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Verwalten von Dokumentarten

Dieser Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie Dokumentarten in Salesforce verwalten.

Sie können eigene Dokumentarten erstellen, bearbeiten und löschen. Sie können Dokumentarten zudem übersetzen und sortieren, sowie die Dokumentarten zu verschiedenen Salesforce-Objekten für die Suche oder Ablage zuordnen.

Erstellen, bearbeiten und löschen von Dokumentarten
Erstellen von Dokumentarten

Sie möchten Dokumentarten erstellen, um die Suche nach Dokumenten einzuschränken. Sie können die Dokumentarten beim Import von Dokumenten auswählen.

So geht's 

  1. Öffnen Sie die d.velop documents-Konfiguration.

  2. Öffnen Sie Dokumentenarten > Eigene Dokumentarten.

  3. Geben Sie einen Namen für Ihre Dokumentart unter Neue benutzerdefinierte Dokumentart ein.

  4. Aktivieren Sie optional Ist Akte, falls die neue Dokumentart als Akte gekennzeichnet werden soll.

  5. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Bearbeiten von Dokumentarten

Sie möchten Dokumentarten bearbeiten.

So geht's 

  1. Öffnen Sie die d.velop documents-Konfiguration.

  2. Öffnen Sie Dokumentenarten > Eigene Dokumentarten.

  3. Klicken Sie auf das Stiftsymbol im Tabellenfeld, das Sie bearbeiten möchten. Geben Sie anschließend einen neuen Wert ein, oder aktivieren bzw. deaktivieren Sie die angezeigte Option.

  4. Bestätigen Sie die Änderungen mit der ENTER-Taste. Das Feld wird farbig hinterlegt, wenn die Änderung erfolgreich übernommen wurde.

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Löschen von Dokumentarten

Sie möchten Dokumentarten löschen.

So geht's 

  1. Öffnen Sie die d.velop documents-Konfiguration.

  2. Öffnen Sie Dokumentenarten > Eigene Dokumentarten.

  3. Klicken Sie auf Löschen in der Zeile der Dokumentart, die Sie löschen möchten.

  4. Bestätigen Sie den Vorgang mit Löschen.

Synchronisieren von Dokumentarten aus dem Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Sie können Ihre Kategorien aus dem d.velop documents-DMS als Dokumentarten nach Salesforce synchronisieren und damit ohne weitere Konfiguration verwenden.

Anmerkung

Die Synchronisierung der DMS-Kategorien ist aktuell nur für d.velop documents-Cloudumgebungen verfügbar.

So geht's 

  1. Öffnen Sie die d.velop documents-Konfiguration.

  2. Öffnen Sie Dokumentarten > Eigene Dokumentarten.

  3. Klicken Sie auf Synchronisieren.

Übersetzen von Dokumentarten

Sie möchten für Ihre Dokumentarten Übersetzungen in anderen Sprachen hinzufügen.

So geht's 

  1. Öffnen Sie die d.velop documents-Konfiguration.

  2. Öffnen Sie Dokumentarten > Benennung.

  3. Wählen Sie eine Sprache aus.

  4. Klicken Sie auf das Stiftsymbol im Tabellenfeld, das Sie bearbeiten möchten.

  5. Geben Sie einen neuen Wert ein.

  6. Bestätigen Sie die Änderungen mit der ENTER-Taste. Das Feld wird farbig hinterlegt, wenn die Änderung erfolgreich übernommen wurde.

  7. Klicken Sie auf Speichern.

Sortieren von Dokumentarten

Sie möchten die Sortierung Ihrer Dokumentarten für den Import von Dokumenten festlegen.

  1. Öffnen Sie die d.velop documents-Konfiguration.

  2. Öffnen Sie Dokumentarten > Sortierung.

  3. Wählen Sie unter Objekt auswählen ein Objekt aus.

  4. Wählen Sie unter Datensatztypen auswählen einen Datensatztypen aus.

  5. Markieren Sie eine Dokumentart mit einem Klick auf den Namen. Der ausgewählte Eintrag wird hervorgehoben.

  6. Ändern Sie die Sortierung mit den Pfeilschaltflächen.

  7. Klicken Sie auf Speichern.

Anmerkung

Sie können ausschließlich die Dokumentarten sortieren, die dem ausgewählten Objekt und Datensatztypen zugeordnet sind.

Zuordnen von Dokumentarten zu Objekten

Sie möchten Dokumentarten zu Objekten und Datensatztypen zuordnen, um die Suche nach Dokumenten einzuschränken. Sie können die Dokumentarten beim Import von Dokumenten auswählen.

So geht's 

  1. Öffnen Sie die d.velop documents-Konfiguration.

  2. Öffnen Sie Dokumentarten > Zuordnung.

  3. Wählen Sie unter Objekt auswählen ein Objekt aus.

  4. Wählen Sie unter Datensatztypen auswählen einen Datensatztypen aus.

  5. Wählen Sie die Dokumentarten aus, die Sie zuordnen möchten. Anzeige zulassen aktiviert die Suche nach Dokumenten mit der entsprechenden Dokumentart, Hochladen zulassen aktiviert den Import von Dokumenten für die Dokumentart.

  6. Klicken Sie auf das Stiftsymbol im Tabellenfeld, das Sie bearbeiten möchten. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie anschließend die angezeigte Option.

  7. Bestätigen Sie die Änderungen mit der ENTER-Taste. Das Feld wird farbig hinterlegt, wenn die Änderung erfolgreich übernommen wurde.

  8. Klicken Sie auf Speichern.

Anpassen der Einstellungen für Dokumentarten

Sie möchten die Einstellungen für die Dokumentarten festlegen.

Sie können festlegen, ob in der Dokumentenliste lediglich aktivierte oder auch unbekannte Dokumentarten angezeigt werden sollen. Außerdem können Sie festlegen, für welche Objekte das Erstellen von Ordnern möglich ist.

So geht's 

  1. Navigieren Sie in d.velop documents zu Konfiguration > Dokumentarten > Allgemeine Einstellungen.

  2. Nehmen Sie Ihre gewünschten Einstellungen vor.

Sie haben die Einstellungen zu den Dokumentarten erfolgreich festgelegt.