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Erstellen und konfigurieren weiterer Vertragstypen

Im Bereich Vertragstypen können Sie den hinterlegten Vertragstypen weitere Konfigurationsparameter hinzufügen.

Sie können für bestimme Vertragstypen zusätzliche Listen, wie z.B. "Kosten", hinterlegen.

Beachten Sie auch die folgenden Kapitel:

Erstellen von Vertragstypen

Verträge können durch Vertragstypen klassifiziert werden. Es ist möglich den Vertragstypen unterschiedlicher Felder zuzuweisen.

Erstellen des Ausdrucks: 

  1. Öffnen Sie die Websiteeinstellungen.

  2. Öffnen Sie Terminologiespeicherverwaltung unterhalb von Websiteverwaltung. 

    • Alternativ können Sie über die Administrationsoberfläche des Vertragsmanagements (contracts-config) im Bereich SharePoint-Administration zur Terminologiespeicherverwaltung wechseln.

  3. Öffnen Sie im Terminologiespeicher-Verwaltungstool den TAXONOMIETERMINOLOGIESPEICHER der Websitesammlung.

  4. Wählen Sie den Ausdruckssatz ecsContractTypeTerm.

  5. Erstellen sie einen neuen Ausdruck durch Klick auf den Ausdruckssatz ecsContractTypeTerm und wählen Sie Ausdruck hinzufügen.

  6. Vergeben Sie einen neuen Namen für den Ausdruck.

  7. Optional: Vergeben Sie eine Standardbeschriftung für weitere Sprachen durch Auswahl der entsprechenden Sprache.

  8. Speichern Sie den neuen Ausdruck.

  9. Löschen Sie die Websitedaten aus dem Speicher Ihres Webbrowsers, um die geänderte Konfiguration direkt anzuzeigen.

Zuweisen spezifischer Felder zu Vertragstypen 

Dieser Schritt ist optional.

Es wird davon ausgegangen, dass die SharePoint Spalten bereits zuvor auf Hauptebene der Websitesammlung erstellt worden sind. Bitte beachten Sie im FAQ das Kapitel Welche Feldtypen werden in d.velop contracts for Microsoft 365 unterstützt?.

Öffnen Sie die Websiteeinstellungen.

  1. Öffnen Sie Websiteinhaltstypen unterhalb von Web-Designer-Kataloge. 

    • Alternativ können Sie über die Administrationsoberfläche des Vertragsmanagements (contracts-config) im Bereich SharePoint-Administration zu den Websiteinhaltstypen wechseln.

  2. Wählen Sie Erstellen.

  3. Vergeben Sie folgende Eigenschaften:

    • Name: Beliebiger Name.

    • Beschreibung: Beliebige Beschreibung.

    • Übergeordneten Inhaltstyp auswählen aus: ecsContract.

    • Übergeordneter Inhaltstyp: ecsContractContentType.

    • Legen Sie diesen Websiteinhaltstyp an. Wählen Sie eine vorhandene Gruppe oder erstellen Sie eine neue Gruppe.

    Sie werden zur Verwaltungsseite des neuen Websiteinhaltstypen weitergeleitet.

  4. Fügen Sie die gewünschten Spalten hinzu.

Hinterlegen Sie den Websiteinhaltstypen im zuvor erstellen Ausdruck im Terminologiespeicher-Verwaltungstool.

Inhaltstyp im Terminologiespeicher-Verwaltungstool hinterlegen: 

  1. Öffnen Sie die Websiteeinstellungen.

  2. Öffnen Sie Terminologiespeicherverwaltung unterhalb von Websiteverwaltung.

  3. Öffnen Sie im Terminologiespeicher-Verwaltungstool den TAXONOMIETERMINOLOGIESPEICHER der Websitesammlung.

  4. Wählen Sie den Ausdruckssatz ecsContractTypeTerm.

  5. Wählen Sie den im oben genannten Schritt erstellten Ausdruck.

  6. Ergänzen Sie unter Erweitert die lokale benutzerdefinierte Eigenschaft mit dem Eigenschaftennamen ContentType mit dem Wert des Titels des im vorausgegangenen Schritt erstellen Websiteinhaltstypen.

  7. Speichern Sie den neuen Ausdruck.

  8. Löschen Sie die Websitedaten> aus dem Speicher Ihres Webbrowsers, um die geänderte Konfiguration direkt anzuzeigen.

Hinzufügen des Websiteinhaltstypen zu den bestehenden Vertragsbibliotheken: 

  1. Öffnen Sie die Einstellungen der Dokumentbibliothek Verträge0 bzw. ecsContracts0.

  2. Wählen Sie Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen unterhalb der Inhaltstypen.

  3. Wählen Sie Sie den Websiteinhaltstypen aus den verfügbaren Websiteinhaltstypen und fügen ihn hinzu.

  4. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Bibliotheken, deren Name mit Verträge beginnt.

Konfigurieren der Spaltenreihenfolge

Sie können die Reihenfolge der Spaltenanordnung in den Vertragsdetails über die Reihenfolge am Inhaltstypen festlegen. Grundsätzlich werden die Einstellungen der Inhaltstypengalerie an die Listeninhaltstypen weitergegeben. Wenn die Weitergabe nicht der Fall ist, müssen Sie die Reihenfolge in der Liste Verträge0 manuell anpassen, da die Reihenfolge in dieser Liste ausschlaggebend ist.

So geht's 

  1. Öffnen Sie die Einstellungen der Dokumentbibliothek Verträge0 bzw. ecsContracts0.

  2. Wählen Sie den gewünschten Inhaltstypen unterhalb von Inhaltstypen aus.

  3. Klicken Sie auf Spaltenreihenfolge unterhalb der Spalten.

  4. Passen Sie die Spaltenreihenfolge wie gewünscht an.

  5. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

Anmerkung

Leeren Sie den Cache des Vertragsmanagements, um die Änderungen sofort wirksam zu machen. 

Weitere Informationen finden Sie im Kapitel: Leeren des Cache

Verwenden von Vorlagen für die Erstellung von Vertragstypen

Im Bereich Vorlagen für Vertragstypen unterhalb von Vertragstypen können Sie vorgefertigte Vertragstypen zu Ihrer Vertragsmanagement-Instanz hinzufügen.

So geht's: 

  1. Wählen Sie den gewünschten Vertragstypen aus.

  2. Klicken Sie auf Details. Es öffnet sich eine Detailansicht, die alle Felder darstellt, die mit diesem Vertragstypen erstellt werden.

  3. Klicken Sie auf Zur Instanz hinzufügen, um diese VertragstypenIhrer Instanz hinzufügen.

Im Anschluss wird der Vertragstyp im Hintergrund erstellt. Sofern gewünscht können Sie die Seite schließen. Der Vertragstyp wird nach kurzer Zeit für Sie zur Verfügung stehen.

Konfigurieren von Vertragstypen in der Konfigurationsoberfläche

Für jeden Vertragstypen können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

  • Definieren von benutzerdefinierte Listen

  • Erweitern der angezeigten Felder in der Dokumentliste

  • Sortieren der Dokumente in der Dokumentliste

Für die Konfiguration stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung. Sie können zwischen der Konfigurationsoberfläche oder der erweiterten Konfiguration (JSON-Datei) wählen.

Konfiguration über die Oberfläche - So geht's 

  1. Klicken Sie auf Neu oder wählen Sie eine bestehende Konfiguration aus und wählen Bearbeiten aus.

  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü Vertragstypen auswählen die Vertragstypen aus, für die diese Konfiguration gelten soll.

  3. Wählen Sie über das Dropdown-Menü Zusätzliche Listen auswählen die zusätzlichen Listen aus, die für Verträge des Vertragstypen zur Verfügung stehen sollen.

  4. Wählen Sie über das Dropdown-Menü Zusätzliche Spalten für die Dokumentliste die zusätzlichen Spalten aus, die in der Dokumentliste angezeigt werden sollen.

  5. Wählen Sie das Dropdown-Menü Spalte für die Sortierung und Sortierung der Dokumentliste aus, um die Dokumente in der Dokumentliste zu sortieren.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

Konfigurieren über die erweiterte Konfiguration (JSON-Datei) - So geht's 

  1. Klicken Sie auf Erweiterte Konfiguration.

  2. Nehmen Sie Konfiguration innerhalb der JSON-Datei vor, die sich innerhalb eines Panels öffnet.

  3. Beachten Sie für die Konfiguration die folgenden Kapitel:

Parameter zum Konfigurieren von Vertragstypen

Für jeden Vertragstyp können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

  • applyToContractTypeTermIds: Die Ausdrucks-IDs (Term IDs), der Vertragstypen, zu welchen die customLists hinzugefügt werden. Die ID des Ausdrucks können Sie der Terminologiespeicherverwaltung entnehmen.

  • customLists:

    • listName: Der Name der Liste, ohne die Zahl am Ende.

      Legen Sie für die Beispielkonfiguration folgende Listen an:

      • CustomNotes0

      • CustomNotes1

      • ecsCosts0

      • ecsCosts1

    • isList: Dieser Parameter muss aktuell immer "true" sein.

  • documentDetails: Dieser Abschnitt bezieht sich auf die Dokumentenliste innerhalb der Vertragsanzeige.

    • additionalFields: Hier werden zusätzliche Felder für die Dokumentenliste konfiguriert.

      • name: Interner Name des Feldes, das zusätzlich angezeigt werden soll.

    • orderby: Kann optional angegeben werden, um die Standardsortierung der Dokumente eines Vertrags anzupassen.

      • fieldname: Interner Name des Feldes, nach dem sortiert werden soll.

      • direction: Gibt an, ob aufsteigend ("asc") oder absteigend ("desc") sortiert werden soll.

Siehe auch das Kapitel Einbinden von zusätzlichen Listen.

Beispiel zum Konfigurieren von Vertragstypen

In dieser Beispielkonfiguration für die Vertragstypen erfahren Sie, wie Sie zu den Vertragstypen weitere Listen hinzufügen können. Diese Listen werden bei der Vertragsansicht angezeigt.

Beispielkonfiguration für Vertragstypen

[
    {
        "applyToContractTypeTermIds": [
            "c607e213-fbe1-40f2-test-3ebee18dfbd8",
            "0ebfda0f-046a-479c-test-eca81328c367"
        ],
        "customLists": [
            {
                "listName": "ecsCosts",
                "isList": true
            }
        ]
    },
    {
        "applyToContractTypeTermIds": [
            "6a2fbb47-56b3-4649-test-c182b9b0863c"
        ],
        "customLists": [
            {
                "listName": "CustomNotes",
                "isList": true
            }
        ],
                "documentDetails": {
            "additionalFields": [
                {
                    "name": "Created"
                },
                {
                    "name": "Modified"
                }
            ],
            "orderby": {
                "fieldname": "Modified",
                "direction": "ascending"
            }
                }
    }
]

Erstellen Sie die Listen wie im Kapitel Einbinden von zusätzlichen Listen beschrieben.