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Konfigurieren der Ablage
Sie möchten den Import von Dokumenten im Kontext verschiedener Objekte und Datensatztypen konfigurieren.
Die Parameter eines Imports innerhalb von d.velop-Komponenten in Salesforce werden aus dem jeweiligen Objektkontext ermittelt. Alle Einstellungen werden dafür auf Objektebene konfiguriert, sodass die Einstellungen anschließend in Echtzeit abgerufen werden können und damit die richtigen Dokumentarten, Eigenschaften und vorbelegten Werte der Eigenschaften angezeigt und verwendet werden können.
Um den Import auf einem bestimmten Salesforce-Objekt zu konfigurieren, sind folgende Schritte notwendig:
Bestimmen, welche Dokumentarten importiert werden sollen.
Bestimmen, welche Eigenschaften der Dokumente befüllt werden sollen.
Vorbelegen der ausgewählten Eigenschaften mit Werten aus dem Datensatzkontext mithilfe von Zuordnungen.
Bestimmen der Dokumentarten für den Import
Sie können definieren, welche Dokumentarten im Kontext bestimmter Objekte hochgeladen werden sollen und diese Dokumentarten Ihren Anwendenden im Importdialog zur Verfügung stellen. Ordnen Sie dafür die gewünschten Dokumentarten mithilfe der folgenden Schritte zum passenden Kontext zu.
So geht's
Öffnen Sie die d.velop documents-Konfiguration.
Öffnen Sie Dokumentarten > Zuordnung.
Wählen Sie unter Objekt auswählen ein Objekt aus.
Wählen Sie unter Datensatztypen auswählen einen Datensatztypen aus.
Wählen Sie die Dokumentarten aus, die zugeordnet werden sollen. Das Feld Anzeige zulassen aktiviert die Suche nach Dokumenten mit der entsprechenden Dokumentart, das Feld Hochladen zulassen aktiviert den Import von Dokumenten für die Dokumentart.
Klicken Sie auf das Stiftsymbolim Tabellenfeld, das Sie bearbeiten möchten. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie anschließend die Option.
Bestätigen Sie die Änderungen mit der ENTER-Taste.
Klicken Sie auf Speichern.
Bestimmen der Eigenschaften für den Import
Ebenso wie Dokumentarten können Sie die Eigenschaften für den Import von Dokumenten definieren. Diese Eigenschaften werden dann im Importdialog angezeigt und beim Übertragen des Dokuments an das DMS befüllt. Ordnen Sie für die Definition die gewünschten Eigenschaften mithilfe der folgenden Schritte zum passenden Kontext zu.
So geht's
Öffnen Sie die d.velop documents-Konfiguration.
Öffnen Sie Eigenschaften > Zuordnung.
Wählen Sie unter Objekt auswählen ein Objekt aus.
Wählen Sie unter Datensatztypen auswählen einen Datensatztypen aus.
Wählen Sie unter Dokumentart auswählen eine Dokumentart aus.
Wählen Sie die Eigenschaften aus, die zugeordnet werden sollen. Das Feld Anzeige in Salesforce stellt die Eigenschaft als Tabellenspalte in der d.velop archive-Lightning-Komponente zur Verfügung und ermöglicht die Bearbeitung beim Import und Bearbeiten eines Dokuments in der ausgewählten Dokumentart. Die Felder Pflichtfeld und Schreibgeschützt haben nur Einfluss auf schreibende Vorgänge (z.B. Import oder Bearbeitung).
Klicken Sie auf das Stiftsymbolim Tabellenfeld, das Sie bearbeiten möchten. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie anschließend die Option.
Bestätigen Sie die Änderungen mit der ENTER-Taste.
Klicken Sie auf Speichern.
Vorbefüllen der Eigenschaften mithilfe von Zuordnungen (Mappings)
Um Dokumente während des Imports bereits mit Daten aus dem aktuellen Salesforce-Datensatz zu befüllen, können Sie Zuordnungen (Mappings) definieren, mit deren Hilfe Sie die Werte aus Feldern am Datensatz oder anderen Quellen mit den Dokumenteigenschaften verknüpfen können. Die Eigenschaften werden entsprechend im Importdialog vorbefüllt und können optional von Ihren Anwendenden bearbeitet werden, bevor das Dokument an das DMS übertragen wird. Folgen Sie zum Erstellen einer Zuordnung den folgenden Schritten.
So geht's
Öffnen Sie die d.velop documents-Konfiguration.
Öffnen Sie Mapping.
Wählen Sie unter Objekt auswählen ein Objekt aus.
Wählen Sie unter Datensatztypen auswählen einen Datensatztypen aus.
Klicken Sie auf Mapping hinzufügen.
Bestimmen Sie das Quellfeld, um den berechneten Wert der Zuordnung für die Suche und den Import vorzugeben. Das Quellfeld kann aus verschiedenen Quellen in Salesforce stammen. Beispiele:
Datensatz, auf dem die Suche oder der Import basieren
Angemeldeter Benutzer
Name der Datei, die hochgeladen wird
Eigene vordefinierte Werte
Wählen Sie unter Quelltypen auswählen einen Quelltyp aus.
Anschließend können Sie abhängig vom ausgewählten Quelltyp entweder ein Quellfeld eines Salesforce-Objektes auswählen oder einen statischen Wert eingeben.
Bestimmten Sie das Zielfeld. Das Zielfeld bestimmt, in welcher Eigenschaft der Dokumente nach dem Wert aus dem Quellfeld gesucht wird oder in welche Eigenschaft der Quellwert beim Import geschrieben wird.
Wählen Sie unter Eigenschaft auswählen die entsprechende Eigenschaft Ihrer DMS-Dokumente aus.
Legen Sie optional Eigenschaften für die Zuordnung fest:
Aktivieren Sie Suchfeld, wenn die Zuordnung für die Suche verwendet werden soll.
Aktivieren Sie Suche ohne Wert zulassen, wenn Sie eine Suche trotz leerem Quellwert zulassen möchten.
Aktivieren Sie Ausgeblendet, wenn Sie die Eigenschaft beim Import zwar verwendet werden, aber nicht in der Oberfläche angezeigt werden soll. Der Quellwert wird dann in die Eigenschaft des Dokuments geschrieben, aber nicht sichtbar angezeigt.
Klicken Sie anschließend auf Mapping hinzufügen oder Hinzufügen & Neu, um den Dialog zu schließen und die Zuordnung zu erstellen.
Verwenden eines Assistenten für den Import
Um Import von Dokumenten mit wenigen Klicks schnell und einfach einzurichten, verwenden Sie einen Assistenten, der Sie Schritt für Schritt durch die einzelnen Einrichtungsschritte begleitet.
Anmerkung
Der Assistent zur geführten Einrichtung des Imports steht aktuell nur für d.velop documents-Cloudumgebungen zur Verfügung.
So geht's
Öffnen Sie die d.velop documents-Konfiguration.
Klicken Sie auf Startseite.
Klicken Sie auf Import konfigurieren.
Der Assistent führt Sie anschließend durch die Einrichtung. Mit Fertigstellen schließen Sie die Einrichtung ab.