Fachadministration

Unterhalb von Vertragsmanagement finden Sie eine Übersicht der bereits angelegten Vertragstypen und können diese bearbeiten. Sie können auch einen neuen Vertragstyp erstellen. Beachten Sie, dass alle Vertragstypen, auf die Sie nicht berechtigt sind, zunächst ausgeblendet sind. Sie können diese einblenden, indem Sie auf das Icon mit dem Auge klicken.

Mit einem Klick auf Vertragsmanagement gelangen Sie zur Konfiguration und der vertragsübergreifenden Statuspflege.

Über Vertragsmanagement > Konfiguration können Sie die Standardkonfiguration definieren. Jeder Vertragstyp verwendet im Standard diese Konfiguration, es sei denn, Sie passen es entsprechend an.

In der Standardkonfiguration kann eingestellt werden, wie viele Arbeitstage vor Fristende eine Erinnerung oder eine Eskalation versendet werden soll. Außerdem lassen sich die Eskalationsverantwortlichen konfigurieren.

Anmerkung

Falls für Eskalation versenden der Wert Keine konfiguriert ist, werden keine Eskalationsbenachrichtigungen versendet.

Eskalationsverantwortliche können nur dann konfiguriert werden, wenn ein Eskalationsvorlauf eingetragen wurde.

Vertragstypen erstellen

Um einen neuen Vertragstyp anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Klicken Sie auf die Schaltfläche + (Neuer Vertragstyp).
Tragen Sie den Namen des Vertragstyps ein.
Optional können Sie festlegen, wie viele Arbeitstage vor Fristende eine Erinnerung und eine Eskalation versendet wird und Sie können den zugehörigen Eskalationsverantwortlichen bestimmen. Außerdem können Sie sich direkt ein Recht auf den neuen Vertragstyp geben.
Klicken Sie auf Erstellen.

Vertragstypen bearbeiten

Um einen bestehenden Vertragstyp zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:

Wählen Sie unter Vertragsmanagement den Vertragstyp aus.
Nehmen Sie Ihre Änderungen vor.
Klicken Sie auf Speichern.
Oder:
Wählen Sie Löschen, um den Vertragstyp zu entfernen.

Warnung

Vertragstypen sollten immer aus dbs | case manager contract heraus erstellt werden. Pflegen Sie die Vertragstypen nicht manuell in d.3 admin.

Vertragstypabhängige Konfiguration der erweiterten Eigenschaften

Sie haben die Möglichkeit je Vertragstyp einzustellen, welche erweiterten Eigenschaften im Bereich Erweiterte Stammdaten des Vertragsformulars angezeigt werden sollen. Wenn Sie einen Vertragstyp neu erstellen oder einen bestehenden bearbeiten sehen Sie nun die Liste aller erweiterten Stammdaten, die Sie ein- bzw. ausblenden können. Im Standard sind alle Eigenschaften eingeblendet.

Die Liste enthält alle Eigenschaften aus den beiden Dokumentarten, die Sie für Einzel- und Rahmenvertrag verwenden. Beachten Sie, dass hier eventuell eine Eigenschaft nicht angezeigt wird. Das ist dann der Fall, wenn diese Eigenschaft zu einer der beiden Dokumentarten hinzugefügt und in d.3 ausgeblendet wurde (Einstellung Sichtbar in - Ablagemaske) oder wenn eine Eigenschaft zu beiden Dokumentarten hinzugefügt und auch bei beiden Dokumentarten ausgeblendet wurde.

Wenn Sie nun einen Vertrag mit einem bestimmten Vertragstyp anlegen möchten, werden alle erweiterten Stammdaten angezeigt, es sei denn folgendes ist der Fall:

Die erweiterte Eigenschaft wurde in d.3 ausgeblendet (Einstellung Sichtbar in - Ablagemaske).
Oder:
Die erweiterte Eigenschaft ist zwar in d.3 sichtbar, wurde aber im ausgewählten Vertragstyp ausgeblendet.

Außerdem können Sie konfigurieren, in welcher Reihenfolge die Eigenschaften angezeigt werden sollen. Klicken Sie dafür etwas länger auf eine Eigenschaft, bis sich die Zeile löst und verschieben Sie diese anschließend nach oben oder unten. Es ist lediglich festgesetzt, dass alle Mehrfacheigenschaften nach den anderen Eigenschaften angezeigt werden.

Vertragsstatus pflegen

Welcher Status für einen Vertrag ausgewählt werden kann, wird unter Vertragsmanagement > Status festgelegt.

Einen neuen Status hinzufügen

Um einen neuen Status hinzuzufügen, tragen Sie eine Statusbezeichnung ein und klicken Enter.

Einen Status umbenennen

Sie können einen Status umbenennen, indem Sie auf das Stift-Symbol klicken und die Statusbezeichnung ändern.

Einen Status löschen

Um einen Status zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit der Mülltone.

Die Statusreihenfolge ändern

Sie können einen Status verschieben, indem Sie etwas länger auf das Icon vor der Statusbezeichnung klicken und die Zeile nach oben oder unten verschieben. Warten Sie einen Moment bis das Speichern automatisch ausgeführt wurde.

Aufgabenvorlagen

Die Anzahl der Aufgabenvorlagen zu dem Status werden Ihnen rechts neben der Statusbezeichnung angezeigt. Wenn Sie auf die Anzahl oder die Statusbezeichnung klicken, können Sie Details zu den Aufgaben einsehen und eine neue Aufgabe über die Schaltfläche + erstellen.

Aufgabenvorlagen

Sie können Aufgabenvorlagen erstellen und bearbeiten und diese mit von Ihnen definierten Bedingungen und Aktionen verknüpfen.

Aufgabenvorlagen erstellen

Sie können für die verschiedenen Status der Vertragstypen Aufgabenvorlagen hinterlegen. Im Gegensatz zur Erstellung einer Aufgabe in einem konkreten Vertrag, ist jede an dieser Stelle erstellte Aufgabe immer eine Vorlage.

So geht's

Navigieren Sie zu Konfiguration > Prozesse > Vertragsmanagement > Status und wählen Sie einen Status aus. Sie gelangen dann zu den Aufgabenvorlagen.
Über die Schaltfläche + (Neue Aufgabe) können Sie eine neue Aufgabe anlegen.
Geben Sie mindestens einen Betreff an. Wenn Sie keinen Verantwortlichen auswählen, so wird bei Anlage dieser Aufgabevorlage im Vertrag automatisch der Vertragsverantwortliche eingetragen. Erstellen Sie eine Nachfolgeraufgabenvorlage, so wird automatisch der Verantwortliche der Vorgängeraufgabenvorlage eingetragen.
Klicken Sie auf Erstellen, um die Vorlage dem Status hinzuzufügen.

Optional können Sie den Schieberegler Erweiterte Ansicht aktivieren und erhalten so die Möglichkeit, weitere Einstellungen vorzunehmen. Dazu zählt, wie oft die Ausführung erfolgen soll (siehe auch Unterscheidung nach Ausführungsart), welche Frist Sie wählen möchten und ob es noch Bedingungen und Aktionen zu dieser Aufgabenvorlage gibt.

Für die Aufgabenvorlagen können Sie eine Frist hinterlegen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:

Frist ab Erstellungsdatum: Das Datum wird abhängig vom Datum der Erstellung einer konkreten Aufgabe aus dieser Vorlage gebildet.
Dynamische Frist: Das Datum wird dynamisch zu einem bestimmten Zeitpunkt gebildet.

Der Bearbeiter erhält zum Tag der Erinnerung eine Nachricht und der Eskalationsverantwortliche erhält zum Tag der Eskalation eine Nachricht über d.ecs notification, falls die Aufgabe noch nicht erledigt ist.

Über die Eigenschaft Pflicht wird festgelegt, ob eine Aufgabe auf jeden Fall zu erledigen ist, bevor eine Nachfolgeraufgabe angelegt wird.

Aufgabenvorlagen bearbeiten

Sie können eine bereits vorhandene Aufgabenvorlage bearbeiten:

Klicken Sie auf den Stift neben der Vorlage.
Ändern Sie nun die Details der Aufgabenvorlage.
Übernehmen Sie Ihre Änderungen mit Speichern.

Sie können Ihre Änderungen über Abbrechen auch wieder verwerfen.

Wenn Sie die Vorlage aus dem Status entfernen möchten, betätigen Sie Löschen.

Bedingungen und Aktionen

Sie haben die Möglichkeit Bedingungen und Aktionen für eine Aufgabenvorlage zu definieren.

Warnung

Es werden keine übersetzbaren Wertemengenhooks unterstützt. D.h. wenn Sie eine Bedingung oder Aktion zu einer erweiterten Eigenschaft pflegen möchten, dann darf der Hook keine übersetzten Werte zurückgeben. Hat eine erweiterte Eigenschaft eine Wertemenge zugewiesen, so darf diese Wertemenge übersetzt sein.

Bedingungen

Bedingungen müssen erfüllt sein, damit eine Aufgabe automatisch erstellt wird bzw. Aufgaben manuell vom Benutzer erstellt werden dürfen. In letzterem Fall tauchen die Aufgaben erst dann unter den verfügbaren Aufgaben im Vorgang auf, sobald die Bedingung erfüllt ist. Alle Bedingungen werden im Standard und-verknüpft behandelt. Sobald Sie mehr als eine Bedingung hinzugefügt haben, können Sie die Bedingungen mittels logischer Verknüpfung z.B. auch oder-verknüpfen. Dazu erhalten alle Bedingungen eine eindeutige ID. Verwenden Sie alle IDs mindestens einmal in dem Logischen Ausdruck. Verwenden Sie neben den IDs nur Leerzeichen, "AND" und "OR". "AND" bindet hierbei stärker als "OR".

Ob eine Aufgabe automatisch erstellt oder für die manuelle Planung zur Verfügung gestellt wird, hängt von der gewählten Startart ab:

Automatisch
Manuell

Folgende Optionen stehen Ihnen als Bedingung zur Verfügung:

Erweiterte Eigenschaft entspricht folgendem Wert
Eine d.3-Eigenschaft wird auf einen bestimmten Wert geprüft. Beachten Sie, dass in der Regel eine Aufgabe mit einer Eigenschaftsbedingung nicht automatisch eingeplant wird, wenn ein neuer Vorgang angelegt wurde. Um dies zu erreichen, müssen Sie die nachfolgend beschriebene Bedingung Ein Vorgang wurde erstellt hinzufügen.
Je nach Typ der d.3-Eigenschaft werden u.a. folgende Vergleiche angeboten:
- Gleich
- Ungleich
- Früher als
- Später als
Der Vergleichswert kann frei eingegeben werden.

Ein Vorgang wurde erstellt
Als Bedingung können Sie hier die Erstellung eines Vorgangs hinterlegen. So gelingt es bestimmte initiale Aufgaben beim Erstellen eines Vorgangs direkt automatisch zu erzeugen bzw. zur manuellen Auswahl zu stellen.
Ein Vorgänger (Aufgabe) wurde erledigt
Diese Aufgabe wird erst dann erzeugt, wenn die Vorgängeraufgabe abgeschlossen wurde. Es sei denn, die Vorgängeraufgabe ist optional. Dann ist diese Bedingung automatisch wahr.

Verknüpfen von Bedingungen

Wenn zwei oder mehr Bedingungen für den Start einer Aufgabenvorlage hinterlegt sind, wird ein zusätzliches Eingabefeld, zur Konfiguration der Verknüpfung, bereitgestellt. Dieses Feld erlaubt das Und- und Oder-Verknüpfen von Bedingungen. Dabei ist zu beachten, dass die Verwendung von Klammern und logischer Negation bisher nicht möglich ist. Ferner gelten folgende Regeln:

Das Eingabefeld kann mit einem Klick auf das Summenzeichen ein -und ausgeblendet werden.
Das Summenzeichen stellt zusätzlich einen Tooltip bereit, der die zu beachtenden Regeln nochmal erläutert.
Alle deklarierten Bedingungen, müssen in der logischen Verknüpfung vorkommen.
Alle Bedingungen müssen durch genau ein AND oder genau ein OR verknüpft werden.
Sollten Sie keine eigene Konfiguration vornehmen, werden alle Bedingungen standardmäßig und-verknüpft interpretiert.

Warnung

Beachten Sie bei der logischen Verknüpfung von Bedingungen, dass eine Und-Verknüpfung implizit stärker bindet, als eine Oder-Verknüpfung. Z.B. 1 AND 2 OR 3 wird als (1 AND 2) OR 3 interpretiert und nicht als 1 AND (2 OR 3).

Aktionen

Aktionen werden durchgeführt, sobald die Aufgabe im Vorgang erledigt wurde.

Folgende Optionen stehen als Aktion zur Verfügung:

Eine Benachrichtigung wird versendet
Sofern Sie nach Abschluss einer Aufgabe eine Nachricht über d.ecs notification versenden wollen, so wählen Sie bitte diese Option.
Ein Nachfolger (Aufgabe) wird gestartet
Nach Erledigung einer Aufgabe kann eine Aufgabe als Nachfolger erzeugt werden.
Erweiterten Eigenschaft wird auf folgenden Wert geändert
Nach Abschluss einer Aufgabe kann eine Vorgangseigenschaft in d.3 verändert werden.

Beachten Sie bei der Anlage von Bedingungen und Aktionen, dass jeweils mehrere Bedingungen und Aktionen je Aufgabenvorlage hinterlegt werden können. Sobald Sie die Schaltfläche Hinzufügen betätigt haben, wird der entsprechende Eintrag in die entsprechende Tabelle unter Bedingungen oder Aktionen eingefügt und kann dann in der Aufgabenvorlage gespeichert werden.

Warnung

Sofern Sie unterhalb der Aktionen die Änderung einer Eigenschaft hinterlegen, achten Sie bitte zwingend darauf, dass die betroffenen Anwender das Recht haben, auch Eigenschaften in Freigabe zu verändern. Andernfalls kann es u.U. zu Problemen bei der Abarbeitung der Aktion und damit verbundenen Fehlermeldungen kommen.

Anmerkung

Bei der Erstellung von Nachfolgeraufgaben für einen nicht als Pflichtaufgabe definierten Vorgänger wird die nachfolgende Aufgabe zeitgleich mit dem Vorgänger erzeugt.

Organisationseinheiten

Sie verwalten die Organisationseinheiten.

Tragen Sie in das Eingabefeld "Hinzufügen" den Namen der Organisationseinheit ein und drücken Sie Enter zum Anlegen.

Bereits bestehende Organisationseinheiten können Sie umbenennen oder löschen.

Anmerkung

Wenn Sie einen neuen Vertrag anlegen, können Sie im Bereich der Stammdaten eine Organisationseinheit hinterlegen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit Ihre Verträge einer bestimmten Organisationseinheit zuzuordnen. Was genau Ihre Organisationseinheiten sind, können Sie selbst festlegen. Es könnten z.B. unterschiedliche Abteilungen in Ihrem Unternehmen sein.

Facetten

Als Administrator können Sie festlegen, welche Facetten dem Anwender zur Verfügung stehen und die ersten drei werden standardmäßig in der Vertragsübersicht angezeigt.

Um dies zu tun, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie zu Konfiguration > Fachadministration > Facetten.
Wählen Sie Vertragsfacetten.
Legen Sie die Sichtbarkeit der jeweiligen Facette fest, indem Sie den entsprechenden Schieberegler benutzen.
Die Reihenfolge der Facetten legen Sie via Drag&Drop auf das Icon mit den zwei kleinen Linien fest.
Speichern Sie, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Stellvertreter (administrativ)

Die Stellvertreterverwaltung für den Administrator unterscheidet sich von der Stellvertreterverwaltung für den Endanwender nur insofern, dass der Administrator den Benutzername frei auswählen und unternehmensweit Stellverteterregelungen vornehmen kann.

Detailreiterkonfiguration

Sie haben die Möglichkeit eigene Detailreiter in das Vertragsformular einzublenden, um dem Benutzer weitere Informationen anzuzeigen oder zusätzliche Daten zu pflegen.

Angenommen Sie möchten Mobilfunkverträge verwalten, dann benötigen diese durchaus weitere Daten als die in dbs | case manager contract vorhandenen Stammdaten. Sie könnten diese einfach als zusätzliche erweiterte Eigenschaften zur Vertragsakte hinzufügen, dann würden diese Eigenschaften im Bereich erweiterte Stammdaten im Vertragsformular erscheinen. Oder Sie können einen Detailreiter erstellen, der diese Daten in eine eigene Datenbank oder auch in die erweiterten Eigenschaften der Vertragsakte speichert.

Damit ein Detailreiter im Vertragsformular erscheint, müssen Sie diesen in der Detailreiterkonfiguration entsprechend eintragen. Die Logik, wann ein Detailreiter angezeigt werden soll, z.B. nur im Vertragskontext oder nur bei Auswahl eines bestimmten Vertragstyps etc., wird nicht hier konfiguriert. Die Logik müssen Sie im Detailreiter selbst programmieren.

Sind in der Detailreiterkonfiguration noch keine Detailreiter aufgeführt, so können Sie dies direkt vornehmen.

So geht's

Klicken Sie auf die Schaltfläche +.
Geben Sie die Daten ein für:
1. Name: Dieser Name wird im Vertragsformular als Bereichsüberschrift angezeigt.
2. URL: Geben Sie die URL an, über die der Detailreiter erreichbar ist. Beachten Sie, dass der Detailreiter über d.ecs http gateway erreichbar sein muss. Deshalb muss die URL mit einem "/" beginnen.
3. Höhe: Geben Sie an, wie viel Platz in der Höhe der Detailreiter einnehmen soll. Verwenden Sie nur Werte, die für die CSS-Eigenschaft "height" gültig sind, um die Höhe eines HTML Elements einzustellen.
4. Icon: Geben Sie ein Icon an, indem Sie den Namen eines Icons von Material Design angeben. Mögliche Werte finden Sie unterhttps://material.io/tools/icons/.
5. Initial sichtbar: Wenn Sie dies auswählen, dann ist der Detailreiter initial sichtbar. Die Sichtbarkeit kann über eine API-Funktion vom Detailreiter selbst verändert werden. Wenn der Detailreiter diese Funktion nicht verwendet, so wird der Detailreiter immer angezeigt, wenn initial sichtbar eingeschaltet ist und ansonsten wird der Detailreiter nie angezeigt.
Klicken Sie auf Erstellen.

Zudem haben Sie die Möglichkeit vor dem Klick auf Erstellen, die Erstellung zusätzlicher Reiter über das Aktivieren der Option Weiteren Detailreiter hinzufügen vorzunehmen.

Berechtigung

Transport von Vorgangstypen