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Konfigurieren einer Journalarchivierung

Mit d.ecs content crawler steht Ihnen die Möglichkeit zur Journalarchivierung von bestimmten Elementen mit Microsoft Exchange und HCL Domino zur Verfügung. Sie können z.B. Journal-E-Mails oder auch Besprechungsanfragen mit der Journalarchivierung speichern. Davon ausgenommen sind z.B. Termine, wenn Sie in der Groupware-App die Option Ablageformat EML anstatt DGIX aktiviert haben. Sie finden die Option im Feature Konfiguration in der Kategorie Dokumentenmanagement unter E-Mails, wenn Sie unter E-Mail-Verwaltung den Eintrag Microsoft Exchange auswählen und in die Perspektive Verarbeitungseinstellungen wechseln.

Darüber hinaus können Sie die Compliance-Archivierung ohne aktiviertes Journaling für Microsoft Exchange 2016 und Microsoft Exchange Online verwenden.

Für das rechtssichere und revisionskonforme Speichern von E-Mails aus dem Journal Ihres E-Mail-Systems können Sie dbs | journal archiver verwenden anstatt d.ecs content crawler insgesamt zu lizenzieren. Um die Journalarchivierung verwenden und konfigurieren zu können, müssen Sie dbs | journal archiver oder dbs | mailbox archiver für Ihr E-Mail-System lizenziert haben.

Festlegen der allgemeinen Einstellungen für die Journalarchivierung

Mit d.ecs content crawler können Sie das Journaling für Microsoft Exchange oder HCL Domino aktivieren.

Angenommen, Sie möchten die Journalarchivierung für Microsoft Exchange verwenden.

So geht's

  1. Öffnen Sie das Feature Konfiguration auf der Startseite und navigieren Sie in der Kategorie Dokumentenmanagement zu E-Mails.

  2. Wählen Sie unter E-Mail-Archivierung den Eintrag Archivierungsoptionen aus.

  3. Wechseln Sie in die Perspektive Verarbeitungseinstellungen.

  4. Aktivieren Sie das Journaling für Microsoft Exchange.

  5. Wählen Sie das Repository aus, in das die Journal-E-Mails gespeichert werden sollen.

  6. Geben Sie unter Journalpostfach die SMTP-Adresse des Postfachs an, in dem die Journal-E-Mails gespeichert werden, z.B. journal@<Domänenname>.com. Wenn Sie mehrere Postfächer angeben möchten, trennen Sie die Einträge mit einem Komma.

  7. Wählen Sie für die Zeitsteuerung die Tage und die Laufzeit aus.

  8. Speichern Sie Ihre Angaben.

Wenn Sie die Konfiguration für die Journalarchivierung ändern, starten Sie im Anschluss den Dienst d.ecs content crawler neu.

Konfigurieren der Compliance-Archivierung ohne aktiviertes Journaling für Microsoft Exchange 2016 und Microsoft Exchange Online

Das Compliance-Archivieren wird nur im Zusammenhang mit Microsoft Exchange 2016 und Microsoft Exchange Online unterstützt. Wenn Sie eine frühere Version von Microsoft Exchange Server verwenden, werden Ihre Konfigurationen ignoriert.

Wenn Sie die Compliance-Archivierung ohne aktiviertes Journaling verwenden möchten, müssen Sie Folgendes beachten:

  • Sie müssen in Microsoft Exchange Server das Beweissicherungsverfahren aktivieren. Wenn Sie das Beweissicherungsverfahren aktivieren, wird bei jeder Veränderung eines Elements eine Kopie im Ordner Versions erstellt. Stellen Sie sicher, dass der Ordner nicht unnötig mit Kopien befüllt wird.

Warnung

d.ecs content crawler prüft nicht, ob das Beweissicherungsverfahren in Microsoft Exchange aktiviert ist. Wenn das Beweissicherungsverfahren deaktiviert ist, werden die Elemente nach einer festgelegten Zeit automatisch von Microsoft Exchange Server gelöscht oder der Benutzer dieses Elements wird dauerhaft gelöscht.

Weitere Informationen finden Sie auf der Microsoft Docs-Website in der Exchange Server 2019-Dokumentation unter "Ordner 'erneut herstellbare Elemente' in Exchange Server".

  • Sie müssen die Einstellungen für ein Profil in d.ecs content crawler anpassen. Geben Sie als Quellsystem Microsoft Exchange an und wählen Sie die Option Archivieren von gelöschten Elementen aktivieren aus. In diesem Fall werden auch E-Mails berücksichtigt, die unter Wiederherstellbare Elemente in den Ordnern Löschvorgänge (Deletions) oder Endgültige Löschvorgänge (Purges) gespeichert sind. Die Elemente aus den entsprechenden Ordnern werden basierend auf Ihren Konfigurationen des Profils verarbeitet.

  • Die Elemente werden nicht automatisch von d.ecs content crawler gelöscht. Das automatische Löschen müssen Sie bei Bedarf im Profil festlegen.

Wenn Sie die Konfiguration für die Journalarchivierung ändern, starten Sie im Anschluss den Dienst d.ecs content crawler neu.

Konfigurieren der Journalarchivierung für HCL Domino

Bei der Journalarchivierung für HCL Domino müssen Sie Folgendes beachten:

  • Der Archivierungsservice kann maximal eine Journaldatenbank bearbeiten. Wenn Sie mehr als eine Journaldatenbank verarbeiten möchten, müssen Sie mehrere d.ecs content crawler-Apps bzw. mehrere Groupware-Apps (d.3one-Anwendungsserver) installieren.

  • Stellen Sie sicher, dass in der Administration von HCL Domino Server im Feld Form eine der folgenden Kategorien (Dokumentarten) angegeben ist: Message, Memo, Reply, Notice, Appointment, Report, NonDelivery Report, Recall Response, Recall Request, Return Receipt oder Personal Stationery. Nur solche Kategorien dürfen an die Journaldatenbank übermittelt werden.

  • Um die Eigenschaften von E-Mails den d.3-Eigenschaften zuordnen zu können, müssen Sie eine Zuordnung erstellen. Wir empfehlen, eine separate Kategorie für Journal-E-Mails zu verwenden, da sonst dieselbe Zuordnung zum Speichern von E-Mails in HCL Notes auch in d.3one verwendet wird.

Konfigurieren der Journalarchivierung für Microsoft Exchange

Bei der Journalarchivierung für Microsoft Exchange müssen Sie Folgendes beachten:

  • Die Journalarchivierung kann auch Dokumente archivieren, die direkt zugestellt werden und keinen Umschlag haben. Wir empfehlen, das Journaling für Microsoft Exchange so zu konfigurieren, dass nur E-Mails von Microsoft Exchange akzeptiert werden (Microsoft Exchange PowerShell Commandlet Set-Mailbox in Verbindung mit AcceptMessagesOnlyFromSendersOrMembers).

  • Innerhalb des Journals werden nur E-Mails mit den Nachrichtenklassen IPM.Note*, IPM.Schedule.Meeting*, IPM.Report.Recall*, IPM.Outlook.Recall* und REPORT.IPM* verarbeitet. E-Mails, die von diesen Vorgaben abweichen, werden in den Ordner d.3ecm unprocessable des Journalpostfachs verschoben.

  • Um die Eigenschaften von E-Mails den d.3-Eigenschaften zuordnen zu können, müssen Sie eine Zuordnung erstellen. Bei einer Zuordnung werden die Werte nicht aus der Umschlagsmail ermittelt, sondern aus dem zu speichernden Dokument. Wir empfehlen, eine separate Kategorie (Dokumentart) für Journal-E-Mails zu verwenden, da sonst dieselbe Zuordnung zum Speichern von E-Mails in Microsoft Outlook auch in d.3one verwendet wird.

Microsoft Office 365 (Microsoft Exchange Online) unterstützt derzeit nur externe Postfächer als Journalpostfach. Externe Postfächer sind Postfächer, die keine Microsoft Office 365-Postfächer sind. Für die Journalarchivierung mit d.ecs content crawler muss das externe Postfach mithilfe der Exchange-Webdienste (EWS) erreichbar sein. Es spielt keine Rolle, ob es sich um ein Cloud-Postfach oder On-Premises-Postfach handelt.

Speichern von Besprechungsanfragen

Sie können aus dem Journaling zusätzlich zu E-Mails auch andere Elemente speichern. Für diese Elemente können Sie bei der Zuordnung die Quelle Kalendereintrag/Besprechung auswählen.

Folgende Elemente können Sie zusätzlich zu E-Mails speichern:

  • Besprechungsanfragen

  • Antworten auf Besprechungsanfragen (Zusage, Absage, Unter Vorbehalt)

  • Absagen von Besprechungen

Folgende Werte können zusätzlich übernommen werden:

  • Alle SMTP-Adressen (Teilnehmer, Organisator) oder alle Teilnehmernamen

  • Startzeitpunkt und Endzeitpunkt

  • Name des Organisators

  • Namen der erforderlichen Teilnehmer, optionalen Teilnehmer, Räume oder Ressourcen

  • Ort

  • SMTP-Adresse des Organisators

  • SMTP-Adressen der erforderlichen oder optionalen Teilnehmer, Räume oder Ressourcen

  • SMTP-Adressen aller Teilnehmer