Ab diesem Datum wird eine E-Mail an die Verantwortliche Person intern sowie an zusätzliche Empfänger:innen gesendet. Die Benachrichtigungen werden gesendet, bis der Vertrag verlängert, manuell gekündigt oder die Benachrichtigungen manuell deaktiviert werden.

Sie legen fest, in welchem Intervall die Benachrichtigungen verschickt werden. Folgende Intervalle werden unterschieden:

  • Keine: Es werden keine Benachrichtigungen verschickt.

  • Einmalig: Wenn diese Option aktiv ist, wird die Benachrichtigung beim Erreichen des Benachrichtigungsbeginns einmalig versendet.

  • Täglich, Wöchentlich, Monatlich: Bei diesen Optionen werden Benachrichtigungen entsprechend des ausgewählten Intervalls solange gesendet, bis der Status des Vertrags manuell geändert wurde oder sich der Vertrag automatisch verlängert.

Anmerkung

Die konfigurierte Benachrichtigung wird grundsätzlich nur gesendet, wenn sich der Vertrag in einem aktiven Vertragsstatus (z.B. gültig) befindet.

Anmerkung

Bitte beachten Sie, dass bei Verlängerung eines Vertrags der Benachrichtigungsbeginn ebenso aktualisiert wird.

Dabei wird der Abstand vom Benachrichtigungsbeginn bis zum nächsten Kündigungsstichtag beibehalten. Wenn kein Kündigungsstichtag berechnet werden kann, wird der Abstand zum nächstmöglichen Vertragsende beibehalten.

Aktivieren Sie die Option Fixer Benachrichtigungsbeginn, um zu verhindern, dass der Benachrichtigungsbeginn bei Verlängerung des Vertrags ebenfalls aktualisiert wird. Das kann z.B. nützlich sein, wenn Sie den Vertrag mehrmals verlängern lassen möchten, aber erst zu einem festen Datum eine Benachrichtigung erhalten möchten. Ebenso bewirkt diese Option bei unbefristeten Verträgen, dass sich der Benachrichtigungsbeginn nicht täglich aktualisiert.

Erstellen von Verknüpfungen

Im Bereich Verknüpfungen können Sie Verträge miteinander verknüpfen.

So geht's 

  1. Klicken Sie auf Neu oder auf Verknüpfung hinzufügen.

  2. Wählen Sie einen Vertrag aus, den Sie verknüpfen möchten. Die Suche bezieht sich nur auf die Eigenschaften des Vertrags. Anhänge und Volltext von Anhängen werden nicht durchsucht.

  3. Wählen Sie eine Verknüpfungsart aus. Sie haben folgende Optionen:

    • Ist verknüpft mit 

    • Ist Rahmenvertrag von 

    • Ist Vorgängervertrag 

    • Bezieht sich auf 

  4. Speichern Sie die ausgewählte Verknüpfung.

    Anmerkung

    Sie können vorgenommene Verknüpfungen nicht bearbeiten. Wenn Sie versehentlich einen falschen Vertrag verknüpft haben, müssen Sie die Verknüpfung löschen und eine neue Verknüpfung erstellen.

    Ihre Administration kann weitere Verknüpfungsarten hinzufügen.

Verknüpfung löschen - So geht's 

  1. Klicken Sie auf die drei Punkte bei der Verknüpfung, die Sie löschen möchten.

  2. Klicken Sie auf Löschen.

  3. Klicken Sie im Dialog erneut auf Löschen, um den Vorgang zu bestätigen.

Berechtigungen

Im Bereich Berechtigungen können Sie zusätzliche schreibende oder lesende Berechtigungen vergeben:

  • Zusätzlich lesenden Zugriff gewähren für

  • Zusätzlich schreibenden Zugriff gewähren für

Sie können die Berechtigungen für Benutzer und Gruppen vergeben. Sie erhalten Vorschläge nach Eingabe des dritten Zeichens.