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Verwalten von Dokumentvorlagen

Definieren Sie im Bereich Dokumentvorlagen, ob neue Dokumente zu Verträgen aus Vorlagen hinzugefügt werden können.

Für die Verwaltung von Vorlagen stehen zwei verschiedene Möglichkeiten zur Wahl:

  1. Kopieren von Vorlagen aus einer SharePoint-Bibliothek.

  2. Unterstützung von komplexer Dokumentgenerierung mit dox42.

Für die Aktivierung der Dokumentvorlagen stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung. Sie können zwischen der Konfigurationsoberfläche oder der erweiterten Konfiguration (JSON-Datei) wählen.

Auswahl zwischen den zwei Optionen zur Konfiguration der Dokumentvorlagen - So geht's

  1. Initial wird Ihnen die Konfigurationsoberfläche angeboten.

  2. Aktivieren Sie die Erweiterte Konfiguration über das Optionsfeld.

    Es öffnet sich die JSON-Datei zur Konfiguration.

Konfigurieren der Dokumentenvorlagen innerhalb der Konfigurationsoberfläche - So geht*s

  1. Steuern Sie über die Checkbox Dokumentvorlagen aktivieren die Verfügbarkeit der Funktion Dokumentvorlagen.

  2. Wählen Sie über die Dropdownliste das Modul aus.

    1. Wählen Sie spcopy aus, um Dokumentvorlagen aus einer SharePoint-Bibliothek zu verwenden.

    2. Wählen Sie dox42 aus, um Dokumentvorlagen mit dox42 zu generieren.

Dokumentgenerierung mit dox42- So geht's

  1. Fügen Sie im Textfeld Server-URL die URL zu Ihrer dox42-Installation hinzu.

    Die dox42-Vorlagen werden in einer Tabelle aufgelistet.

  2. Erstellen Sie neue Vorlagen bzw. bearbeiten oder löschen Sie bestehende Vorlagen.

    1. Erstellen einer Vorlage

      1. Über das Textfeld Titel definieren Sie den angezeigten Titel in der Anwendungsoberfläche.

      2. Über das Textfeld URL definieren Sie die URL zum Dokument in der SharePoint-Bibliothek.

      3. Über das Textfeld Dateierweiterung definieren Sie die Dateierweiterung der zu generierenden Datei. Diese muss von dox42 unterstützt werden.

    2. Bearbeiten einer Vorlage

      1. Wählen Sie eine Vorlage aus der Tabelle aus.

      2. Klicken Sie auf Bearbeiten.

      3. Bearbeiten Sie die gewünschten Angaben.

    3. Löschen einer Vorlage

      1. Wählen Sie eine Vorlage aus der Tabelle aus.

      2. Klicken Sie auf Löschen.

Konfigurieren von Dokumentenvorlagen innerhalb der JSON-Datei - So geht's

  • Steuern Sie die Verfügbarkeit der Funktion Dokumentvorlagen mit dem Parameter "active" und dem Wert true oder false.

Kopieren aus einer SharePoint-Bibliothek

Sie können Dokumentvorlagen aus einer SharePoint-Bibliothek verwenden.

So geht's

  1. Erstellen Sie einen neuen Bereich, der mit "{" und mit "}," endet.

  2. Wählen Sie über den Parameter "engine" den Wert "spcopy" aus.

Dokumentgenerierung mit dox42

Sie können Dokumentvorlagen mit dox42 generieren. Für die Einrichtung und Konfiguration Ihres dox42-Servers wenden Sie sich an Ihren dox42-Partner.

So geht's

  1. Erstellen Sie einen neuen Bereich, der mit { und mit }, endet.

  2. Wählen Sie über den Parameter "engine" den Wert "dox42" aus.

  3. Konfigurieren Sie die verfügbaren dox42-Vorlagen:

    1. Fügen Sie einen Knoten "config" hinzu.

    2. Fügen Sie darin einen Knoten "dox42" hinzu.

    3. Tragen Sie für die "serverUrl" die URL zu Ihrer dox42 Installation hinzu.

    4. Fügen Sie eine Auflistung "templates" für die Vorlagen. Für jede Vorlage definieren Sie:

      1. Den anzuzeigenden Titel in der Anwendungsoberfläche über "title".

      2. Die URL zum Dokument in der SharePoint-Biblitohek über "url".

      3. Die Dateierweiterung der zu generierenden Datei über "targetExtension". Diese Dateierweiterung muss von dox42 unterstützt werden.

dox42-Beispielkonfiguration

{
    "active": true,
    "engine": "dox42",
    "config": {
        "dox42": {
            "serverUrl": "https://demo.dox42.online",
            "templates": [
                 {
                    "title": "NDA",
                    "url": "https://demo.sharepoint.com/sites/dvelopcontracts365/dox42Templates/NDA-Template.docx",
                    "targetExtension": "pdf"
                },
                {
                    "title": "Customer Agreement",
                    "url": "https://demo.sharepoint.com/sites/dvelopcontracts365/dox42Templates/Customer-Agreement.docx",
                    "targetExtension": "docx"
                }
            ]
        }
    }
}