Menü der Dokumentation

Konfigurieren der Suche

Sie möchten die Suche nach Dokumenten im Kontext verschiedener Objekte und Datensatztypen konfigurieren.

Die Parameter einer Suche innerhalb von d.velop-Komponenten in Salesforce werden aus dem jeweiligen Objektkontext ermittelt. Sie passen die Einstellungen auf Objektebene an. Die Anpassungen sind anschließend in Echtzeit verfügbar und Sie können direkt nach den entsprechenden Dokumenten suchen.

Um die Suche für ein bestimmtes Salesforce-Objekt zu konfigurieren, sind folgende Schritte notwendig:

  1. Bestimmen Sie, nach welchen Dokumentarten gesucht werden soll.

  2. Richten Sie die Suchattribute ein und erstellen Sie die passenden Suchwerte mithilfe von Zuordnungen.

Bestimmen der Dokumentarten für die Suche

Sie können definieren, nach welchen Dokumentarten Sie im Kontext bestimmter Objekte suchen möchten. Mithilfe der Dokumentarten können Sie die Suchergebnisse weiter einschränken oder erweitern. Ordnen Sie die entsprechenden Dokumentarten mithilfe der folgenden Schritte dem passenden Kontext zu.

So geht's 

  1. Öffnen Sie die d.velop documents-Konfiguration.

  2. Öffnen Sie Mapping.

  3. Wählen Sie unter Objekt auswählen ein Objekt aus.

  4. Wählen Sie unter Datensatztypen auswählen einen Datensatztypen aus.

  5. Wählen Sie die Dokumentarten aus, die zugeordnet werden sollen. Mit Anzeige zulassen aktivieren Sie die Suche nach Dokumenten mit der entsprechenden Dokumentart, mit Hochladen zulassen aktivieren Sie den Import von Dokumenten für die Dokumentart.

  6. Klicken Sie auf das Stiftsymbol im Tabellenfeld, das Sie bearbeiten möchten. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie die entsprechende Option.

  7. Bestätigen Sie die Änderungen mit der ENTER-Taste.

  8. Klicken Sie auf Speichern.

Einrichten und Zuordnen von Sucheigenschaften und -werten

Um ein Kriterium für die Suche einzurichten und das Kriterium kontextbezogen mit dem richtigen Feld eines Salesforce-Datensatzes abzugleichen, erstellen Sie eine Zuordnung für die Eigenschaft und markieren Sie die Eigenschaft als Suchfeld.

So geht's 

  1. Öffnen Sie die d.velop documents-Konfiguration.

  2. Öffnen Sie Mapping.

  3. Wählen Sie unter Objekt auswählen ein Objekt aus.

  4. Wählen Sie unter Datensatztypen auswählen einen Datensatztypen aus.

  5. Klicken Sie auf Mapping hinzufügen.

  6. Bestimmen Sie das Quellfeld.

  7. Bestimmen Sie das Quellfeld, um den berechneten Wert der Zuordnung für die Suche und den Import vorzugeben. Das Quellfeld kann aus verschiedenen Quellen in Salesforce stammen. Beispiele:

    • Datensatz, auf dem die Suche oder der Import basieren

    • Angemeldeter Benutzer

    • Name der Datei, die hochgeladen wird

    • Eigene vordefinierte Werte

  8. Wählen Sie unter Quelltypen auswählen einen Quelltyp aus. Anschließend können Sie abhängig vom ausgewählten Quelltyp entweder ein Quellfeld eines Salesforce-Objektes auswählen oder einen statischen Wert eingeben.

  9. Bestimmten Sie das Zielfeld. Mit dem Zielfeld legen Sie fest, in welcher Eigenschaft der Dokumente nach dem Wert aus dem Quellfeld gesucht wird oder in welche Eigenschaft der Quellwert beim Import übertragen wird.

  10. Wählen Sie unter Eigenschaft auswählen die entsprechende Eigenschaft Ihrer DMS-Dokumente aus.

  11. Legen Sie optional Eigenschaften für die Zuordnung fest.

  12. Klicken Sie auf Mapping hinzufügen oder Hinzufügen & Neu, um den Dialog zu schließen und die Zuordnung zu erstellen.

  13. Aktivieren Sie Suchfeld, wenn die Zuordnung für die Suche verwendet werden soll.

  14. Aktivieren Sie Suche ohne Wert zulassen, wenn Sie eine Suche trotz leerem Quellwert zulassen möchten.

  15. Aktivieren Sie Ausgeblendet, wenn Sie die Eigenschaft beim Import zwar verwendet werden, aber nicht in der Oberfläche angezeigt werden soll. Der Quellwert wird dann in die Eigenschaft des Dokuments geschrieben, aber nicht sichtbar angezeigt.

  16. Klicken Sie auf Mapping hinzufügen oder Hinzufügen & Neu, um den Dialog zu schließen und die Zuordnung zu erstellen.

Verwenden eines Assistenten für die Suche

Um die Suche nach Dokumenten mit wenigen Klicks schnell und einfach einzurichten, verwenden Sie einen Assistenten, der Sie Schritt für Schritt durch die einzelnen Einrichtungsschritte begleitet.

Anmerkung

Der Assistent zur geführten Einrichtung der Suche steht aktuell nur für d.velop documents-Cloudumgebungen zur Verfügung.

     So geht's     

  1. Öffnen Sie die d.velop documents-Konfiguration.

  2. Klicken Sie auf Startseite.

  3. Klicken Sie auf Suche konfigurieren.

Der Assistent führt Sie anschließend durch die Einrichtung. Mit Fertigstellen schließen Sie die Einrichtung ab.