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Berechtigung

Unterhalb Berechtigung finden Sie folgendes:

Vorgangstypenberechtigungen

Hier können Sie Benutzer oder Gruppen auf bestimmte Vorgangstypen berechtigen.

Erst nachdem die Berechtigung gesetzt wurde, können die ausgewählten Benutzer oder Gruppen diese Vorgangstypen sehen bzw. Vorgänge dieses Typs anlegen.

Außerdem erhalten Sie einen Überblick über Ihre Vorgangsmanagement-Lizenzen.

So geht's

  1. Wählen Sie aus dem Feld einen Benutzer oder eine Gruppe aus.

  2. Unterhalb von Sichtbarkeit steuern Sie über den Schalter, ob der Benutzer bzw. die Benutzergruppe Zugriff auf den entsprechenden Vorgangstyp erhalten soll.

  3. Speichern Sie.

Die gewählten Vorgangstypen sind dann für die ausgewählten Anwender als "sichtbar" gekennzeichnet und Sie können diese Typen im Kontext eines Vorgangs verwenden.

Anmerkung

Der Nutzungsgrad vom Vorgangsmanagement wird durch die Anzahl der nutzenden Anwender sowie der Anzahl der Vorgangstypen gemessen. Je Benutzer werden allerdings nur bis zu drei Lizenzen belegt.

Beispiel

Im Folgenden werden die weiteren Funktionalitäten anhand eines Beispiels erläutert. Exemplarisch soll zunächst einem Benutzer zusätzlich ein Recht auf den Vorgangstyp "Urlaubsantrag" erteilt werden und weiterhin die Rechte auf den "Beschaffungsantrag" und die "Eingangsrechnungsverarbeitung" entzogen werden. Zur Erteilung der neuen Berechtigung für den "Urlaubsantrag" kann zunächst nach dem Vorgangstyp über das entsprechende Suchfeld gefiltert werden. Die Filterung berücksichtigt sowohl den Namen des Vorgangstyp als auch das Vorgangskürzel. Anschließend wird der Vorgangstyp als sichtbar markiert und die Konfiguration gespeichert. Hierbei ist zu beachten, dass die Anzeige der "Anzahl der Zuordnungen" die letzte geladene Konfiguration und anschließende Veränderungen in der rechten Spalte der Liste ("Sichtbar") berücksichtigt. Dabei bedeutet in diesem Fall "13 / 9999", dass 13 Lizenzen von 9999 insgesamt verfügbaren Lizenzen nach erfolgreichem Speichern belegt wären. Übersteigt die Anzahl benötigter Lizenzen die Anzahl verfügbarer Lizenzen, so verfärbt sich der Text rot. Das Speichern ist jedoch weiterhin möglich. An dieser Stelle werden noch keine Lizenzen gezogen. Es kann jedoch passieren, dass ein Benutzer nicht mit dem Vorgangsmanagement arbeiten kann, weil keine Lizenzen mehr verfügbar sind.

Nachdem nun erfolgreich das Recht für den Vorgang "Urlaubsantrag" erteilt wurde, werden nun dem entsprechenden Benutzer die Rechte für den "Beschaffungsantrag" sowie für die "Eingangsrechnungsverarbeitung" entzogen. Für den Fall, dass die Liste länger ist, ist es hilfreich zunächst nach den "nur sichtbaren Vorgangstypen" oder mit Hilfe eines Suchbegriffs zu filtern. Die entsprechenden Typen können dann demarkiert werden und die neue Konfiguration gespeichert werden.

In diesem Beispiel werden zwei separate Speichervorgänge verwendet, um zunächst ein neues Recht zu erteilen und dann zwei andere Berechtigungen zu entziehen. Das Vorgehen kann auch abgekürzt werden, indem direkt alle gewünschten Vorgangstypen als "sichtbar" und alle nicht erlaubten Zugriffe deselektiert werden und dann gespeichert wird.

Warnung

Bevor ein anderer Benutzer ausgewählt wird, muss eine neue Konfiguration abgespeichert werden, da sonst die Veränderungen verloren gehen.

Wenn die geänderte Konfiguration nicht gespeichert werden soll, kommt die Auswahl eines neuen oder keinen Benutzers einem "Abbrechen" gleich. Beim Neuauswahl des vorherigen Benutzers wird dann wieder die gespeicherte Konfiguration geladen.

Sie können direkt alle Vertragstypen selektieren oder deselektieren, indem Sie den Toggel vor dem Spaltentitel "Sichtbar" auswählen. Dabei werden auch Vertragstypen (de-) selektiert, die aufgrund von gewählten Filteroptionen ausgeblendet sind.

Einschränkung der Vorgangsfuktionalitäten

Gemäß der Zuordnungen Benutzer/Vorgangstypen erfolgt eine Einschränkung der Vorgangsfunktionalitäten für den angemeldeten Benutzer. Im Folgenden werden die Einschränkungen in den nachstehenden Kontexten veranschaulicht.

  • Prozesse

  • Neuanlange / Editieren eines Vorgangs

  • Öffnen eines nicht berechtigten Vorgangs

  • Vorgangsübersicht

  • Stellvertreter

Prozesse

Navigieren Sie zu Konfiguration > Fachadministration > Prozesse, um neue Vorgangstypen zu definieren oder vorhandene Vorgangstypen zu bearbeiten. Alle Vorgangstypen, auf die Sie keine Berechtigung haben, sind zunächst ausgeblendet.

Neuanlange / Editieren eines Vorgangs Bei der Neuanlage bzw. beim Bearbeiten eines Vorgangs werden dem angemeldeten Benutzer nur die Vorgangstypen mit den zugehörigen Status zur Verfügung gestellt, die ihm zugeordnet sind.

Öffnen eines nicht berechtigten Vorgangs

Öffnet der angemeldete Benutzer einen Vorgang, zu dem er keine Berechtigung hat, so erscheint eine Fehlermeldung.

Vorgangsübersicht In der Vorgangsübersicht kann der Anwender nur Vorgänge und Aufgaben der Vorgangstypen sehen, die ihm zugeordnet sind. Außerdem sind die Facetten auf die dem Anwender zugewiesenen Vorgangstypen eingeschränkt.

Stellvertreter

Der Anwender kann nur Stellvertreterregeln anlegen zu Vorgangstypen, auf die er berechtigt ist.

Verantwortungsregeln

Damit die angelegten Aufgaben entsprechend zu der gefilterten Vorgangsliste in der Vorgangsübersicht angezeigt werden können, müssen vorher die Aufgaben durch Verantwortungsregeln an die entsprechenden Personen oder Gruppen zugeordnet werden. Mittels Verantwortungsregeln werden Personen oder Gruppen zu Aufgaben anhand ausgewählter Metadaten berechtigt. Die genaue Beschreibung und Definition der Verantwortungsregeln wird bereits von d.ecs task behandelt.

Um eine neue Verantwortungsregel zu erstellen, muss der Nutzer zunächst über die Konfiguration im Bereich Aufgaben und Prozesse navigieren und den Menüpunkt Verantwortungsregeln öffnen. Für die Definition einer Regel werden unter anderem Metadaten benötigt. Das Vertrags- und Vorgangsmanagement bietet dafür fünf Metadaten an:

  1. Interne Vertragsnummer (Metadatum: internalContractNumber)

  2. Interne Vorgangsnummer (Metadatum: internalCaseNumber)

  3. Vertragstyp (Metadatum: contractType)

  4. Vorgangstyp (Metadatum: caseType)

  5. Erstellt am (Metadatum: createdAt)

Neben den aufgezählten Metadaten existiert die Eigenschaft Kontext. Die Eigenschaft kann direkt ausgewählt werden und besitzt feste Werte, die ebenfalls zur Auswahl bereitstehen. Mittels der Eigenschaft erfolgt eine Differenzierung der Aufgaben für das Vertrags- und Vorgangsmanagement. Bei einer neuen Regel kann die Eigenschaft Kontext ausgewählt oder ein Metadatum eingetragen werden, wie z. B. internalContractNumber. Im Vergleich zum Kontext muss bei einem Metadatum der Wert eingetragen werden.